エクセルは、ビジネスシーンで欠かせない表計算ソフトです。データの整理や計算、分析などに広く利用されており、日々の業務で使用している方も多いでしょう。
本記事では、エクセルの初歩的な基本操作から実践的な基本操作までを解説します。これからエクセルを学びたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルとは
エクセルとは、アメリカのMicrosoft社が提供している表計算ソフトです。
セルと呼ばれるマス目に数値データを入力し、その数値データを数式や関数を用いて計算を行います。
データを入力するだけで自動的に計算をしてくれるため、人為的な計算ミスを防止できます。さらに、瞬時に計算結果が表示されるので、効率的に作業ができるのも魅力です。
また、数式や関数に用いられているデータを修正することで、自動的に再計算を行って答えを表示してくれるのも特徴です。これにより、大規模な表でもデータの修正に手間がかかりません。
初心者がまず覚えるべきエクセルの基本操作
初心者がまず覚えるべきエクセルの基本操作は以下の5つです。
- ブックの新規作成
- セルの選択
- ファイルの保存
- シートの追加
- 印刷
これらの基本操作について確認していきましょう。
まず覚えたい基本操作①ブックの新規作成
エクセルを立ち上げたら、作業をするためのブックを新規作成する必要があります。
エクセルのホーム画面左にある「新規」から「空白のブック」を選択することで、新規のブックを作成できます。
まず覚えたい基本操作②セルの選択
エクセルは、ワークシートにあるセルにデータを入力して作業していきます。
セルのマス目をクリックすることで、そのセルがアクティブになり、データの入力や削除、書式設定の変更などができます。
また、キーボードの矢印キーを使うことでも、セルの選択は可能です。
さらに、セルを囲むようにドラッグすると、セルの複数選択もできるので覚えておきましょう。
まず覚えたい基本操作③ファイルの保存
エクセルで作業をした後は、必ず保存をかけてからソフトを終了するようにしましょう。ファイルの保存は以下の手順で行えます。
- ワークシート上部にあるファイルタブをクリックする
- 左側のメニューから「名前を付けて保存する」を選択する
- 「参照」をクリックする
- 任意の場所にファイルを保存する
また、上書き保存は、ファイルタブから「上書き保存」を選択するか、ワークスペースでCtrl＋Sキーを押すことで行えます。
まず覚えたい基本操作④シートの追加
エクセルでは、一つのブックに複数のシートを追加して管理できます。
シートの追加は、ワークシート下部にあるシートタブの右側に表示されているプラスのアイコンをクリックしましょう。
また、追加したシートの名前は、シート名の上をダブルクリックすることで変更できます。
さらに削除したい場合は、シートを右クリックして表示されるメニューから「削除」をクリックしましょう。
まず覚えたい基本操作⑤印刷
エクセルで作成したファイルを印刷する際は、以下の手順で行えます。
- 画面上部にあるファイルタブをクリックする
- 部数やプリンター、ページ設定を必要に応じて変更する
- 画面左上の「印刷」ボタンをクリックする
設定の項目では、サイズや余白の大きさを変更可能です。
また、エクセルでは印刷時に表示が切れてしまう場合があり、その際は自分で印刷範囲の調整をする必要があります。
以下の記事では、印刷時に表示が切れてしまうときの対処法について解説しています。
エクセルで作成したシートを印刷する機会のある方は、ぜひチェックしてみてください。
慣れたら覚えたいエクセルの基本操作
エクセルの操作に慣れてきたら覚えたいエクセルの基本操作は以下の4つです。
- 数式を使った四則演算
- 表の作成
- グラフの作成
- 関数の利用
これらの基本操作について確認していきましょう。
慣れたら覚えたい基本操作①数式を使った四則演算
エクセルでは数式を使うことで、加算や減算などの四則演算を行えます。しかし、エクセルの四則演算は、通常の式とは異なるため注意が必要です。
エクセルで四則演算ができる数式は以下のとおりです。
- 加算：=1+1
- 減算：=1-1
- 乗算：=1*1
- 除算：=1/1
また、数値を入力する箇所にセル番地を指定すると、そのセル番地に入力されているデータが計算の対象となります。そのため、四則演算の数式を使えば、セル同士の計算も簡単に行えます。
慣れたら覚えたい基本操作②表の作成
エクセルの基本といえば表の作成です。見やすい表を作成できれば、データの集計や比較もしやすくなります。
表は以下の手順で作成できます。
- 見出しを作成する
- 見出しに対応するデータを入力する
- ホームタブの「フォント」グループにある「太字」や「背景色」、「文字色」を変更して見出しを装飾する
- 表全体を選択した状態でホームタブの「フォント」グループにある「罫線」から「格子」を選択して枠線をつける
そのほかにも、文字を中央寄せにしたり、表の外にタイトルをつけたりすることで、よりわかりやすい表ができるでしょう。
また、作成した表はテーブルに変換することで作業の利便性が向上します。
以下の記事では、表をテーブルに変換するメリットや、テーブルの使い方について解説しています。
ぜひこちらもあわせてご覧ください。
慣れたら覚えたい基本操作③グラフの作成
グラフを活用することで、データの傾向が視覚的にわかりやすくなります。エクセルでは、作成した表を簡単にグラフに変換できます。
エクセルでグラフを作成する方法は以下のとおりです。
- 表を作成する
- 挿入タブの「グラフ」グループから「おすすめグラフ」をクリックする
- 複数あるグラフの中から適用したいグラフを選択する
作成したグラフは、グラフを選択した状態で書式タブを開き、「選択対象の書式設定」をクリックすることで、使用する軸や要素の間隔などを編集できます。
慣れたら覚えたい基本操作④関数の利用
エクセルで複雑な計算をしたい場合は、関数が便利です。
関数はエクセルにあらかじめ用意されている数式のことで、計算の対象となるデータやセルを指定することによって、複雑な計算も簡単に行えます。
数ある関数の中でもよく使う関数は、以下の表のとおりです。
| 関数名 | 説明 | 使用例 |
| SUM関数 | 指定した数値やセル範囲の合計を求める関数 | =SUM(A1:A5) セルA1からA5の合計を求める |
| AVERAGE関数 | 指定した数値やセル範囲の平均を求める関数 | =AVERAGE(B1:B5) セルB1からB5の平均を求める |
| IF関数 | 条件を設定し、その条件に応じた値を返す関数 | =IF(C1>10, “はい”, “いいえ”) セルC1が10より大きければ「はい」、それ以外は「いいえ」を返す |
| ROUND関数 | 数値を指定した桁数に四捨五入する関数 | =ROUND(D1, 2) セルD1の値を小数点以下2桁で四捨五入 |
| DATE関数 | 年、月、日を指定して日付を生成する関数 | =DATE(2024,8,26) 2024年8月26日の日付を生成 |
| COUNT関数 | 指定したセル範囲内で数値が入力されているセルの個数をカウントする関数 | =COUNT(E1:E10) セルE1からE10の間に入力された数値の個数を求める |
| MAX関数 | 指定した数値やセル範囲の中で最大値を求める関数 | =MAX(F1:F10) セルF1からF10の中で最も大きい数値を求める |
| MIN関数 | 指定した数値やセル範囲の中で最小値を求める関数 | =MIN(G1:G10) セルG1からG10の中で最も小さい数値を求める |
どのような計算をしたいかによって、適切な関数を選択するようにしましょう。
企業に求められるエクセルの基本操作はどの程度？
企業の求人を確認していると、必要なスキルとしてエクセルの基本操作と書かれている場合があります。
この基本操作には明確な基準はなく、企業によって求められるスキルは異なります。
しかし、基本操作と書かれていれば、今回紹介した「初心者がまず覚えるべきエクセルの基本操作」に加えて、簡単な数式と関数は扱えるようにしておきましょう。
エクセルの基本操作レベルのスキルを求める企業は多いので、就職活動をしている方はしっかり押さえておくことが大切です。
また、エクセルの操作に慣れていない場合でも、早めに基本操作を習得しておくことで、ビジネスシーンでの活躍の幅は広がるでしょう。
エクセルの基本操作を習得するには何日かかる？
エクセルのスキルを習得するまでの期間は、どれだけの学習量を捻出できるかや、元々のスキルレベルによって異なります。
一例として、まったくの初心者が一日2時間学習する場合では、エクセルの基本操作の習得までは20～30日程度の期間が必要になると考えられます。
これは、参考書を1冊読み込むのに40～60時間かかるという想定のもとです。
独学の場合は、わからないところを放置せず、インターネットや書籍を調べて解決しながら学習を進めるのが上達へのコツです。
エクセルのスキルが必要な方は、無理のない範囲で学習を継続することで、しっかり基本操作は身につくでしょう。
エクセルの基本操作を学ぶなら
エクセルの基本操作は、講座を受講することで効率的にマスターできます。Excel基礎セミナー講習では、2日間に分けてエクセルの基礎を重点的に学習します。
講座はエクセルの画面操作や名称の説明から始まるため、エクセルの知識がまったくない方でも安心です。
さらに、最終日には実査アニメ請求書を作ったり、顧客情報の管理を行ったりもするので、基本操作だけでなく実務でも通用するスキルを身につけられます。
また、エクセルの基礎は押さえていて、さらに一歩進んだ学習に挑戦したいと考えている方は、Excelマクロ・VBAセミナーをチェックしてみてください。
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プロの講師に基礎から丁寧に教えてもらえるので、この機会にマクロやVBAにもチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
エクセルの基本操作についてのまとめ
今回は、エクセルの基本操作について紹介しました。エクセルは、ビジネスにおいて重要なソフトであり、効率的にデータを扱うために欠かせません。
基本操作をマスターすることで、日常の業務がスムーズに進むだけでなく、より高度な操作にも挑戦しやすくなります。
また、多くの企業がエクセルの基本操作レベルのスキルを求めているため、しっかりと習得しておくことで就職活動やキャリアアップに役立つでしょう。
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