エクセルで入力したデータを印刷してみたら、文字が途中で切れてしまった経験はありませんか？
エクセルで印刷をする際は、文字が切れることのないように、事前に調整をかけておく必要があります。
本記事で、エクセルで印刷時に文字が切れる原因や、その対処法について確認していきましょう。
エクセルで印刷すると文字が切れる原因
印刷時に文字が切れる原因として、印刷が切れる位置の調整をユーザーが行っていないことが挙げられます。
エクセルでは一枚にどの列や行まで含めて印刷するかを設定できますが、この設定をしていないとソフトが自動的にページの区切りを挿入する特徴を持っています。
ソフト自動的に区切り位置を決めてしまうと、切ってほしくない箇所で切られてしまい、見栄えの悪い仕上がりになってしまう可能性が出てくるでしょう。
また、作業している画面上では実際にどのように印刷されるかがわからないため、印刷をしてみるまで切れてしまっていることに気づかないことも少なくありません。
その結果、予期せぬ場所で区切られてしまい、印刷時に文字が切れるトラブルの原因となります。
エクセルで印刷すると文字が切れる場合の対処法
印刷時に文字が切れる場合は、以下のような対処法を試してみてください。
- 1枚で印刷する
- 拡大率を変更する
- 切れる範囲を調整する
- 余白を調整する
これらの対処法について詳しく見ていきましょう。
対処法①1枚で印刷する
印刷範囲が複数ページに及ぶことで表示が切れる原因となるため、すべての内容を1ページで印刷するように変更する方法です。
以下の手順でシートの内容を1枚で印刷できます。
- ファイルタブから「印刷」をクリックする
- 設定の項目から「拡大縮小なし」のドロップダウンを開く
- 「シートを1ページに印刷」に変更する
この方法では内容を1枚にまとめられますが、すべて収まるように表示が小さく編集がかけられてしまうため、仕上がり時に内容が見えづらくなるのが欠点です。
そのため、内容が豊富なシートの印刷をする際には向いていないでしょう。
また、基本的なエクセルの印刷方法については、以下の記事で解説しています。
方法以外にも印刷でありがちな失敗とその対処法についても解説しているので、業務でエクセルを利用する方は、ぜひ一度記事の内容を確認してみてください。
対処法②拡大率を変更する
拡大率を変更して1ページに内容を収める方法です。以下の手順で拡大率の変更ができます。
- ファイルタブから「印刷」を選択する
- 設定の項目から「拡大縮小オプション」をクリックする
- 開いたダイアログボックスからページタブを選択する
- 「拡大縮小印刷」の項目にある「拡大/縮小」から任意の倍率を設定する
- OKボタンで編集を確定する
拡大率を下げすぎると仕上がりの見栄えが悪くなってしまうため、許容できる範囲までで縮小するようにしましょう。
すべて収めるためにはかなり縮小しなければいけない場合は、続いての切れる範囲を手動で調整する方法が向いています。
対処法③切れる範囲を調整する
1枚に表示する範囲を手動で調整する方法です。以下の手順で印刷の切れる範囲を調整できます。
- 表示タブの「ブックの表示」グループから「改ページプレビュー」を選択する
- 青い実線がシート内に表示されるので、区切りたい範囲に青い線をドラッグで移動させる
青い実線で囲まれた範囲が1ページに表示される内容で、点線で表現された箇所がソフトが自動的に挿入しているページの区切り範囲です。
範囲を設定できたら印刷プレビューでどのような見栄えになっているか確認しましょう。
対処法④余白を調整する
印刷時の余白が広く2ページにまたがって印刷されてしまう場合は、余白の広さを調整することで1ページ表示にできます。
以下の手順で印刷範囲の余白を調整できます。
- ファイルタブから「印刷」を選択する
- 設定の項目にある「標準の余白」をクリックする
- 「標準の余白」から「狭い」に変更する
シートの内容が多い場合は、余白を狭いに変更しても1ページに収まらない場合があるので注意が必要です。
また、印刷プレビュー画面の右下にある「余白の表示」アイコンをクリックすると、余白の境界線が表示されます。
その境界線にカーソルを合わせてドラッグすることで、手動での余白調整も可能です。
エクセルの印刷で文字が切れることがないか確認する方法
エクセルで印刷時に文字が切れることがないかは、印刷プレビュー画面で確認できます。
印刷プレビュー画面は、実際に印刷される見た目を確認できる機能で、さまざまな印刷設定も同時に行えます。
ファイルタブにある「印刷」をクリックするか、Ctrl＋F2キーのショートカットキーを使うことで画面の確認が可能です。
印刷をする前は、このプレビュー画面でどのような見た目で印刷されるかを必ずチェックしておきましょう。
エクセルで罫線が印刷されなかったり切れたりする原因
印刷をする際に作成した表の罫線が表示されなかったり、切れたりするケースがあります。
そのようなケースでは、以下のような原因が考えられます。
- 簡易印刷になっている
- 印刷の品質が低い
- 列幅が狭い
- 改ページの位置で下罫線が表示されていない
これらの原因とその対処法について確認していきましょう。
原因①簡易印刷になっている
印刷設定が簡易印刷になっていると、罫線や図形が印刷されなくなります。
以下の手順で簡易印刷の設定になっていないかチェックしましょう。
- ページレイアウトタブの「ページ設定」グループにある右下のアイコンをクリックする
- ダイアログボックスが開いたらシートタブを選択して印刷の項目から「簡易印刷」にチェックが入っていたら外す
- OKボタンで編集を確定する
簡易印刷は、グラフや図形、セルの背景色などを除いてデータのみを印刷できる機能です。
この設定で罫線が表示されるか再度試してみましょう。
原因②印刷の品質が低い
印刷の品質が低いことによって、罫線が描画されていない可能性も考えられます。
ファイルタブの「印刷」から「プリンターのプロパティ」を選択し、印刷品質をあげたり、解像度を上げたりしてから、再度罫線が描画されるか確認してみてください。
原因③列幅が狭い
罫線をはみ出して文字が表示されている場合は、列幅を見直してみましょう。
列幅が狭い場合は、以下の対処法で改善できます。
| 対処法 | 方法 |
| 列幅を広げる | 列幅を変えたいセルを選択して、ホームタブ内の「セル」から「書式」をクリックし、「列の幅の自動調整」を適用する。 |
| 文字列を折り返す | 調整したい列を選択してホームタブの「配置」から「折り返して全体を表示する」をクリックする。 |
| 文字を縮小する | 調整したい列を右クリックして「セルの書式設定」を開いたら、配置タブにある「文字の制御」の項目の「縮小して全体を表示する」にチェックを入れる。 |
| セル内改行を入れる | セル内の改行したい位置にカーソルを合わせて、Altキー＋Enterキーを押す。 |
列幅の調整は、普段の作業でも使う頻度の高い操作です。上記のいずれかの方法を活用して、列内に文字を収めるようにしましょう。
原因④改ページの位置で下罫線が表示されていない
表の途中で改ページが挿入されていると、下側の罫線が表示されません。
改ページ位置が原因で罫線が表示されていない場合は、表全体を含めるように選択してからページレイアウトタブの「印刷範囲」グループにある「印刷範囲の設定」をクリックして、表の途中で途切れることのないようにしましょう。
なお、レイアウト的にどうしても表の途中で区切りが入ってしまう場合は、下罫線をつけたい範囲をドラッグで選択してから、ホームタブ内の「罫線」のドロップダウンから「下罫線」をクリックしましょう。
すると、表の下側に下罫線挿入されて印刷時にも反映されるようになります。
また、エクセルでは表を作成する機会も多いですが、表はテーブルに変換するとその利便性が向上します。
以下の記事では、エクセルでテーブルを使うメリットや、テーブルを適用させる手順について解説しているので、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
2日でエクセルを業務で使えるようになる方法
今回紹介した、印刷時に文字が切れるなどの印刷に関するは、業務をこなすうえで多々発生します。
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エクセルでカラー印刷ができない原因
エクセルでカラー印刷をしたのに、白黒になってしまう原因は、ソフト側の設定が問題になっているケースが多いでしょう。
エクセルでカラー印刷ができない場合は、以下の対処法を試してみてください。
- 印刷するシートを選択した状態で、ページレイアウトタブの「ページ設定」グループ右下にあるアイコンをクリックする
- ダイアログボックスが開いたらシートタブをクリックする
「白黒印刷」のチェックボックスをオフにして「OK」ボタンをクリックする
また、ファイルタブの「印刷」から「プリンターのプロパティ」をクリックして、基本設定タブの「色」の項目がカラーになっているかも同時に確認しておきましょう。
エクセルで印刷すると文字が切れる原因のまとめ
今回は、エクセルで印刷すると文字が切れる原因について紹介しました。
エクセルでは、印刷範囲を設定しなければ自動で改ページ位置が挿入されてしまうため、予期せむ箇所で文字や表が切れる場合があります。
それを防ぐには、一枚のページに内容をすべて印刷するように設定を変えたり、切れる範囲を調整したりしなければいけません。
印刷時の見栄えが悪いと資料の確認がしづらいため、今回紹介したいくつかの対処法の中から、作成している内容のボリュームに合ったものを試してみてください。
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