エクセルで作成しているデータをチェックする際、重複したデータを見つけて抽出したいと思ったことはありませんか。今回の記事では、エクセルのデータの正確性を高めるうえで非常に役立つ「重複したデータの抽出方法」について、詳しく紹介します。
エクセルで重複しているデータを抽出する方法
エクセルで重複したデータを抽出するための方法として、関数を利用する方法、セルの色付けを利用する方法について説明しましょう。
関数を利用する方法
最初に紹介するのが、エクセル特有の関数を利用する方法です。重複したデータを抽出したい時に便利な関数が、「COUNTIF関数」です。 COUNTIFは、英語で数えるを意味する「COUNT」と仮定を意味する「IF」を組み合わせた語で、カウント・イフと読みます。このCOUNTIF関数は、統計関数の一つであり、指定した検索条件と一致するセルの個数を数える機能を持つ関数です。
COUNTIF関数の基本構文は、「=COUNTIF(範囲, 検索条件)」です。範囲には、どこを参照するかの範囲を指定してください。例えば、A1からA5までのセルを参照する場合、A1:A5と入力します。検索条件には、重複していないかをチェックしたい条件を指定します。検索条件に関しては、直接入力する方法のほか、セル参照を使用しても構いません。
データが重複している場合、COUNTIF関数では「1」以外の数字が返されます。例えば、2と表示されれば重複データが2つ、4と表示されれば重複データが4つあることが分かります。
セルの色付けを利用する方法
関数を使わずに重複したデータを抽出することもできます。重複データの入力されたセルをより分かりやすく示すには、セルの色付けをするのがおすすめです。セルに色付けをするには、エクセルのホームタブの「条件付き書式」の機能を使います。
最初に、重複データを抽出したい範囲をセル選択した上で、「条件付き書式」のメニューを開きます。「条件付き書式」のメニューの上部に表示される「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選択してOKボタンを押せば、重複するデータが入力されているセルが色付けして表示されます。色付けの書式設定に関しては、基本設定が「濃い赤の文字、明るい赤の背景」です。「濃い黄色の文字、黄色の背景」や「濃い緑の文字、緑色の背景」に色付けすることも可能です。
文字のみに色付けをしたい場合「赤の文字」、背景のみに色付けしたい場合「明るい赤の背景」などを選択しましょう。なお、さらに細部にこだわって設定をしたい場合、「ユーザー設定の書式」でより詳細な設定変更ができます。
エクセルで重複データを抽出してカウントする方法
エクセルで重複データを抽出してカウントする際には、具体的にどのような手順で作業をすればよいのでしょうか。
COUNTIF関数の活用法
重複データを抽出するには、重複データと重複していないデータの相違点を今一度確認しておきましょう。前述した通り、重複データと重複していないデータの大きな違いが、エクセルにおける出現回数です。COUNTIF関数を用いたカウントでは、重複していないデータであれば、出現回数は1回です。重複データの場合、出現回数が複数回となり、1以外の回数で示されます。
エクセルの表に含まれる重複データを抽出するには、データ欄の横の開いているスペースに重複のカウントを示すための列を用意しましょう。重複チェックのカウント数を示すためのスペースであることを明示するには、「重複チェック欄」と記しておくのがおすすめです。
つづいて、重複チェックをしたいデータが入力されたセルを選択した上で、関数の挿入ボタンにあたる「fx」ボタンを押してください。「fx」ボタンを押すと、関数のダイアログボックスが開きます。ダイアログボックスが開けば、「関数の検索」窓に、「COUNTIF」と入力します。つづいて、関数の候補にCOUNTIFが追加されているのを確認して選択し、OKボタンをクリックしましょう。
COUNTIF関数を選択すると、関数の引数を指定する画面が表示されます。「範囲」にはデータ抽出したい範囲を〇：〇の形で入力してください。セル参照で範囲指定することも可能です。セルの範囲が指定できたら、選択した範囲を「絶対参照」にします。範囲を絶対参照するには、F4キーを押してください。絶対参照にしておくと、重複チェックの範囲指定のズレを防ぎ、効率よくデータチェックができるようになります。
範囲の指定が終われば、「検索条件」の指定を行います。検索条件に関しても、指定後にF4キーを押して絶対参照にするのがおすすめです。つづいて、結果が表示されたセルからフィルハンドルをドラッグして関数の式をコピーすれば、表全体の重複データのチェックを行うことができるでしょう。
エクセルで重複データを抽出してまとめる方法
エクセルで重複したデータを数える基本的な方法がマスターできたら、さらに応用的な方法を覚えると便利です。
フィルター機能を活用する方法
エクセルで重複データを抽出した結果、重複したデータがエクセル内に複数ある場合、どの部分が重複しているかを把握しづらいと感じることがあるでしょう。そこで、重複データを抽出する方法に加えて、重複しているデータをまとめる方法を知っておくと、データの重複チェックがより行いやすくなります。重複データをまとめるには、条件付き書式設定でセルを色付けする設定をしたうえで、「データ」タブの「並び替えとフィルター」にある「フィルター機能」を活用しましょう。
フィルター機能を使う際は、数値や文字列といったテキストではなく、セルの色によってデータを絞ることも可能です。フィルターボタンをクリックすると、セルの横に小さな▼が表示されます。▼をクリックして表示されるメニューから「色フィルター」を選び、条件付き書式設定で付けた色を指定すると、指定した色に塗りつぶされたデータだけを抽出できます。さらに、「昇順」や「降順」に並び替えると、重複データをまとめて表示しておくことが可能です。
エクセルで重複データを抽出して削除する方法
最後に、エクセルで重複データが見つかった時に、重複データを削除する方法を確認しましょう。例えば、前述した「COUNTIF関数」や「条件式書式設定」で重複データを抽出する方法を使って、抽出後に重複データを削除することも可能ですが、それなりに手間と時間が掛かります。よりスピーディに重複データを削除したいという場合、「重複の削除」機能を活用するのがおすすめです。
重複の削除機能は、「データ」タブの「データツール」の項目として表示されています。任意のセルをクリックしたうえで、重複の削除ボタンを押すと、重複の削除のダイアログボックスが開きます。削除を実行するには、削除したい値の列を1列以上指定することが必要です。表示されている列から、重複している場合に削除したい列を選択してチェックマークを入れてください。
なお、先頭行に見出しとして使用しているデータがある場合、「先頭行をデータの見出しとして使用する」にも忘れずにチェックを入れましょう。チェックマークを付けて、OKを押せば、即座に先頭行以外の重複データが削除できます。スピーディに削除できる利便性の高い方法である一方で、データがまとめて削除されてしまうため、一括で削除してもよいかを慎重に見極めることが大切です。
エクセルで重複したデータを抽出する方法まとめ
エクセルで重複したデータを抽出するもっとも一般的な方法は、「COUNTIF関数」を使う方法です。また、「条件付き書式設定」の機能を使って、セルの色付けを利用する方法も覚えておくと便利です。重複データのチェックをさらに快適に行うには、色フィルターの機能でデータをまとめる方法や、重複データを一括で削除できる重複の削除機能も活用するとよいでしょう。
