ワードとエクセルは、事務作業には欠かせないソフトです。
同じMicrosoft社から提供されている両ソフトですが、それぞれの違いについて把握していない方もいるのではないでしょうか。
本記事で、ワードとエクセルの違いや、使い分け方について確認していきましょう。
ワードとエクセルの特徴
ワードとエクセルは、どちらもMicrosoft社が提供しているOfficeソフトです。両ソフトが持つ特徴の違いについて見ていきましょう。
ワードの特徴
ワードは文章作成に特化したソフトで、豊富な書式設定やデザイン機能を利用できます。レポートや報告書などの文書作成に最適で、見出しや目次を活用することで、読みやすい文書を簡単に作成可能です。
また、文法チェック機能が搭載されており、誤字脱字の確認も容易です。
さらに、表や画像の挿入、段組みなどのレイアウト調整も簡単に行えるため、さまざまな形式の文書を柔軟に作成できるでしょう。
エクセルの特徴
エクセルはデータの整理や計算、分析に強みを持つソフトです。情報入力など、数値データを扱う業務で多く使用されます。
特に、複雑な計算式を簡単に作成できる関数機能や、膨大なデータを視覚化するグラフ作成機能は、うまく活用することで業務の効率を向上させてくれます。
また、表を作成したり、セルの書式を変えたりすることで、見た目にもわかりやすい文書の作成も可能です。
作成したデータは条件によって表示・非表示を切り替えたり、数値の大きさで並び替えたりもできます。
エクセルは事務作業で必須のソフトのため、事務の仕事を目指している方にとっては、勉強しておきたいソフトの一つといえるでしょう。
ワードとエクセルの使い分け方
ワードとエクセルは異なる特徴を持っているため、使い分けることで業務をより効率的に進められます。それぞれが得意とする場面について確認していきましょう。
ワードが使われる場面
ワードが使われるのは、主に以下のような場面です。
- 手紙や案内文の作成
- 請求書や契約書の作成
ワードは、テキストを中心とした文書作成に適しています。報告書や提案書などのビジネス文書は、ワードを使うことで見た目を見栄え良く整えられます。
また、テンプレートを活用することで、請求書や契約書などの定型文書も簡単に作成可能です。ワードなら文書のレイアウトや書式設定がしやすく、完成度の高い資料を誰でも作成できるでしょう。
エクセルが使われる場面
エクセルが使われるのは、主に以下のような場面です。
- データの整理・分析
- 財務管理
- プロジェクトの進捗管理
エクセルは、数値データを扱う業務に特化しています。データをテーブル形式で整理したり、自動的に計算ができたりします。
そのため、売上や予算などの管理やデータ分析に最適です。
また、グラフやチャートを使って視覚的にデータを表現できるため、報告資料としても活用されます。
作成した資料は、印刷することで紙の文書としてデータを広く共有できるのも魅力です。
さらに、関数を活用することでガントチャートの作成もできるので、プロジェクトの進捗管理にも使われます。
なお、エクセルの表をテーブル形式に変換する方法については以下の記事を参考にしてください。テーブルの変換方法や編集方法について紹介しています。
ぜひこちらもあわせてご覧ください。
ワードをエクセルに変換する方法
ワードで作成した文章をエクセル形式に変更したい場合もあるでしょう。しかし、普通のコピー&ペーストではレイアウトが崩れてしまう場合があります。
ワードの文章のレイアウトを維持したままエクセルに変換する手順は以下のとおりです。
- ワードを開く
- 画面左上のファイルタブを選択する
- 左側のメニューから「名前を付けて保存」を選択する
- 保存形式を「Webページ」に変更して保存する
- エクセルのファイルタブにある「開く」から保存したワードのファイルを開く
行間の幅などの細かなレイアウトは崩れてしまう場合があるため、その際は後から微調整しましょう。
エクセルをワードに変換する方法
エクセルのファイルをワードで変換したい場合は、ワードファイルをエクセルに変換するときと逆の手順を行えば、レイアウトを大きく崩さずに変換できます。
エクセルのデータをワードに変換する手順は以下のとおりです。
- エクセルを開く
- 画面左上のファイルタブを選択する
- 左側のメニューから「名前を付けて保存」を選択する
- 保存形式を「Webページ」に変更して保存する
- ワードのファイルタブにある「開く」から保存したエクセルのファイルを開く
また、保存形式を「Webページ」ではなく「PDF」にして一度PDFで保存してから、ワードで再度開くことでもエクセルのデータをワードに変換可能です。
なお、エクセルをPDFに保存する方法は、「名前を付けて保存」以外からも行えます。以下の記事では、エクセルをPDFに保存する方法や、PDFに変換するメリットについて解説しています。
ぜひこちらもあわせてご覧ください。
エクセルを学ぶなら講座の受講がおすすめ
事務には欠かせないエクセルのスキルを身に付けたいなら、講座を受講して効率的に学ぶのがおすすめです。
Excel基礎セミナー講習では、グラフの作り方や関数の使い方など、エクセルの基礎について学べます。
特に、初心者にとって関数の仕組みを理解はするのは難しいため、講座で学ぶことで確実エクセルのスキルを身に付けられるでしょう。
講座は「会場受講」「ライブウェビナー」「eラーニング」の受講形式から自分に合った形式を選択できます。
エクセルを実務で使う場合や、これからエクセルを使う業務を行う予定のある方は、ぜひExcel基礎セミナー講習をチェックしてみてください。
また、エクセルのマクロやVBAを使って作業の自動化を実現したい方は、Excelマクロ・VBAセミナーもあわせてチェックしてみてください。
マクロやVBAが扱えるようになると、就職や転職でも大きな武器となるでしょう。
ワードとエクセルの購入方法は？
ワードとエクセルを使うには、以下の選択肢から自分に合ったものを選ぶ必要があります。
- 無料版を使う
- 買い切り版を使う
- サブスクリプション版を使う
それぞれの方法について確認していきましょう。
方法① 無料版を使う
「Microsoft Officeオンライン」を使えば、ワードやエクセル、パワーポイントといったOfficeソフトを無料で利用できます。
Microsoft Officeオンラインは、Microsoftが提供している無料でOfficeソフトが使えるオンラインサービスです。
しかし、一部の機能が使えなかったり、OneDriveに保存されているファイルしか開けなかったりと、さまざまな制限があります。
それでも、基本的な機能は問題なく使えるので、ワードやエクセルで高度な作業をするわけではないライトユーザーにおすすめです。
方法②買い切り版を使う
買い切り版の場合は、一度購入すれば追加料金なしで永続的にOfficeソフトが使えます。買い切り版で購入できる一番新しいバージョンは「Microsoft Office 2021」です。
また、すべてのOfficeソフトが必要なわけではない場合は、ワードやエクセルなどを単体で購入することもできます。
追加料金がかからないことで、コスト面でお得に思えるかもしれませんが、バージョンアップで追加された最新機能を利用できない点には注意が必要です。
方法③サブスクリプション版を使う
サブスクリプション版である「Microsoft Office365」を利用する方法です。Microsoft Office365は、月間もしくは年間で課金される仕組みで、利用するには永続的な支払いが必要になります。
1ユーザー向けのMicrosoft 365 Personalなら、月額1,490円（税込み）、年額なら14,900円（税込み）で購入できます。
ランニングコストはかかりますが、買い切り版と異なり、常に最新の機能が利用できるのがサブスクリプション版のメリットです。
ワードとエクセルのスキルを証明できる資格はある？
ビジネス現場で求められるスキルの一つに、パソコンスキルがあります。
特に、ワードやエクセルのようなMicrosoft Officeソフトは多くの業務で必要とされるため、そのスキルを証明できる資格があると就職や転職に有利です。
その代表的な資格が、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）です。MOSは、ワードやエクセルなどのMicrosoft Office製品のスキルを証明できる国際資格であり、採用現場でも高く評価されます。
未成年者の場合は保護者の同意がなければいけませんが、基本的には年齢や国籍問わず誰でも受験が可能です。
試験で必要になるレベル
MOS試験は、スキルレベルに応じて「スタンダード」と「エキスパート」の2つのレベルが用意されています。
それぞれの試験で必要になるスキルレベルを以下の表のとおりです。
| 科目 | スタンダード | エキスパート |
| ワード | 文字サイズやフォントの変更など、ワードで基本となる操作。 | スタイル機能や索引作成など、ワードを使ううえで高度な機能の理解。 |
| エクセル | 簡単な関数やセルの書式設定など、エクセルで基本となる操作。 | データ分析やマクロの作成・編集など、エクセルを使ううえで高度な機能の理解。 |
自分のスキルを考慮して試験の難易度は選択しましょう。
MOS資格を効率的に取得するなら
MOS資格を取得することで、自分のパソコンスキルを客観的に証明でき、ビジネス現場での信頼性が向上します。
そんなMOS資格は、MOS対策短期集中講座の受講がおすすめです。
MOS対策短期集中講座では、2日間かけてMOSに合格できるまでの知識を習得できます。
初心者でもついていけるように基礎から教えてくれるので、事前知識がなくても問題ありません。
講座は会場受講とオンライン受講の2形式から選べるので、自分に合った形式をチェックしてみてください。
ワードとエクセルの違いについてのまとめ
今回は、ワードとエクセルの違いについてご紹介しました。ワードは文書作成に特化したソフトで、レポートや報告書、契約書などの文書を作成するのに適しています。
一方、エクセルはデータの整理や計算、分析に強みを持つソフトで、財務データの管理やグラフ作成に役立ちます。
それぞれのツールの特徴を理解し、目的に応じて使い分けることで、業務の効率化を図れるでしょう。
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