エクセルは多くの業務で使用されるソフトですが、その真価を発揮するには使える機能をしっかりと理解し、うまく活用することが重要です。
本記事では、エクセルを効率よく使いこなすために知っておきたい便利な機能をいくつかピックアップして、それぞれの使い方について解説します。日々の作業効率を上げるための参考にしてください。
エクセルの機能を使ってできること
エクセルの機能を使うと、以下のようなことができます。
- データの集計や分析
- 文書作成
- グラフ作成
これらのエクセルの機能でできることについて確認していきましょう。
できること① データの集計や分析
エクセルの強みは、データの集計や分析が簡単にできる点です。ピボットテーブルを使えば、膨大なデータを瞬時に整理し、必要な情報のみを抽出できます。
また、関数を駆使して複雑な計算を行うことも可能です。例えば、売上データを月ごとに集計し、季節ごとのトレンドを分析したい際などに使えます。
これにより、データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになるでしょう。
できること②文書作成
エクセルは、単に数値データの処理だけでなく、文書作成にも適しています。
表やグラフを使った報告書や企画書の作成が容易で、デザインを整えることで見やすい資料が作れます。
例えば、売上報告書に売上データとともにグラフを挿入することで、視覚的にもわかりやすい資料になるでしょう。
このように、エクセルの機能を使うことでビジネス文書の作成が効率的に行えるようになります。
できること③グラフ作成
エクセルでは、データを視覚化するためのグラフ作成が簡単に行えます。棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、多様なグラフ形式に対応しており、データの傾向や比較を一目で理解できるようになります。
例えば、年間売上データを折れ線グラフで表現することで、月ごとの売上の推移を直感的に把握可能です。
報告書やプレゼン資料を作成する際などに重宝するでしょう。
必須で押さえておきたいエクセルの機能
エクセルを使うなら、以下の機能は最低限押さえておきたいところです。
- 表・グラフ
- 関数
- リスト
これらの機能の使い方について見ていきましょう。
押さえておきたい機能①表・グラフ
表やグラフは、データの分析を行うために必須の機能です。エクセルで表を作る手順は以下のとおりです。
- 行と列にそれぞれ見出しを作成する
- 見出しに対応したデータを入力する
- 表全体をドラッグで選択する
- ホームタブの「フォント」グループにある「罫線」から「格子」を選択して格子状の罫線をつける
- 見出しを選択した状態でホームタブの「フォント」グループにある「太字」と「背景色」を選択して目立たせる
また、エクセルでグラフを作る手順は以下のとおりです。
- 作成した表をドラッグですべて選択する
- 挿入タブの「グラフ」グループにある「おすすめグラフ」を選択する
- 表示されるグラフの中から適用したいグラフを選択する
作成したグラフのデザインは、グラフを右クリックした際に表示される「グラフスタイル」から自由に変更できます。
押さえておきたい機能②関数
関数は定型の数式で計算ができる機能で、関数を使うことで複雑な計算も簡単に行えます。
関数の書き方は、「=関数名(引数1,引数2)」です。引数に範囲を指定する際は、カンマをコロンに変換しましょう。
関数は手入力だけでなく、数式バーの左にあるfxボタンをクリックすることでも入力ができます。
fxボタンからだと、関数名の検索ができるため、関数名のつづりを忘れてしまった場合に便利です。
押さえておきたい機能③リスト
表の中で入力候補が決まっている場合は、リストを活用しましょう。リストを使うことで、誤字や脱字などの入力間違いを防止できます。
エクセルでリストを作る手順は以下のとおりです。
- リストを反映させたい箇所をドラッグで選択する
- データタブの「データの入力規則」をクリックする
- 設定タブにある「入力値の種類」を「リスト」に変更する
- 「元の値」にカンマ区切りでリストの選択肢にしたい文字列を入力する
- OKボタンで確定する
リストが登録されたら、セルに下向き三角形のアイコンが表示されます。そのアイコンをクリックすることで、設定した項目が選択できます。
また、エクセルでプルダウンリストを作る方法のより詳しい解説は以下の記事から確認できます。
リストに色や空白を設定する方法などの応用スキルも解説しているので、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
エクセルの作業効率が上がる機能
エクセルの作業効率を上げたいなら、ショートカットキーとアクセスキーを活用しましょう。
効率を上げる機能①ショートカットキー
エクセルで作業効率を上げるためには、ショートカットキーの活用が効果的です。
ショートカットキーを覚えることで、マウスを使わずに操作ができるようになるため、効率的に操作を実行できるようになります。
例えば、「Ctrl＋C」でコピー、「Ctrl＋V」で貼り付け、「Ctrl＋Z」で操作の取り消しなど、作業中に頻出する操作はしっかり頭に入れておきましょう。
少しのロスでも、積もれば大きな時間になるので、ショートカットキーは積極的に活用することが大切です。
効率を上げる機能②アクセスキー
ショートカットキーが振られていない機能を呼び出す際は、アクセスキーを活用しましょう。
アクセスキーは、リボンに表示されている各機能をキーボード操作で直接操作できる機能です。
Altキーを押すとリボン上にアルファベットの表示が出現し、その後に表示されたキーを押すことで、対応する機能を選択できます。
アクセスキーを利用すれば、ショートカットキーが使えない機能もキーボードで効率的に操作できるでしょう。
エクセルでよく使う関数機能
エクセルでは多くの関数を使用できますが、そのなかでも使用頻度の高い関数機能について紹介します。
SUM関数
SUM関数は、指定した数値やセル範囲の合計を求める関数です。複数のセルに入力された数値を一括で合計できるため、手動で計算する手間が省けるだけでなく、ミスのリスクも軽減できます。
売上データの合計を求めるときなどに使用されます。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、指定した数値やセル範囲の平均値を求める関数です。データの中間的な値を把握するのに便利です。
試験の平均点を算出する場合などに使われます。
ROUND関数
ROUND関数は、指定した数値を四捨五入する関数です。小数点以下の桁数を指定して、その桁数で四捨五入が可能です。
金額を整数に丸めるときなどに使用されます。
MAX関数 / MIN関数
MAX関数とMIN関数は、それぞれ指定した範囲内の最大値と最小値を求める関数です。最大値を求めるMAX関数は、最高得点や最高売上などを確認するときに、最小値を求めるMIN関数は、最低得点や最低温度などを確認するときに使用されます。
構文：=MIN(数値1, 数値2,…)
IF関数
IF関数は、条件に基づいて異なる値を返す関数です。結果に応じて異なる処理を行いたい場合に利用します。
例えば、売上が一定額以上であれば「達成」、そうでなければ「未達成」と表示するなどの使い方ができます。
DATE関数
DATE関数は、指定した年、月、日から日付を生成する関数です。自動で日付が変わる満年数カレンダーの作成などに活用されます。
そのほか押さえておきたいエクセルの機能
定番の表や関数以外にも、エクセルには押さえておきたい機能がいくつかあります。そのほか押さえておきたいエクセルの機能について見ていきましょう。
そのほかの機能①オートフィル
オートフィルは、セルに入力されているデータをコピーできる機能です。
ただコピーするだけでなく、連続データの入力もできるので、連番を入力したい場合に重宝します。
オートフィルの使い方は以下のとおりです。
- データが入力されているセルの右下にカーソルを合わせる
- ポインターの形が「+」マークに変わったらコピーしたい範囲までドラッグする
オートフィルは上下左右にのみ反映できます。また、オートフィルを行うと右下にオートフィルのオプションを設定できるアイコンが表示されます。
オートフィルで設定できるオプションは以下の表のとおりです。
| オプション | 説明 |
| セルのコピー | 元のセルと同じ値がコピーされる。 |
| 連続データ | 1,2,3,4,5…のような連続したデータが入力される。 |
| 書式のみコピー | 設定している書式のみコピーされる。 |
| 書式なしコピー | 数値や文字列のみコピーされ、書式はコピーされない。 |
| フラッシュフィル | データの規則性に従って結果が自動変換される。 |
オートフィルしたデータをどのように変換したいかによって、オプションを選択しましょう。
また、より詳しいオートフィルの使い方については、以下の記事で解説しています。
オートフィルでできることについても紹介しているので、どのような場面で活用できるのか知りたい方もぜひチェックしてみてください。
そのほかの機能②ピボットテーブル
ピボットテーブルは、データの集計や分析が簡単に行える機能です。
ピボットテーブルを使うことで、既存のデータから確認したい項目のみを抽出できるため、わざわざ一から表を作り直す必要がありません。
また、関数を使わずにマウスのみでデータを操作できるのも魅力です。
ピボットテーブルは事前に作成しておいた表に対して、挿入タブの「テーブル」グループにある「ピボットテーブル」のアイコンをクリックすることで適用できます。
大量のデータからさまざまな分析を行いたい場合は、ピボットテーブルを活用してみてください。
エクセルの機能は講座で学習しよう
エクセルの機能を効率的に学びたい方におすすめなのが、Excel基礎セミナー講習です。Excel基礎セミナー講習では、以下のようなスキルをプロから直接教われます。
- データのグラフ化
- 見積書の作成
- 顧客情報の管理
ほかにも、ピボットテーブルを使ったデータの集計など、実務で使える知識を身につけられます。
また、エクセルでPDFやメールの作成、ファイル添付の自動化などに挑戦してみたい方は、Excelマクロ・VBAセミナーもあわせてチェックしてみてください。
Excelマクロ・VBAセミナーを受講することで、初心者には難易度の高いマクロやVBAの理解が深まるでしょう。
エクセルの機能についてのまとめ
今回は、エクセルを使いこなすために押さえておきたい基本的な機能について解説しました。
表やグラフの作成、関数の利用、データの集計・分析などができるエクセルの便利な機能を理解しておくことで、日々の作業もスムーズに行えます。
さまざまな機能を積極的に活用して、エクセルでできることの引き出しを増やしていきましょう。
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