プレゼンテーションの資料作成に使われるPowerPoint（パワーポイント）ですが、どのようなソフトなのかよくわからないという方も多いでしょう。
本記事では、パワーポイントの概要について紹介しています。また、パワーポイントでスライドを作る基本的な手順や、業務で活用できるパワーポイントのスキルについても解説しているので、仕事で使用する機会のある方は、ぜひ参考にしてみてください。
パワーポイントとは
パワーポイントは、Microsoft社が提供しているプレゼンテーションソフトです。画像や図形を挿入したり、アニメーションをつけたりすることで、誰でも簡単にわかりやすい資料を作成できるのが魅力です。
また、プレゼンテーションだけでなく、営業資料や社内説明用の資料作成などに活用されるケースもあります。
なお、同じMicrosoft社のソフトとしてWord（ワード）とExcel（エクセル）がありますが、これらのソフトの違いは以下の表のとおりです。
| ソフト名 | 主な用途 | 特徴 |
| パワーポイント | プレゼン資料の作成 | スライド形式で作成でき、視覚的に情報を伝えられる。 |
| ワード | 文書作成 | 文字中心の文書作成に向いている。 |
| エクセル | 表計算 | 数値計算やデータ分析に活用される。 |
このように、パワーポイントはプレゼン資料作成に優れたツールであり、ワードやエクセルとは異なる目的を持っているため、用途に応じた使い分けが大切です。
パワーポイントを使うメリット
業務でパワーポイントを使用することには、以下のようなメリットがあります。
- わかりやすい資料を作成できる
- 作成した資料を印刷できる
- プレゼンに活用できる機能が豊富にある
これらのパワーポイントを使うメリットについて見ていきましょう。
メリット①わかりやすい資料を作成できる
パワーポイントには多くの機能が用意されています。これにより、誰でも直感的にプレゼン資料を作成できます。
また、図表や画像を自由に挿入してレイアウトできるため、必要な情報を整理しやすいのも特徴です。さらに、豊富なテンプレートを使用すれば、デザイン知識がなくてもおしゃれな資料を作成できるのも魅力です。
なお、プレゼンテーション資料の作成は、無料のデザインソフト「Canva」でも行えます。以下の記事では、Canvaを使ってプレゼン資料を作成する方法について解説しているので、気になる方はぜひこちらもあわせてご覧ください。
メリット②作成した資料を印刷できる
パワーポイントで作成した資料は、スライドごとに印刷ができます。印刷すれば紙の資料として配布・保管できるため、会議や打ち合わせなど、画面を共有できない場面でも活用できます。
また、印刷する際は特定のスライドのみを選択することもでき、必要な情報だけを共有することが可能です。
メリット③プレゼンに活用できる機能が豊富にある
パワーポイントには、プレゼンテーションを円滑に進めるための機能が多数備わっています。例えば、プレゼン前に時間配分を確認できる「リハーサル機能」や、クリック操作でスライドを切り替えられる「スライドショー機能」などがあります。
これらの機能を活用することで、プレゼンテーションのクオリティを高められるでしょう。
パワーポイントでスライドを作る基本的な手順
ここでは、パワーポイントを使ってスライドを作成する基本的な方法について解説します。初めてパワーポイントに触れる方でも理解しやすいよう、操作の流れを段階的に分けて見ていきましょう。
手順①タイトルの入力
プレゼン資料作成で初めに行うのが、タイトルページの作成です。パワーポイントを起動し、「新しいプレゼンテーション」を選択すると、最初にタイトルスライドが表示されます。
「タイトルを入力」と書かれた箇所をクリックすると、自由に文字を入力できます。
入力後は、ホームタブ内の「フォント」グループから、フォントの種類やサイズ、文字色の変更が可能です。
また、挿入タブの「図」グループにある「図形」から、任意の形の図形を入れられるので、自由にデザインしてみるのもよいでしょう。
手順②新しいスライドの追加
複数のスライドを作成するには、ホームタブの「スライド」グループにある「新しいスライド」をクリックしましょう。これにより、2枚目のスライドを追加できます。
また、挿入タブ内の「テキスト」グループにある「テキストボックス」を選び、スライド上でドラッグ操作を行うことで、任意の位置にテキストを配置できます。
手順③画像の挿入
視覚的にわかりやすい資料を作成するためには、スライドに画像を挿入するのも有効です。挿入タブの「画像」グループから「画像」を選択し、「このデバイス」をクリックすると、パソコン内の画像ファイルを取り込めます。
また、「オンライン画像」を選択すると、オンライン上からフリー画像を検索して使用できます。
挿入した画像は、周囲に表示される枠線をドラッグすることでサイズの調整ができ、画像全体を選択することで自由な位置に移動させることも可能です。
業務で活用できるパワーポイントのスキル
業務でパワーポイントを使用する際には、見やすく、伝わりやすい資料作成が求められます。以下のスキルを押さえておくことで、クオリティの高いスライドを作成をできるようになります。
- テンプレートを活用する
- スライドに番号をつける
- アニメーションをつける
これらについて見ていきましょう。
スキル①テンプレートを活用する
効率よくデザイン性の高いスライドを作成するなら、テンプレートの活用がおすすめです。「新規」メニューを開き、検索窓の下の「検索の候補」の中から「プレゼンテーション」をクリックしましょう。
プレゼンテーションのテンプレートが一覧で表示されるので、好みのデザインを選び、「作成」ボタンをクリックします。すると、テンプレートが自動的にダウンロードされ、編集可能な状態になります。
テンプレートを利用することで、レイアウトや配色を自分で一から設定する手間が省けるため、統一感のある資料を短時間で作成可能です。
スキル②スライドに番号をつける
スライドに番号を表示することで、資料の構成をわかりやすくできます。まず、挿入タブ内の「テキスト」グループにある「ヘッダーとフッター」をクリックします。
続いて、「スライド」タブの「スライド番号」にチェックを入れたうえで「すべてに適用」をクリックしましょう。
これにより、すべてのスライドに連番が自動で表示されるようになります。
特に複数のスライドを使用するプレゼンテーションにおいては、スライド番号を表示させておくと、聞き手が現在の位置を把握しやすくなる効果があります。
スキル③アニメーションをつける
アニメーションは、重要なポイントを強調する際に有効な機能です。ただし、やりすぎると逆効果になる点には注意してください。
まず、アニメーションを設定したい文字や図形を選択します。続いて、「アニメーション」タブの中から希望のエフェクトを選択しましょう。
エフェクトを付与した状態で「プレビュー」ボタンを押すと、設定したアニメーションの動きを確認できます。
プレゼンを飽きさせないためにも、アニメーションをつけてみるのも一つのテクニックです。
パワーポイントのスキルを磨くなら資格の取得がおすすめ
パワーポイントのスキルを高めたいと考えている方には、資格の取得を目指すことをおすすめします。
スキルの証明になる資格があると、実務での信頼性が高まります。
なかでも代表的な資格がMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）です。
MOSは、Microsoft Office製品の利用スキルを証明する国際資格で、パワーポイントのほか、ワードやエクセルなどのソフトごとに試験が用意されています。
資格の取得はスキルアップだけでなく、キャリア形成にも大きく役立つので、パワーポイントを業務でしっかり使いこなしたい方は、MOS資格の取得を検討してみてください。
また、MOSの概要や資格を取得するメリットについては以下の記事で詳しく解説しています。パワーポイントのスキルを証明できる資格の取得に興味のある方は、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
パワーポイントの学習方法
パワーポイントのスキルを身につけるには、自分の学習スタイルや目的に合った方法を選ぶことが大切です。パワーポイントの学習をするなら、以下の方法がおすすめです。
- 本で学ぶ
- 動画で学ぶ
- セミナーで学ぶ
これらの学習方法について見ていきましょう。
学習方法①本で学ぶ
自分のペースでじっくりと学びたい方には、市販の本を使った学習がおすすめです。本なら何度でも読み返せるため、時間や場所に縛られずに学習を進められます。
ただし、本によって内容やレベルに差があるため、自分のスキルや目的に合ったものを選ぶことが大切です。例えば、パワーポイントの基本操作に特化したものや、資料作成のデザインに焦点を当てたものなどがあります。
また、本なら比較的安価で手に入るため、コストパフォーマンスが高いのも魅力です。
学習方法②動画で学ぶ
パワーポイントの使い方を視覚的に理解したい方には、YouTubeなどの動画を活用する学習方法が適しています。
動画なら操作の手順を画面で確認しながら学べるため、文章ではイメージしづらい部分も、直感的に理解できるのが大きな特徴です。
また、「アニメーションの使い方」や「グラフの挿入方法」など、知りたいテーマを検索してピンポイントで学べるのも動画学習のメリットです。
学習方法③セミナーで学ぶ
より体系的に学びたい方や、独学では不安という方には、セミナーの受講をおすすめします。セミナーなら、基礎から応用まで段階的に学べるうえ、わからない点は講師に質問できるのが魅力です。
また、お金を支払って学習するため、学習の意欲も高まりやすく、長期的なモチベーションにもつながります。また、最近ではオンライン対応のセミナーも増えているため、仕事や学業との両立もしやすいでしょう。
パワーポイントについてのまとめ
今回は、パワーポイントの概要や基本的な使い方、学習方法などについて紹介しました。
パワーポイントは、視覚的にわかりやすい資料を作成するために特化したプレゼンテーションソフトであり、さまざまなビジネス業務において活用されています。
そんなパワーポイントのスキルを高めたい方は、Microsoft社が提供するMOS資格の取得を目指すのがおすすめです。自分に合った学習方法で、ぜひスキルの向上に取り組んでみてください。
