退職代行なんて若者の甘えでしょと思っていた矢先、いつの間にか自社でも退職代行の連絡を受け取るようになっていたという事が珍しくない時代に来ています。
従来は考えられなかった代理での退職が、企業で働く人たちの間で現実的な手段になりつつあります。
その背景には、人間関係のストレスや退職のハードルの高さがあり、確実に企業にも影響し始めているのです。
今回は、企業側が知っておくべき退職代行の基本や、退職代行のトラブルを回避する方法、企業ができる退職代行を防ぐ事前対策を徹底解説します。
退職代行とは
退職代行とは、従業員本人に代わり企業に退職したい、という意思を企業に伝える業者のことです。昔は弁護士の業務の一部でしたが、今では民間企業や労働組合も退職代行業者として参入しています。
退職代行は、ここ数年で一気に広がりを見せ、今や、企業側も退職代行への対応経験が求められる時代に入っています。
退職代行業者の種類
退職代行業者は、大きく分けると弁護士事務所業者、労働組合と提携した業者、民間企業の業者の3種類。以下で退職代行業者の種類を詳しくみていきましょう。
| 弁護士運営の退職代行 | 労働組合運営の退職代行 | 民間企業運営の退職代行 | |
| 退職代行の特徴 | 代弁行為ができる | 団体交渉権を持っている | 意思伝達と書類提出のみ |
| 法律交渉 | ◯ | ◯ | × |
弁護士運営の退職代行業者
弁護士が代理人として企業に連絡してきた場合は、正式な法律上の代理権を持っているため、企業側はその連絡に応じる義務があります。
特に、労働条件や未払い給与に関する請求が含まれていれば、慎重さが求められるでしょう。企業側としても、弁護士からの退職代行の連絡は正式な法的申し出と受け止めるべきです。
労働組合運営の退職代行業者
労働者の団体交渉権を活かし、退職意思の伝達だけでなく、有給消化や残業代などの条件交渉が可能です。団体交渉は労働組合法によって認められた行為であり、企業は正当な理由なく交渉を拒否することができません。
労使交渉のような立場で応じる必要がありますが、あくまで交渉までの範囲となります。
民間企業運営の退職代行業者
3つの中で最もカジュアルで普及率も高いのが民間の退職代行。法的な代理権がなく、あくまで本人の退職の意思を伝えるだけの存在です。
民間の退職代行業者の交渉は非弁行為となるため、企業はあくまで意思伝達の資料として対応しましょう。
退職代行業者利用による企業への影響
退職代行の利用が増える中、企業は退職されるだけでなく、さまざまな範囲で影響を受ける可能性があります。
以下で、退職代行利用による企業への影響を詳しく解説します。
突然他の従業員の業務が重くなる
退職代行により急に人が抜けると、業務の穴を埋めるのが困難になります。退職代行による負担の増加は業務効率の低下だけでなく、残された社員の不信感や不満を引き起こしやすいのです。
企業の信頼や評判へ悪影響を及ぼす
従業員が退職代行を使って辞めた、という話が社内に広がると、職場に対する評価にも響きます。一方、社内では退職代行で辞めるのが当たり前に感じる雰囲気が生まれ、退職代行の連鎖に繋がるリスクも考えられます。
法的トラブルなどの対応を行う可能性もある
企業側が退職代行の対応を誤ると、訴訟や損害賠償を巡るトラブルに発展する恐れがあるほか、非弁行為に巻き込まれるリスクも。
さらに、弁護士や労働組合が退職代行に関与する場合は、法律的な手続きを踏む必要があり、企業側にも一定の準備や協議が求められます。
企業に退職代行業者から連絡が来た時の対応手順
突然の電話やメールで退職代行の連絡を受け、慌てて感情的に反応してしまうと、かえって状況をこじらせてしまうことも。
大切なのは、退職代行の連絡を受けても、冷静かつ正確に対応を進めることです。以下では、退職代行の最初のコンタクトに対しての対応手順を解説します。
①退職代行の連絡を受けても慌てず感情的にならない
退職代行業者は退職希望者の代理人として動いていますが、従業員が退職代行を利用した背景には、心身の不調やハラスメントなど、さまざまな事情が潜んでいる可能性があります。
まずは、退職代行業者がどのような立場なのかを確認し、そのうえで事実関係を整理することが必要です。また、退職代行とのやりとりを残せることが望ましく、メモを取るなどの証拠を残しておく意識が重要です。
②退職が本当に本人の意思か確認する
退職代行業者は第三者である以上、本人の同意なく話が進んでしまうと、後にトラブルになるリスクも。
そのため、企業は退職代行業者に「本人が退職の意思を持っていることを示す委任状や退職届などの書面を提出してください」と伝えることが一般的です。また、企業はできれば、本人と直接コンタクトを取る機会を設ける努力も必要。
もし、本人と連絡が取れず、委任状等も提示されない場合は、退職の手続きは本人の確認が取れるまで保留とするのも一つの手です。
③退職代行業者への対応を行う
退職代行業者を通じて従業員の退職意向が伝えられた場合、企業には一定の対応が求められますが、全ての退職代行への要求に応じる必要があるわけではありません。
特に、退職代行が弁護士かどうか、法的な権限を持つかどうかで、企業の退職代行対応の方針は大きく変わってきます。
企業は退職代行業者からの連絡を無視できる？
退職代行の連絡は、状況により拒否できるケースと応じる必要があるケースが分かれます。
まず、退職代行業者が弁護士の場合、法定代理人としての権限があり、労働者本人に代わって正式な通知や請求を行えます。そのため、無視すると後々、訴訟や労基署からの指導などのトラブルに発展することも。
一方、民間の退職代行業者には代理権がないため、企業は本人確認ができるまでは対応できないと伝えることが可能です。また、労働組合の退職代行業者の場合は、団体交渉権に基づいて連絡をしてくるケースがあります。
この場合、法的には誠実に対応する義務が生じるため、企業は安易に退職代行を拒否するのは避けるべきです。このように企業は、退職代行業者の立場を正確に見極め、法的な根拠をもとに冷静に対応することが求められます。
④退職届を受理し退職日を決める
退職代行を通じて退職の意思が伝えられた場合でも、法律上は、正社員が自己都合で退職する場合、2週間前までに申し出れば退職可能とされています。
ただし、就業規則に1カ月前までに申し出といった定めがある場合は、そちらが尊重されることも。気をつけたいのは、業務の都合や引き継ぎの有無に関わらず、本人の退職への意思が明確であれば、企業は基本的に退職を止められないことです。
基本的には、本人や代理人に退職届の提出をお願いし、退職希望日と最終出勤日を確認しましょう。
⑤有給休暇の消化や賃金への対応を行う
有給休暇の取得は、労働基準法で労働者の権利とされており、企業側は拒否できません。退職日が決まっていて、期間内に有給日数が収まるのであれば、希望通りの消化を認めるのが一般的です。
ただし、業務の都合上、全部が難しいケースでは企業側と従業員（代理人）との調整が必要です。一方、未払いの賃金や残業代の請求は、法的な対応が必要になることも。
特に、弁護士や労働組合が介入している場合、企業としては給与明細や勤怠データなど、正確な情報を揃えた上で対応する必要があります。
払う義務のない請求に応じる必要はありませんが、冷静に事実を確認し、必要に応じて顧問弁護士に相談すると安心です。
⑥貸与品の返却と備品回収を進める
社員が退職代行を利用して突然辞める場合、社員証や制服、PCなどの貸与品が未返却のままだと、業務上の支障はもちろん、情報漏洩のリスクがあります。
まずは、退職代行業者に貸与品と返送先住所、返却期限を明記した連絡を行うことが大切です。ただし、退職希望者が連絡を無視したり、返却に応じない場合もあります。
そのような場合は、内容証明郵便を使い、返却請求を行うと共に、備品の重要性によっては損害賠償請求の準備も視野に入れる必要があります。
⑦各種公的手続きや書類発行を行う
退職代行を通じて社員が退職する場合でも、退職日が確定した時点で企業側には各種公的手続きと証明書類の発行義務があります。
社会保険の資格喪失手続きは退職日から5日以内に行う必要があり、遅れると企業に罰則が科される可能性も。離職票の発行依頼があった場合には、原則10日以内に発行を行い、指定の住所へ送付しましょう。
企業ができる退職代行のトラブル回避方法
退職代行を通じての退職の裏では企業側にさまざまなトラブルが発生するリスクも。以下で、企業ができる退職代行のトラブル回避方法をご紹介します。
退職代行の法的なトラブルは慎重に対応する
企業側が退職代行の際に慎重になるべきなのが、損害賠償や情報漏洩などのトラブルです。
ただし、損害賠償を求めるには、損害の証明と因果関係の立証が必要です。また、弁護士を通じた正式な手続きが欠かせないため、軽率な請求は逆に法的リスクを高めることも。
企業はトラブルが起きてから対応するよりも、社内ルールの整備や、情報管理体制を強化するなど、起きる前に備える姿勢が何よりも大切です。
退職後でも礼儀を持って接する
退職代行を使われたときに感情的になってしまうと、企業としての信頼や評判を傷つけてしまうことも。大切なのは、退職代行を選んだ背景には何があったのかを冷静に読み取ることです。
退職代行はその人だけの問題に限らず、企業の組織や職場の空気に関係している場合もあるのです。そのため、企業は退職後でも礼儀をもって対応することで、この企業は人を大切にしているという印象を残せます。
退職代行の非弁行為に注意する
非弁行為は、弁護士でない人が報酬を得て法律事務を行うことを指し、弁護士法で禁止されています。しかし、民間の退職代行業者の中には、有給休暇の交渉や残業代の請求にまで踏み込むケースも。
企業側が退職代行業者の交渉に応じてしまうと、結果的に共犯的な立場になるリスクさえあるのです。
そのため、企業側でも退職代行の立場を確認した上で、法律に関わる交渉は、弁護士や労働組合を通じてのみ対応するというルールを社内で徹底しておく必要があります。
退職代行を使われないために企業ができる事前対策
最後に、退職代行を使われない職場に近づくために、企業ができる事前対策を以下で解説します。
職場環境を改善する
従業員が退職代行を使いたくなる背景には、会社に話せなかったり、辞めたいけど言い出せなかったりという心理的な壁があります。
だからこそ、企業ができる退職代行を防ぐ第一歩は、働きやすさの見直しにあります。また、評価制度が不透明だと、頑張っても報われないと感じやすく、やりがいを失わせてしまうでしょう。
定期的な職場環境のアンケートや個別ミーティングを通じ、現場の声を拾う仕組みを作ることが、企業の従業員満足度を高める基盤になります。
ハラスメント対策を行う
パワハラやモラハラなどのハラスメント問題は表面化しにくく相談しづらいため、従業員を追い詰めてしまうのが怖いところです。そのため、うちには関係ないと思っていても、実際には気づかれていないだけということも。
企業としては、相談窓口や社内通報制度を設置し、安心して退職代行を使う前に声を上げられる仕組みを整えるべきです。そのうえで、管理職向けに定期的なハラスメント研修を実施し、適切な指導の線引きを組織全体で共有していくことが重要です。
退職希望者へ適切なヒアリングを行う
退職代行を使われてしまう背景には、どうせ聞いてもらえない、話してもムダだと思ったという諦めの感情が潜んでいることも。
だからこそ、企業側は辞めたい理由や、困っていたことを丁寧にヒアリングすることが重要です。堅苦しい面談ではなく、相手の気持ちをくみ取る姿勢で臨むことで、退職への本音が引き出されることも。
注意したいのは、引き止めが目的になってしまうと逆効果になりがちな点です。話を聞く目的は職場の改善点の発見であり、誠実に送り出すための場です。
面談結果は、今後の採用や組織改善にも活かせるでしょう。
退職代行サービスを使う人の特徴については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
辞めたくないと思える職場を作る
退職代行の利用を防ぐには、従業員一人ひとりが自分の存在が企業にとって価値あるものと実感できるような環境を整える必要があります。
大切なのは、目標設定とフィードバックの質の向上です。成長に繋がる1on1ミーティングを設けることで、仕事への納得感が深まるでしょう。
また、日々のちょっとした成果や努力を認める仕組みがあれば、社員の承認欲求が満たされ、モチベーション維持にも繋がります。
人材流出を防ぐための人材戦略を行う
せっかく企業に入社しても、仕事内容や職場文化が期待から大きくズレていれば、退職代行の選択に至ることも。まず、採用の段階では、企業の応募者に対し過剰な期待を持たせすぎないことが大切です。
理想を語るだけでなく、リアルな日常や大変な部分も正直に伝えることで、入社後のギャップを減らせるでしょう。特に、若手社員は、分からないけど聞きづらい、このままでいいのか不安と感じがちです。
企業はメンター制度や定期的なフォロー面談などを通じ、一人ひとりの成長を見守る体制を整えることが大切です。
新入社員の教育方法については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
退職代行は企業が変わるためのきっかけ
今回は、企業側が知っておくべき退職代行の基本や、退職代行のトラブルを回避する方法、企業ができる事前対策を徹底解説しました。
企業で退職代行の利用が増えているのは、職場でのコミュニケーション不足や信頼関係の揺らぎ、働く環境への不満などの企業が見落としてきた綻びが潜んでいます。
しかし、退職代行は悪いことばかりではなく、企業の課題に気づき、組織をより良くしていくチャンスでもあります。一人ひとりに耳を傾けることで、退職代行を減らすだけでなく、定着率や従業員の満足度向上にも繋がる可能性もあるでしょう。
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