エクセルで「ヘッダー」を挿入すると、印刷時にページ番号やタイトルなどの情報を表示できます。このヘッダーは印刷時にも表示されるため、資料の見やすさや管理性を高めることができて非常に便利です。今回は、エクセルでヘッダーを挿入する方法について紹介します。
エクセルのヘッダーとは？
エクセルの「ヘッダー」とは、印刷するワークシートの上部に表示される部分です。ヘッダーは通常、印刷される各ページに共通して表示され、ページのプロパティや重要な情報を記述するための機能を持っています。ヘッダーには、日付や時刻、ページ番号、ファイル名などのテキストを追加可能です。印刷物を見やすくしたり、整理しやすくなるため、必要な情報を素早く把握できるようになるでしょう。
ヘッダーの設定は、ページレイアウトや印刷設定の一環としておこなわれます。ヘッダー内に配置されたテキストは、各ページの固定の位置に表示され、例えば、日付やページ番号などは自動的に更新されることが一般的です。また、ファイル名の表示をすることで、印刷物がどのファイルに基づいているかを識別することも容易になるでしょう。
エクセルのヘッダーを編集する方法
エクセルのヘッダーを編集する方法の中で、最も簡単な手順は、「挿入」タブの中から「ヘッダー/フッター」を選択することです。これにより、ページレイアウトビューに切り替わり、ヘッダーの設定がおこなえる状態になります。具体的な手順は、以下のようなものです。
エクセルのワークブックを開く
まず、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。そこから「開く」を選択し、コンピューター上のフォルダやファイルから開きたいワークブックを選択して「開く」をクリックすると、選択したワークブックがエクセルで開かれます。
ページ上で編集したいシートを選択する
ワークブックを開いた後、画面下部のシートタブにアクセスしましょう。各タブはシートを表しており、必要なシートをクリックして選択します。シートタブを右クリックし、表示される一覧から対象のシートを選ぶこともできます。
「挿入」タブの中から「ヘッダー/フッター」を選択する
エクセルで特定の編集機能やオブジェクトを追加するには、「挿入」タブを利用します。まず、エクセルのウィンドウを開いたら、画面上部にあるメニューバーから「挿入」タブをクリックしてください。これにより、挿入タブに関連するさまざまなオプションが表示されます。「ヘッダー/フッター」を選択することで、ページレイアウトビューに切り替わり、ヘッダーの設定が可能な状態になります。ヘッダーの編集が終わったら、画面上部の「ヘッダー/フッターを閉じる」ボタンをクリックして通常のワークシートビューに戻りましょう。
エクセルのヘッダーに設定できる内容一覧
エクセルのヘッダーにはさまざまな内容を設定でき、これらを活用することで印刷物やワークシートの管理が効果的におこなえます。設定可能な内容と活用方法には、以下のようなものがあります。
日付と時刻
設定することによって、印刷物やワークシート上部に日付や時刻を表示できるようになります。この情報は常に更新されるため、ドキュメントの最終更新日や印刷日時を示すのに役立つでしょう。例えば共有文書やレポートなどにおいて、読者が内容の新鮮さを確認でき、過去のバージョンとの比較が容易になります。日付と時刻は、データのタイムスタンプとしても利用され、特定の時点での情報を把握するのに有益です。
ページ番号
エクセルのヘッダーに「ページ番号」を追加すると、印刷物の各ページに通し番号が表示されるようになります。文書のページ順序が把握しやすくなり、特定のページへのアクセスが簡単になるのが特徴です。ページ番号は自動的に更新され、文書のページ数が増減しても連続した番号を維持します。設定することによって、大規模なレポートやドキュメントにおいて、読者が必要な情報を特定するのに役立ちます。
ファイル名
「ファイル名」を追加すると、印刷物の各ページに関連するファイルの名前が表示されます。これにより、複数のファイルから成るプロジェクトやレポートにおいて、どのファイルに基づいているかが一目で分かります。印刷物が単独のファイルで構成されている場合、ファイル名の表示は文書の識別と整理に非常に便利です。ファイル名は自動的に更新され、ファイルを保存する度に最新の情報が反映されます。
ファイルパス
エクセルのヘッダーにファイルパスを設定することで、印刷した資料にファイルの保存場所とファイル名が表示されます。資料を作成したファイルの位置や名前を一目で確認でき、効率的にファイルを見つけることが可能になるでしょう。また、ファイルの保存場所や名前が表示されるため、他の人と資料を共有するときにも識別が容易になり、コミュニケーションや協力がスムーズに進みます。さらにファイルが管理しやすくなり、作業効率を向上させることができます。
任意のテキスト
ユーザーが自由に指定したテキストや情報をヘッダーに挿入できます。プロジェクト名、ドキュメントの目的、作成者の名前など、ユーザーが重要と考える情報を簡単に表示可能です。編集やプロジェクトの進捗に応じてテキストを変更することができ、印刷物やワークシートに個別の識別情報を追加するのに便利でしょう。
図や画像
ロゴやアイコンなどのグラフィカルな要素をヘッダーに追加できます。これによって、文書や印刷物に視覚的な興味を引く要素を組み込むことが可能です。例えば、企業のロゴをヘッダーに挿入すると、文書が企業に関連していることを強調したり、個々のワークシートに特定のアイコンを追加してコンテンツを視覚的に分類することができます。ユーザーがデザインやブランディングを柔軟にカスタマイズ可能で、編集も容易です。
ヘッダーの印刷設定をする方法
ヘッダーの印刷設定には、複数の方法があります。一般的な手順は以下のとおりですが、使用しているエクセルのバージョンによっては、手順が多少異なる場合がありますので注意してください。
ヘッダーの設定
まずは、ヘッダーの編集画面で、必要な情報やテキストを入力しましょう。左側、中央、右側にそれぞれ異なる情報を配置することができます。ヘッダーの編集が終わったら、編集画面を閉じてください。
印刷プレビュー
作業が完了したら、「ファイル」メニューから「印刷」を選択し、印刷プレビューを確認します。ヘッダーが正しく表示されているか確認し、修正する必要があれば、ヘッダーの編集画面で直しましょう。
印刷
印刷プレビューが問題ないことを確認したら、「印刷」ボタンをクリックして印刷を開始します。予期せぬレイアウトの問題や誤字脱字などのミスをなくすためには、印刷プレビューでしっかりと確認することが大切です。
エクセルのヘッダーが表示されないときの対処法
ヘッダーが表示されないと、シートの編集や操作が難しくなります。ヘッダーが表示されないのは、ヘッダーの設定や表示方法が正しくない場合がほとんどです。ヘッダーが表示されないときの対処法としては、以下のようなものがあります。
フィルタの確認
ヘッダーが表示されない場合、「データ」タブから「フィルタ」が有効になっている可能性があります。「フィルタ」を無効にするには、「データ」タブから「フィルタ」をクリックして無効にします。
ウィンドウの表示設定の確認
エクセルでヘッダーが表示されない場合、ウィンドウの表示設定が原因の可能性があります。「表示」タブから「ヘッダー/フッター」をクリックしましょう。ここで、ウィンドウの表示設定を調整してヘッダーを表示できます。
印刷時のヘッダーが非表示に設定されていないか確認
ヘッダーが印刷時に表示されない場合、ヘッダーが非表示に設定されている可能性があります。対処法として、「ファイル」タブから「印刷」を選択し、「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブに移動します。「行と列のヘッダーを表示する」オプションを確認し、必要に応じて設定を変更してください。この手順により、印刷時にヘッダーが正しく表示されるようになります。
エクセルのヘッダーを削除する方法
ヘッダーを削除したいときには、まず、「表示」タブの中の「ページレイアウト」の項目をクリックします。次に「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループの右下の矢印をクリックし、「ページ設定」ダイアログボックスを開いてください。
その後、「ページ設定」ダイアログボックスの「ヘッダー/フッター」タブをクリックして、「ヘッダー」項目から[（指定しない）]の項目を選択します。最後に、「OK」ボタンを押して、設定を完了しましょう。もし、ヘッダーの一部だけを削除する場合には、「ヘッダーの編集」のボタンをクリックして、削除したい箇所を選択し、Deleteキーを押すことで削除可能です。
エクセルでヘッダーを挿入する方法まとめ
ヘッダーを使うと、文書のデザインや整理ができます。ヘッダーの追加や編集は手軽におこなえるため、エクセル初心者の人でも簡単に設定可能なのが特徴です。ぜひ、エクセルのヘッダーを活用して魅力的で見やすい資料を作成してみてください。
