エクセルの「ピボットテーブル」は、複雑なデータを分析できる非常に便利な機能です。この記事では、ピボットテーブルの基本から応用テクニック、注意点について解説していきます。エクセルのピボットテーブルを最大限に活用するための知識とスキルを身に付けたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルのピボットテーブルとは？
エクセルの「ピボットテーブル」は、大量のデータを簡単に要約し、分析することができるツールです。複雑なデータから有益な情報を引き出し、それをさまざまな角度から見ることができます。データの集計、並べ替え、フィルタリングといった機能を利用して、数値データの合計や平均を瞬時に計算可能です。ピボットテーブルを使用することで、データの比較、パターンの発見、トレンドの分析が直感的に行なえます。
ピボットテーブルは、販売データの分析、顧客情報の管理、財務報告の作成など、ビジネスのあらゆる面で活用されています。その使いやすさから、エクセルユーザーにとって不可欠な機能といえるでしょう。
エクセルのピボットテーブルの基本的な作り方
ここでは、ピボットテーブルの基本的な作り方や使い方について、手順を追って解説していきます。
データの準備
まず、ピボットテーブルの作成に入る前に、分析したいデータが含まれているエクセルシートを準備しましょう。データは、列にヘッダーがあり、各行にレコードが入っている表形式であることが望ましいです。
ピボットテーブルの作成
ピボットテーブルとしてデータを作成するには、まず分析したいデータの範囲を選択しておきます。次にエクセルのリボンから「挿入」タブを選択し、「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。「ピボットテーブルの作成」というダイアログボックスが表示されるので、ピボットテーブルを配置する場所を選択しましょう。作成先として、新しいワークシートか、既存のワークシートかを選択可能です。「OK」ボタンをクリックして、新しいピボットテーブルを作成します。
フィールドの選択と配置
次に、ピボットテーブルフィールドリストから、分析に使用したいフィールド（列ヘッダー）を選択しましょう。選択したフィールドを、ピボットテーブルの「行」「列」「値」「フィルター」の各エリアにドラッグ＆ドロップして配置します。「値」エリアに配置されたデータは、デフォルトで合計または平均が計算されます。これを右クリックすると「集計の種類の設定」から異なる計算方法を選択可能です。
ピボットテーブルのカスタマイズ
ピボットテーブルのレイアウトやデザインも設定で変更することができます。たとえば、列の並べ替え、フィルタリング、条件付き書式の適用などです。「ピボットテーブルツール」の「デザイン」タブや「分析」タブを使用して、ピボットテーブルの見た目や機能も調整できます。
エクセルのピボットテーブルの便利な機能
ピボットテーブルには、データ分析に便利なさまざまな機能を備えています。ここでは、とくに役立つ5つの機能について見ていきましょう。
データのフィルタリング
ピボットテーブルでは、特定のデータを簡単にフィルタリングして表示することができます。行ラベルまたは列ラベルに配置されたフィールドの隣にあるドロップダウンメニューを選択すると、表示するデータを絞り込むことが可能です。
さまざまな集計方法の利用
ピボットテーブルの「値」エリアに配置したデータは、デフォルトで「合計」や「平均」として計算されますが、これを「最大値」、「最小値」、「数」、「標準偏差」など、他の集計方法に変更することができます。変更する場合は、合計や平均が表示されている箇所をクリックし、異なる集計方法を選びましょう。
データのグルーピング
日付データや数値データを基にして、データを「グループ化」することができます。たとえば、日付データを月、四半期、年単位でグループ化したり、数値範囲を指定してデータを分類することが可能です。
条件付き書式の適用
データの特定の条件に基づいて、セルの書式を自動的に変更することができます。たとえば、平均値以上の数値を持つセルをハイライトする、特定の値範囲を色分けするなど、データを視覚的にわかりやすく表示可能です。条件付き書式を設定するには、ピボットテーブルの値が表示されたセルを選択したあと、リボンの「条件付き書式」をクリックして条件を入力しましょう。
元データとピボットテーブルを連動させる
ピボットテーブルでは、元となるデータが更新されてもピボットテーブル上の数値は更新されません。しかし、更新のたびにピボットテーブルを作成するのは大変なので、「データの再読み込み」を行なってデータを連動させることが可能です。ピボットテーブルが表示されているセルを選択している状態で、リボンの「ピボットテーブル分析」内にある「更新」を選択するとデータを連動できます。
エクセルのピボットテーブルの応用テクニック5選
ピボットテーブルの基本的な使用方法をマスターしたら、さらに応用的なテクニックを使うことで便利に分析を行なうことができます。ここでは、ピボットテーブルの応用テクニックを5つ紹介します。
複数データソースの統合
ピボットテーブルでは、複数の異なるデータソースからのデータを統合して分析することが可能です。異なるシートやファイルに散らばっているデータを一元的に分析することができます。
計算項目の作成
ピボットテーブル内で直接計算項目を作成することにより、データ間の比率や差分など、カスタム計算を行うことができます。この機能は、分析に特定のビジネスロジックを適用する場合に特に便利です。
マクロを使用した自動化
ピボットテーブルの作成や更新を自動化するために、エクセルのマクロ機能を使用することができます。マクロを記録しておくことで、定期的なレポート作成など、決まった集計作業にかかる時間を大幅に削減することが可能です。
パワーピボットの利用
より複雑なデータを扱う場合、エクセルの「Power Pivot アドイン」を使用すると良いでしょう。Power Pivot アドインを使用すると、通常のエクセルでは扱いにくい大量のデータでも高速に処理し、より高度なデータ分析・複雑な計算を実行可能です。
グラフと連動させる
ピボットテーブルとエクセルのグラフ機能を組み合わせることで、データをより視覚的に分析できます。ピボットテーブルで分析したセルを選択し、チャートの作成を行ないましょう。
エクセルのピボットテーブルの注意点
ピボットテーブルは強力な分析ツールですが、最大限に活用するためにはいくつか注意点があります。
データの整合性
ピボットテーブルでは、「データの整合性」に特に注意が必要です。データに欠損や誤った値があると、分析結果が正しく表示されない可能性があります。ピボットテーブルを作成する前に、データが正しく、整合性が取れていることを確認しましょう。データソースの範囲が正しく設定されているかどうかにも注意が必要です。
エクセルのパフォーマンス
また、パフォーマンスの問題にも気を配る必要があります。ピボットテーブルで大量のデータを扱う場合、エクセルのパフォーマンスに影響を与えることがあります。ピボットテーブルで扱うデータの大きさは適切に管理し、不要な計算を避けるようにすることで、スムーズな分析が可能になるでしょう。
エクセルのピボットテーブルの使い方まとめ
この記事では、エクセルのピボットテーブルの基本的な使い方から便利な機能、応用テクニックについて解説しました。ピボットテーブルはデータ分析を行う上で非常に強力なツールであるため、ぜひこの記事を参考にしてピボットテーブルをフル活用し、データの分析やレポート作成のスキルを高めてみてください。
