「仕事で毎日エクセルを使っているけど、ちゃんと活用できているかよくわからない」「エクセルの機能をフルに使って経理の仕事を少しでも早く終わらせたい！」とお考えの方に朗報です。
この記事を読めば、今まで何十分も、あるいは何時間もかかっていた毎日のルーティンを数分で終わらせられるようになります。
毎日の似たような作業を少しでも省力化したい方は、是非参考にしてください。
エクセルの関数を使って毎日の経理業務時間を10分の1に！
エクセルのメイン機能の一つにして、経理担当者にとって最も重要な機能が「関数」です。
関数とは、エクセルに予め用意されている数式のことです。
この用意された数式に、引数と呼ばれる数値を数個入れるだけで、特定の範囲の合計値や平均値、あるいは条件に適したデータなどを一瞬で出力できます。
複雑な数式をいちいち自分で考えて手打ちする手間と時間が大幅に省けるため、エクセル中～上級者はこぞってこれを活用し、時短に結びつけています。
経理で使える！エクセル関数の書き方
関数は基本的に以下の形式で表記します。
- =関数名（引数1、引数2、引数3……）
関数名は予めエクセル側で定義されています。
例えば合計値を導く関数はSUM、最大値を導く関数はMAXです。
引数は関数に渡す値や文字列などのことです。
この時点で「ちょっと何を言っているのかよくわからない」と思ってしまっても大丈夫。
記事の後半で具体例を用いてわかり易く解説いたします。
すべての関数を覚える必要はまったくない！
エクセルには全部で400種類以上の関数が用意されていますが、もちろん全部覚える必要は全くありません。
日常的に使う頻度の高い関数をいくつか覚えておいて、あとは必要に応じて調べればいいのです。ここからは経理担当者が覚えておくべき代表的な関数を全部で7つ紹介します。
経理担当者なら覚えておきたい「7つのエクセル関数」
ここでは、経理担当者ならば絶対に覚えておきたい7つのエクセル関数を具体的に開設いたします。
経理担当になって間もない方、経理業務には慣れてきたけどもっと楽に業務を終わらせたいという方は、この7つだけでも覚えておいてください。
SUM関数：範囲内の数値の合計値を算出する
=SUM（範囲）
SUM関数はエクセルの最も基本的な関数で、指定した範囲の数値の合計値を出力するものです。
例えば、合計値を求めたいセルに=SUM（B5:B20）と記入すれば、自動的にB5～B20に入力された数値の合計値が求められます。
離れた2箇所以上の合計値を求めたい場合は、例えば=SUM（B5:B20,D5:D20）と記入します。
経理業務では一番高頻度で使う関数ですので、最優先で覚えましょう。
AVERAGE関数：範囲の数値の平均を算出する
=AVERAGE（範囲）
AVERAGE関数は名前の通り、指定した範囲の数値の平均値を出力するものです。
例えば=AVERAGE（B5:B20）と記入すれば、自動的にB5～B20に入力された数値の平均値が求められます。SUM関数と同様に、離れた場所の平均値も求められます。
COUNT関数：数値の入ったセルの数を数える
=COUNT（範囲）
COUNT関数は、指定した範囲にある「数値の入ったセル」の数を出力する関数です。
文字の入ったセル、空のセルなどは対象外となります。
例えば=COUNT（B5:B20）と記入すれば、数値の入ったセルの数を求められます。
COUNTIF関数：条件に当てはまるセルの数を数える
=COUNTIF（範囲,”条件”）
=COUNTIF関数は、指定した範囲にある「条件に一致するセル」の数を出力する関数です。
条件には文字列や数値の大小を指定できます。
例えば、B5:B20の間に「◯」と入力されたセルがいくつあるか知りたい場合は=COUNTIF（B5:B20,”◯”）と記入します。また、B5:B20の間に15以上の数値がいくつあるか知りたい場合は=COUNTIF（B5:B20,”>=15”）と記入します。
顧客情報の中から特定の属性（住所や性別など）を持つ人の数を割り出すときなどに使います。
RANK関数：データの順位を求める
=RANK（数値,範囲,順序）
RANK関数は、ある数値がある範囲の中で何番目に大きいか（あるいは小さいか）を求める関数です。順序は0もしくは省略すると降順、それ以外の数値を入力すると昇順になります。
例えば、B5にある数値がB5:B20の中で何番目に大きいか知りたい場合は=RANK（B5、B5:B20,0）と記入します。複数の営業社員の中で誰が最も営業成績がいいのかなどを知りたいときに利用します。
VLOOKUP関数：検索データに該当する行の指定列を取り出す関数
=VLOOKUP（検索値,範囲,列番号,検索方法）
VLOOKUP関数は、検索データに該当する行の指定列を取り出す関数です。
これだけでは少し分かりづらいかと思いますので、具体例を提示します。
VLOOKUP関数の例：テストの成績表
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | ||||||
| 2 | 出席番号 | 名前 | 数学 | 英語 | ||
| 3 | 1 | 赤坂 | 65 | 93 | ||
| 4 | 2 | 石井 | 75 | 76 | ||
| 5 | 3 | 海野 | 44 | 60 | ||
| 6 | 4 | 江田 | 80 | 43 | ||
| 7 | 5 | 大村 | 65 | 81 | ||
| 8 | 6 | 加藤 | 59 | 39 | ||
| 9 | ||||||
| 10 | 出席番号を入力 | 名前を出力 | 数学の点数を出力 | 英語の点数を出力 | ||
| 11 | ||||||
| 12 |
この表は、ある架空の学校のあるクラスの数学と英語のテストの成績をまとめたものです。
VLOOKUP関数を使うと、出席番号を入力するだけで自動的にその番号に対応する名前、数学の点数、英語の点数が取り出せるようになります。
ここではB11のセルに出席番号を入力すると、C11のセルにそれに対応する名前を出力する関数の書き方について考えます。
まず検索値ですが、これは検索したいデータを入力するセル、すなわちB11を記入します。
次に範囲ですが、これは検索の対象となる表がある範囲を入力します。
今回の場合はB3:E8と入力すればOKです（通常、見出しの部分は含めなくてOKです）。
次に列番号ですが、これは出力したいデータがある列が左端から何列目にあるかを記入します。
今回出力するデータである名前は左から2列目にあるので、2と記入します。
最後に検索の型ですが、ここは基本的にいつでもFALSEと記入しておけばOKです。
以上をまとめると、C11には=VLOOKUP（B11,B3:E8,2,FALSE）と記入すれば良いことがわかります。
このVLOOKUP関数は、目視では見切れない巨大な表からも必要なデータを一瞬で取り出せる非常に便利な関数です。引数が多くて最初は戸惑ってしまうかもしれませんが、一度習得してしまえば業務が大幅に効率化できることは間違いないので、優先的に記憶しましょう。
IF関数：条件に応じて出力内容を変える関数
=IF（条件、”条件が真の場合”、”条件が偽の場合”）
IF関数は、条件が真の場合と偽の場合で出力の内容を変える関数です。
これも少し難しいので、具体例を用いて解説します。
IF関数の例：テストの成績表
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | ||||||
| 2 | 出席番号 | 名前 | 数学 | 英語 | 目標達成 | |
| 3 | 1 | 赤坂 | 65 | 93 | ||
| 4 | 2 | 石井 | 75 | 76 | ||
| 5 | 3 | 海野 | 44 | 60 | ||
| 6 | 4 | 江田 | 80 | 43 | ||
| 7 | 5 | 大村 | 65 | 81 | ||
| 8 | 6 | 加藤 | 59 | 39 | ||
| 9 | ||||||
| 10 | ||||||
| 11 | ||||||
| 12 |
今回は出席番号1の生徒の数学の点数が70点以上かどうかがひと目で分かる関数をF4に記入してみたいと思います。点数が70点以上の場合は「目標達成」そうではない場合は「目標未達成」と出力することにしましょう。
まずは条件ですが、出席番号1の生徒の数学の点数はD4に入っています。
これが70点以上かどうかを調べるので>=70と記入します。
次に条件が真の場合の部分には”目標達成”、条件が偽の場合の部分には”目標未達成”と記入します。今回の場合出席番号1の生徒の数学の点数は65点ですので条件が偽の場合の「目標未達成」が出力されます。
経理業務ではVLOOKUPと並んで重要な関数ですので、覚えておきましょう。
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エクセル関数を使いこなして経理業務はもっと楽にする！
エクセルの関数を使いこなせるようになれば、今までよりも経理業務がぐっと楽に、短い時間でこなせるようになります。
一見とっつきにくい関数も、一度使って慣れてしまえばこちらのものです。
日々の膨大な業務に追われていて大変という方は、まずは今回紹介した関数だけでも実践してみてください。
