エクセルのIF関数は、条件に応じて異なる値を表示させる便利な関数です。売上目標の達成判定や試験の合否判定など、業務のあらゆる場面で活用できます。
本記事では、IF関数の基本構文から、ネストやAND・OR関数との組み合わせ、実務で役立つ活用例、エラー対処法を見ていきましょう。
IF関数とは？基本の仕組みと使い方
エクセルのIF関数は、指定した条件に応じて異なる値を表示させる便利な関数です。
ここでは、IF関数の基本構文や比較演算子の使い方について解説します。
IF関数の基本構文とルール
IF関数の基本構文は、条件を指定し、条件が「真（TRUE）」の場合と「偽（FALSE）」の場合に表示する値を設定する形になっています。
- =IF(論理式, 真の場合の値, 偽の場合の値)
- 「論理式」は、比較演算子を使って条件を指定
- 「真の場合の値」は、条件が満たされたときに表示される値
- 「偽の場合の値」は、条件が満たされなかったときに表示される値
たとえば、テストの点数が80点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示させる場合、次のように入力します。
下記の場合は、100点のため「合格」です。
関数を活用すれば、大量のデータを一括で処理し、手作業のミスを減らすことができます。
比較演算子の使い方
IF関数では、条件を指定する際に比較演算子を使用します。比較演算子により、セルの値が基準を満たしているかどうかを判定できます。
以下の表に、比較演算子をまとめました。
| 比較演算子 | 意味 | 使用例 | 説明 |
|---|---|---|---|
| = | 等しい | A1=100 | A1が100と等しい場合に真 |
| <> | 等しくない | A1<>100 | A1が100ではない場合に真 |
| > | より大きい | A1>50 | A1が50より大きい場合に真 |
| < | より小さい | A1<50 | A1が50より小さい場合に真 |
| >= | 以上 | A1>=80 | A1が80以上の場合に真 |
| <= | 以下 | A1<=80 | A1が80以下の場合に真 |
たとえば、IF関数と比較演算子を組み合わせて、「売上が100万円以上なら達成、それ未満なら未達成」などができるでしょう。
IF関数の基本について知りたい方は、下記をご覧ください。
IF関数の応用テクニック
IF関数は基本的に「ある条件が真か偽か」を判定するシンプルな関数ですが、実務では「3つ以上の条件を判定したい」「複数の条件を満たした場合のみ処理を実行したい」といったケースが多くあります。こうした高度な条件分岐を実現するには、IF関数の入れ子（ネスト）やIFS関数、AND・OR関数との組み合わせを活用することが有効です。
ここでは、それぞれの方法について見ていきましょう。
入れ子（ネスト）構造で3つ以上の条件を設定する
IF関数は通常、条件が「真（TRUE）」か「偽（FALSE）」かの2つに分岐しますが、IF関数の中にさらにIF関数を組み込むことで、3つ以上の条件を判定できます。
- IF関数の「偽の場合」の部分に、もう一つIF関数を入れる
- 条件を増やしたい分だけ、IF関数を入れ子にする
- 3つ以上の条件を判定する際に使われる
たとえば、テストの点数に応じて「優」「良」「可」「不可」と4段階に評価する場合、次のようにIF関数を入れ子にして記述できます。
下記の場合は、65点のため「可」です。
このように入れ子を使えば、細かい条件分岐を設定できます。
IFS関数で複雑な条件分岐をシンプルに書く
IFS関数は、複数の条件を簡潔に書くための関数で、エクセル 2016以降で使用できます。従来のIF関数の入れ子構造を使わずに、スッキリとした記述が可能です。
- 1つの数式内に複数の条件を指定できる
- IFS(条件1, 結果1, 条件2, 結果2, …) の形式で記述
- TRUE を最後に指定すると、すべての条件に当てはまらない場合の値を設定できる
たとえば、IF関数の入れ子を使った評価判定をIFS関数で書き換えると、次のようになります。
IFS関数を使うことで、入れ子のIF関数よりも読みやすくなります。ただし、エクセル2016より前のバージョンでは使用できない点に注意が必要です。
AND関数・OR関数と組み合わせる方法
IF関数では、一つの条件だけでなく「複数の条件をすべて満たす場合」や「どちらかの条件を満たせばよい場合」を設定することも可能です。その際に役立つのが、AND関数とOR関数です。
- AND関数は「すべての条件を満たす場合」に真を返す
- OR関数は「いずれかの条件を満たせば真を返す」
- IF関数と組み合わせることで、より柔軟な条件分岐が可能
たとえば、試験の成績で「筆記試験が80点以上」かつ「面接が合格」なら「最終合格」とする場合、AND関数を使って次のように記述します。
下記の場合、筆記試験が80点以上かつ面接が合格なので「最終合格」です。
また、「筆記試験が80点以上」または「面接が合格」のどちらかを満たせば「仮合格」とする場合、OR関数を使います。
下記の場合、筆記試験が80点以上ですが、面接が不合格なので「仮合格」です。
このようにAND関数・OR関数を組み合わせることで、複数の条件を簡潔に判定できます。業務では、売上データの分析や勤怠管理など、さまざまなシーンで活用できます。
実務で役立つIF関数の活用例
IF関数は、データを自動で分類したり、条件に応じた処理を行ったりするのに便利な関数です。実務では、売上管理、勤怠管理、経費精算など、さまざまな場面で活用できます。
以下の表に、具体的な業務シーンごとにIF関数の活用例をまとめました。
| 活用シーン | 条件の例 | IF関数の記述例 | 結果の表示 |
|---|---|---|---|
| 営業データの分類 | 売上が100万円以上なら「達成」、未満なら「未達成」 | =IF(B2>=1000000, “達成”, “未達成”) | 達成 / 未達成 |
| 勤怠管理 | 遅刻（出社時刻が9:00を超えた場合「遅刻」、それ以外は「定時」） | =IF(A2>”09:00″, “遅刻”, “定時”) | 遅刻 / 定時 |
| 経費精算 | 申請額が上限（5000円）を超えたら「承認不可」、以下なら「承認」 | =IF(B2>5000, “承認不可”, “承認”) | 承認 / 承認不可 |
| 顧客ランクの判定 | 購入額が10万円以上なら「VIP」、5万円以上なら「ゴールド」、それ未満は「レギュラー」 | =IF(A2>=100000, “VIP”, IF(A2>=50000, “ゴールド”, “レギュラー”)) | VIP / ゴールド / レギュラー |
| 成績評価 | 80点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」 | =IF(A2>=80, “合格”, “不合格”) | 合格 / 不合格 |
このようにIF関数を活用することで、データを自動的に分類し、業務の効率化を図ることができます。
IF関数と他の関数を組み合わせる方法
IF関数は単独でも便利ですが、他の関数と組み合わせることで、より高度なデータ処理や分析が可能になります。
ここでは、実務で役立つ方法について解説します。
COUNTIF・SUMIFと併用して条件に合うデータを集計する
COUNTIF関数やSUMIF関数は、特定の条件に合うデータの個数や合計を求めるのに便利です。IF関数と組み合わせることで、条件に応じた集計結果を表示できます。
- COUNTIF関数は、指定した条件に一致するセルの個数をカウントする
- SUMIF関数は、条件に一致するセルの数値を合計する
- IF関数と組み合わせることで、集計結果に応じた判定が可能になる
たとえば、「売上が100万円以上の件数をカウントし、3件以上なら『好調』、それ未満なら『改善が必要』と表示する」場合、以下のように記述します。
また、「特定の部署の経費合計が50万円以上なら『予算超過』、それ未満なら『問題なし』と判定する」場合は、SUMIF関数を活用して以下のように書きます。
このように、COUNTIF・SUMIFを使うと、大量のデータから条件に合うものだけを抽出し、集計結果に基づいた判定が可能になります。
IFERROR関数でエラー処理を行う
エクセルで計算を行う際、参照セルに誤った値が入っていたり、数式に問題があったりすると、#DIV/0! や #VALUE! などのエラーが表示されることがあります。IFERROR関数を使うと、エラーを別の値に置き換えて表示できます。
- #DIV/0!（ゼロで割り算したとき）などのエラーを回避できる
- エラーが出た場合に、指定したメッセージや値を表示できる
- IF関数と組み合わせることで、より柔軟なエラー処理が可能になる
たとえば、「売上を件数で割った平均単価を計算するが、件数がゼロの場合は『計算不可』と表示する」場合、以下のように記述します。
下記の場合、件数が0なので「計算不可」です。
その他のIF関数に役立つ関数を知りたい方は、下記をご覧ください。
IF関数・VLOOKUP関数・COUNTIF関数の違い
Excelには、データを処理・分析するためのさまざまな関数があります。その中でも、IF関数・VLOOKUP関数・COUNTIF関数 は、条件に応じたデータの抽出や分類、集計を行うのに便利な関数です。
以下の表に違いをまとめました。
| 関数名 | 主な用途 | 基本構文 | 具体的な使用例 |
|---|---|---|---|
| IF関数 | 条件に応じて異なる値を表示する | =IF(条件, 真の場合, 偽の場合) | 80点以上なら「合格」、未満なら「不合格」 → =IF(A1>=80, “合格”, “不合格”) |
| VLOOKUP関数 | 指定した範囲から条件に合うデータを検索する | =VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法]) | 商品コードを入力すると、対応する商品名を表示 → =VLOOKUP(A1, B2:D10, 2, FALSE) |
| COUNTIF関数 | 条件に合うセルの個数をカウントする | =COUNTIF(範囲, 条件) | 100点以上の点数がいくつあるかをカウント → =COUNTIF(A2:A100, “>=100”) |
IF関数は「条件に応じた判定」、VLOOKUP関数は「表から値を検索」、COUNTIF関数は「特定の条件を満たすデータの個数をカウント」する役割を持っています。どの関数も業務でよく使用されるため、それぞれの特徴を理解し、適切に活用することが重要です。
IF関数でよくあるエラーとその対処法
#VALUE! エラーは、数式内でデータ型が適切でない場合に発生します。たとえば、数値を扱うべきIF関数で文字列を参照している場合や、比較演算子の左右で異なるデータ型が使用されている場合に起こります。
解決策として、参照するセルのデータ型を確認し、必要に応じて数値に変換します。また、IFERROR関数を活用して、エラー時の代替表示を設定することも有効です。
#NAME? エラーは、関数名のスペルミスや、エクセルが認識できない変数を使用している場合に発生します。例えば、=IF(A1>50, “OK”, “NG”)と書くべきところを、=IFX(A1>50, “OK”, “NG”)と入力すると、このエラーが発生します。
一方、#REF! エラーは、参照しているセルが削除された場合に起こります。例えば、=IF(A1>50, “OK”, “NG”)を使用している状態でA1セルを削除すると、#REF! が表示されます。
対処法として、関数名のスペルを正しく入力すること、削除したセルを復元することが重要です。エラーを避けるために、可能であれば参照セルの範囲を固定することも有効です。
IF関数で条件に合わない場合、意図せず0が表示されることがあります。これは、IF関数の「偽の場合」の引数を省略したときに発生することが多いです。例えば、=IF(A1>=80, “合格”) のように記述すると、A1が80未満の場合は0が表示されます。
問題を防ぐには、「偽の場合」の引数を明示的に指定します。例えば、=IF(A1>=80, “合格”, “”)とすれば、条件を満たさない場合は空白が表示されます。
IF関数を使いこなして作業効率をアップしよう！
IF関数は、エクセルの中でも特に利用頻度が高く、条件に応じた処理を自動化できる便利な関数です。基本の使い方を理解すれば、売上や成績の判定、勤怠管理、経費精算など、さまざまな業務に活用できます。
さらに、IF関数を COUNTIF・SUMIF・IFERROR・AND・OR などの関数と組み合わせることで、より高度なデータ分析やエラー処理が可能になります。特に IFS関数 を使えば、複雑な条件分岐もスッキリと記述できます。
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