エクセルの共有は、個人のプライベート利用から企業の業務利用まで、さまざまな場面で使われています。特に、表・グラフの作成や個人情報・売上の管理、必要な計算機能の活用などにとても便利です。そこで、この記事では、エクセルを共有する方法について紹介します。
エクセルを共有するメリット
エクセルを共有（シェア）するメリットは、パソコン画面で一人しか見れなくても、共有することで複数人が見られるようになることです。例えば、自宅で業務をしているリモートワーク社員やフリーランスの方が作成したエクセルの表があり、すぐに確認したいときに有効です。
共有機能などを使えば、プリントアウトなどをせずとも即時チェックすることができます。仕事の管理に必要で「誰でも見られるようにする」ことは大きなメリットがあるのです。
エクセルを共有する方法7選
ここからは、エクセルを共有する方法について、定番の方法から意外な方法まで、厳選して7つ紹介します。
エクセルの共有機能
エクセルには、Excel 2019から登場したバージョンで「共同編集機能」を使うことができます。「共同編集機能」を使用するためには、ファイルをOneDriveにアップロードして、共有設定をすることです。この方法は閲覧だけでなく、複数人の同時編集が可能となります。
一方で、Excel 2019以前はゲスト参加の方法以外では共同編集できず、自分で設定して使うことができません。そこで、別の共有機能である「ブックの共有」という設定方法があります。複数ユーザーの編集ができないのはデメリットです。しかし、古い形式のエクセルしかインストールされていないパソコンでは、リボンのとこから共有を設定できます。
Microsoft 365
通常のMicrosoft Excelがパソコンにインストールするオンプレミス型だったのに対して、オンライン編集を前提としたMicrosoft 365が登場したことです。オンライン上で作成して、そのままエクセルを共有することができます。設定画面で「編集を許可する」を選んで適用するだけのため、共有には難しい知識も要りません。
ただし、Microsoft 365で作成するエクセルには、オンプレミスで使用するMicrosoft Excelの機能の一部が使えなかったりします。共有した際に、共有する相手と機能面で認識のズレがないかを先に確認する必要があるでしょう。
Googleスプレッドシート
Excelを共有する際に、Microsoft 365のようにオンラインサービスで共有することができる方法に「Googleスプレッドシート」があります。
使い方は、Googleが提供しているGoogle Driveに、ファイルをアップロードし、編集画面の共有設定から「一般的なアクセス」の「制限付き」から「リンクを知っている全員」を選択します。その後、閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者の3つから必要な共有内容に応じて選ぶだけです。共有リンクを相手に教えるだけで、閲覧や同時編集が可能になります。
ただし、Googleスプレッドシートはその名の通り、エクセルではなくスプレッドシートという扱いとなっているため、Microsoft Excelと機能が異なる点が多々あります。
その他、ファイル共有サービス
エクセルファイルをオンライン共有したいとき、さまざまな会社が運営しているファイル共有サービスを利用するのも1つの方法です。Microsoft 365やGoogleスプレッドシートにはエクセルの編集機能がありますが、共有して閲覧するだけなら、編集機能は必ずしも必要ではありません。
そこで例えば、クラウドタイプのDropboxやクリプト便、firestorageなどを使ってファイルを転送・ストレージ保存などが可能です。ただし、ファイル共有サービスは、セキュリティ面や料金プランなども慎重に確認する必要があります。
なぜなら、業務で使う場合には機密情報や顧客個人情報などを取り扱う場合もあり、情報漏えいを防ぐためのセキュリティが求められるからです。
電子メール
エクセルファイルの容量がそれほど大きくない場合は、電子メールを使用して共有（送信）することもできます。電子メールは基本的に送受信の容量が少なく、業務用の大きな容量ファイルは送信できないというデメリットがあります。
また、セキュリティ面にも不安があり、ファイル共有時にウイルス感染の問題が起きるなど、電子メールは近年使われなくなっています。ファイル共有サービスが普及する以前は、オンライン環境を使った電子メールでの送信やサイトへの直接ファイルアップロードが主流です。そのため、共有に電子メールを使う際は、リスクを踏まえて利用する必要があります。
外部ストレージ
作成したエクセルファイルを物理的な方法で共有する手段として、「外部ストレージのデバイス」（USBメモリやフロッピーディスク）を使用する方法があります。外部ストレージの特徴は、ファイルを一度、外部ストレージに保存して複製し、異なるOSデバイスに接続することで、ファイルを共有できる仕組みです。
外部ストレージの弱点は、バックアップを取らずに保存した場合、ファイルが破損したり、物理的にデバイスが壊れて情報が失われたりすることです。また、共有する相手がすぐ近くにいない場合は郵送や自分の足で届ける必要があります。そのため、即時ファイル交換が可能な方法に比べて、デバイス接続・解除の手間と運ぶ時間がかかります。
社内サーバーによる共有
共有方法の中には一般的にはあまり使われない、企業向けの共有方法もあります。それが、エクセルファイルをサーバーに置いて、社内で共有する方法です。同じ会社の社員とファイルを共有して閲覧や編集をすることに向いています。
しかし、社内サーバーによる共有は、同じ会社のサーバーネットワークに接続しないと共有できないというデメリットがあります。そのため、会社で業務をしている最中に共有するのには適していますが、外部の会社とのやり取りや自宅でリモートワークする場合には、共有できないことが欠点です。
エクセルを共有する際の注意点
エクセルを共有するときは、次のような注意点があります。まず、共有方法によって使える機能や共有範囲にばらつきがあることです。Microsoft 365やGoogleスプレッドシートは即時共有と編集が可能ですが、電子メールはファイル複製による即時共有のみ、外部ストレージでは、即時共有も編集もできません。
次に、Microsoft 365とGoogleスプレッドシート、他のファイル共有サービスでは、編集作業で共有できるサービスが限られます。例えば、Googleスプレッドシートで作成して共有リンクを教えた場合、相手もGoogleスプレッドシートで閲覧・編集作業をする必要があります。
Googleスプレッドシートで作成したファイルは、Microsoft 365で直接共有することはできません。別の媒体で共有するには、ダウンロードしたファイルを改めてアップロードする必要があります。そのため、どのサービスを使用してエクセルを共有するかは、事前に社内や取引相手と決めておくことです。これが決まっていないと、後からダウンロードとアップロードのし直し、利用サービスの新規登録などが必要になってきます。
エクセルを共有（シェア）する方法には注意点にも気をつけて利用しよう
今回は、エクセルを共有する方法について7つを取り上げました。エクセルの共有は業務を効率化して、手軽に閲覧や編集ができます。しかし、方法によっては編集共有ができなかったり、デメリットや注意点のある方法も少なからずあります。上記に注意して、自社に合った方法を選んでみましょう。
