エクセルは色々な目的で使用できますが、重要なデータを扱うこともあるでしょう。
その場合は、エクセルのファイルにパスワードをかけると良いです。
では、エクセルでパスワードをかけるにはどうすれば良いのか、詳しく解説していきます。
エクセルファイルのパスワードとは
ファイルを保護できるパスワード機能は、エクセルに標準で備わっています。
パスワードを設定するために、他のソフトと連携したり、機能をインポートしたりする必要はありません。
そして、エクセルファイルのパスワード機能には、4つの種類が用意されています。
エクセルファイルのパスワード1．読み取りパスワード
一般的に、エクセルのパスワード機能としてイメージされることが多いのは、読み取りパスワードです。パスワードがなければ、エクセルファイルを開くことができません。
当然、内容のコピーや編集なども不可能です。
よって、ファイルに保存してある情報を全て保護したい場合には読み取りパスワードを使用します。
エクセルファイルのパスワード2．書き込みパスワード
エクセルのパスワードでは、ファイルは開けるけれども、編集ができないようにすることもできます。それが、書き込みパスワードです。
ファイルを開く場合、パスワードを知らない人は、読み取り専用に限定されます。
したがって、ファイルの内容を無闇に編集されては困る場合に有効です。
エクセルファイルのパスワード3．シート保護のパスワード
エクセルでは、複数のシートを使用することが可能です。
シート保護のパスワードを使用すると、指定したシートだけを編集不可能にできます。
パスワードの対象になっていないシートは、編集可能です。
そのため、ファイルを共有相手に編集してもらいたいけれど、その中に編集されては困る部分がある場合に使用します。
エクセルファイルのパスワード4．ブック保護のパスワード
エクセルファイル内のブック構成を固定したいのであれば、ブック保護のパスワードを使用します。パスワードを知らない人は、通常通りエクセルファイルを開けますが、ブックの構成を変更できません。
非表示にしているシートの内容確認や編集も不可能なので、ファイルの一部を隠したい場合に効果的です。
エクセルファイルにパスワードをかける方法
エクセルのファイルにパスワードをかける場合、具体的な方法はパスワードの種類によって異なります。パスワードごとのやり方を確認していきましょう。
読み取りまたは書き込みパスワードを設定するやり方
読み取りパスワードと書き込みパスワードを設定するやり方は、ほぼ共通しています。
まずはエクセルを開いた状態で、
- 「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択
- 「ツール」から「全般オプション」を選択
- パスワード設定画面に移るので、自分で考えたパスワードを入力
設定画面では、読み取りパスワードと書き込みパスワードを両方入力できるようになっています。同時に設定しても良いですし、一方だけ入力しても問題ありません。
最後に確認のためにパスワードを再入力し、そのままファイルを保存します。
そうすると、パスワードがかかったエクセルファイルの完成です。
シート保護パスワードをかけるやり方
エクセルファイルにシート保護のパスワードをかける場合、
- 「校閲」タブを開く
- 「シートの保護」ボタンがあるので、使用したいパスワードを入力
パスワード入力画面の下にあるチェックボックスを使用すれば、制限する機能をカスタマイズ可能です。
ブック保護パスワードをかけるやり方
ブック保護のパスワードをかけたい時は、
- 「校閲」タブから「ブックの保護」を選択
- パスワードを入力
その時点の構成でブックが固定されるようになります。
一部のシートを非表示の状態にして、パスワードをかけるのであれば、先に非表示にしておきましょう。
エクセルファイルにパスワードをかけるメリットとは
エクセルのファイルにパスワードをかけることには、いくつかのメリットがあります。
具体的にどのようなメリットがあるのか、確認してみましょう。
限られた人だけがファイルの内容を見られるようになる
エクセルのファイルに読み取りパスワードをかけると、そのファイルはパスワードを知っている人にしか開けなくなります。
エクセルファイルは、共通のパソコンに保存したりクラウドなどで共有したりすることもあるでしょう。その場合、パスワードを知らない第三者は、ファイルの中身を見ることができません。できるのは、ファイルの削除やプロパティの確認程度です。
また、ブックの保護パスワードをかければ、ファイルは開けるけれども、その中の一部だけは閲覧不可にできます。そうして、情報を見せたい相手を限定できるのがメリットです。
情報の漏洩防止ができる
エクセルのファイルを誰かと共有する場合、ファイルが第三者の手に渡ってしまうことがあるかもしれません。ファイルが入っているUSBメモリを置き忘れたり、ファイルを添付したメールを誤送信したりするなど、考えられる状況は多いです。
そのような場合でも、エクセルファイルに読み取りパスワードをかけておけば、ファイルを第三者に開かれることはありません。ファイルの内容を閲覧できないため、情報の漏洩を防止できます。
ファイルの中身を改ざんされてしまうリスクが減る
エクセルのファイルが第三者の手に渡った場合、情報が漏洩してしまうだけでなく、改ざんされる恐れもあります。
ファイルにパスワードをかけておけば、改ざんのリスクを減らせるでしょう。
改ざん対策としては、読み取りパスワードだけでなく、書き込みパスワードも有効です。
また、ワークシートの保護パスワードを使用すれば、ファイル内の一部だけ、誰でも編集可能にすることができます。パスワードを知らない人が、重要な部分を編集することはできません。
ファイルを共有する相手による、改ざんの防止に使えます。
エクセルファイルのパスワードを忘れた時の対処法
エクセルのファイルにパスワードをかけたものの、パスワードを忘れてしまうこともあるでしょう。
原則として、パスワードを忘れたら、ファイルはパスワードを設定した本人にも開けません。
ただ、場合によっては、対処ができることがあります。
その対処法について、解説します。
パスワードを再設定する手順
忘れたパスワードがかかってロックされているエクセルファイルを、zip形式にすることで再設定ができるようになる場合があります。手順としては以下になります。
- ファイルのアイコンから形式を「zip」に変更
- zip形式に対応しているソフトで開き、「xl」ファイルの中の「worksheets」を選択
- その中にある任意のシートをメモ帳で開く
- 「<sheetProtection」から始まる部分を「>」のところまで削除
そうするとパスワードが削除された状態になるため、改めてパスワードの設定が可能です。
パスワードの種類によって、「<sheetProtection」の部分の表示が変わるので注意しましょう。
Microsoft社サポートへの問い合わせ
パスワードを忘れてしまった場合、エクセルを提供しているMicrosoft社のサポートに、問い合わせをしようと考える人もいるでしょう。
しかし残念ながら、エクセルのパスワードに関することは、Microsoft社のサポート対象外です。
問い合わせをしても、Microsoft社側でパスワードを解析したり、リセットしたりすることはできません。
パスワードを活用して重要な情報を守る
エクセルは非常に便利なソフトなので、重要な情報を扱う際に使っている人も多いでしょう。
その情報が誰かの手に渡ったり、悪用されたりすることを防ぎたいのであれば、パスワード機能を積極的に活用すると良いです。
4種類あるパスワードを使い分けて、効率的な情報保護を実践しましょう。
