エクセルで大きなデータを印刷する際、ページの区切り方が思い通りにならないことがあります。
しかし、特定の範囲を一ページに収めたい場合や、任意の場所で区切りたいときに改ページを使えば、印刷結果を自由に調節できます。
本記事では、印刷範囲のカスタマイズができる改ページの詳細や使い方についてみていきましょう。
エクセルの改ページとは？
一般的にいわれる改ページとは編や章、節などの区切りを指しますが、エクセルの場合は、印刷した際に一枚目と二枚目の用紙が分かれるページの区切りのことを指します。
エクセルでは、大量のデータを印刷する際に、印刷する用紙が二枚以上に分かれることがあります。
これは、データのサイズや印刷設定に基づいて用紙を分けるかどうかをソフトが自動的に判断していますが、改ページを使えばデフォルトの設定に縛られず、区切りの場所を自由にカスタマイズ可能です。
例えば、長い表を見やすい場所で区切り、重要な部分が別のページに分かれないようにするといった設定ができます。
また、ページの幅や高さに合わせて印刷する範囲を調節することで、必要な情報をきちんと一枚に収めることができ、無駄な印刷を減らすことも可能です。
プレビューを確認しながら操作することで、最適なレイアウトでデータを印刷できるため、資料作成やレポート提出の際に役立つでしょう。
エクセルで改ページプレビューに切り替える方法
ワークシートの表示は、デフォルトでは「標準」になっています。
改ページプレビューに切り替えるなら、表示タブの「ブックの表示」グループから「改ページプレビュー」のアイコンをクリックしましょう。
改ページプレビューでは、青い実線や点線がワークシート上に表示されます。
| 表示 | 説明 |
| 実線 | 印刷範囲 |
| 点線 | ページの区切り位置 |
| グレーの領域 | 印刷範囲外 |
ワークシート上に青い点線が表示されている場合は、そこを基準として複数枚の用紙で印刷されます。
また、ワークシートの表示は、画面右下に並んでいる3つのアイコンからも可能です。現在アクティブになっているアイコンはグレーアウトで表示されています。
エクセルで改ページを編集する方法
改ページプレビューでは、ワークシート上に表示されている点線をドラッグして実線まで移動させることで、印刷範囲を紙一枚に収めることができます。また、特定の位置でページを分けたい場合は、点線をドラッグして任意の場所に配置しましょう。
点線はソフトがデフォルトで挿入している区切りを示していますが、これを移動させると実線に変わり、新しいページ区切りとして反映されます。
改ページの挿入と削除
改ページの挿入は、追加したい行や列番号の上で右クリックして表示されるコンテキストメニューから「改ページの挿入」をクリックすることで行えます。
これにより、デフォルトでは用紙二枚にしか印刷できない設定であったとしても、三枚以上に印刷できるようになります。
また、削除は再度行や列番号の上で右クリックして表示されるコンテキストメニューから、「改ページの削除」をクリックして行いましょう。
同じコンテキストメニュー内にある「すべての改ページを解除」では、ワークシート内にあるすべての改ページが一括で削除されます。
エクセルに改ページが入っても見出しを表示する方法
エクセルで大規模な表を印刷した際に、二枚目以降のタイトルや見出しが切れて可読性が落ちてしまった経験を持つ方もいるでしょう。
以下の手順から印刷タイトル機能を反映させれば、二枚目以降の用紙にもタイトルや見出しを反映させられます。
- ページレイアウトタブの「ページ設定」グループから「印刷タイトル」のアイコンをクリックする
- 「印刷タイトル」の「タイトル行」もしくは「タイトル列」を選択して、対処の範囲をワークシート上でクリックする
- 「OK」ボタンで編集を確定する
これにより、二枚目以降の用紙になってもタイトルや見出しが表示されるので、可読性を保ったまま表を印刷できるでしょう。
エクセルを効率的に学習するなら
エクセルを効率的に学習するためには、自分に合った学習方法を選ぶ必要があります。特に、業務の中でエクセルを使う方にとって、短時間で必要なスキルを身に付けることが重要です。
エクセルを効率的に学習するのにおすすめの方法は以下の3つです。
- 書籍で学習する
- 講座を受講する
- 資格勉強をする
これらの方法で学習するメリットについてみていきましょう。
学習方法①書籍で学習する
エクセルの使い方を解説した書籍は数多く出版されており、初心者向けから中級・上級者向けまで幅広く用意されています。
自分に合ったレベルにあった書籍を見つけることで、内容が難しくついていけなかったり、逆に簡単すぎてスキルアップできなかったりといったリスクを排除できます。
しかし、書籍での学習は自由な反面、自己管理ができないとモチベーションの維持は難しく、学習を継続できません。
それでも初心者の第一歩として書籍はおすすめなので、まずは自分に合った一冊を見つけるところから始めてみましょう。
また、以下の記事ではエクセルを学習するためのコツについて解説しています。
さらに、エクセルを学ぶためにおすすめの教材もあわせて紹介しているので、どの書籍を選べばよいか迷ってしまう方は、ぜひ以下の記事も参考にしてみてください。
学習方法②講座を受講する
エクセルは使える機能が豊富に揃っているため、独学でマスターするには時間がかかります。そこでおすすめなのが、講座の受講です。
講座を受講することで、プロの講師から直接エクセルの使い方について学べるため、独学よりもハイスピードでスキルを身につけられます。
Excel基礎セミナー講習では、エクセルでデータ入力や表作成をするための基本的なスキルから、印刷レイアウトを整える実践的な方法まで幅広く学習できます。
特に、エクセルの印刷はつまずきやすいポイントの一つなので、気になる方はぜひExcel基礎セミナー講習を検討してみてください。
また、マクロやVBAを使ってエクセルの単純作業の自動化ができるようになりたい方は、Excelマクロ・VBAセミナーもおすすめです。
実務で使えるスキルを重点的に学びたい場合は、ぜひExcelマクロ・VBAセミナーもチェックしてみましょう。
学習方法③資格勉強をする
エクセルの学習目標として、資格試験の合格を目指すのもおすすめです。
エクセルにまつわる資格を取得することで、現在の職場での給与アップや、転職時のアピールにつながります。
エクセルでおすすめの資格はMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）です。MOSはMicrosoftが提供するOfficeソフトのスキルを証明できる国際資格です。
多くの企業で活かせる資格であるため、持っていることで自身の価値を高められます。
そんなMOS資格を効率的に学習したいなら、MOS短期集中講座がおすすめです。
MOS短期集中講座では、MOSに合格できるほどのスキルを身につけられる講座です。
Officeソフトに触ったことがない方でもついていける内容となっているため、初心者でも安心して受講できます。
確実にMOSに受かりたい方は、ぜひMOS短期集中講座でMOSの対策を行なってみてはいかがでしょうか。
エクセルで印刷をする流れ
エクセルで印刷を行う基本的な流れは以下のとおりです。
- ワークシートに印刷するデータをまとめる
- 印刷プレビューを確認する
- 位置と余白を整える
- 印刷する
これらの流れについてみていきましょう。
1.ワークシートに印刷するデータをまとめる
印刷したいデータをエクセルのワークシートに整理しましょう。印刷対象となる表やグラフが、ワークシート内に見やすく配置されているか確認します。
また、エクセルでデータをまとめる際に使われる表の作成方法については、以下の記事で解説しています。
基本的な表の作り方を押さえておきたい方は、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
2.印刷プレビューを確認する
印刷する前に、データがどのように印刷されるかを「印刷プレビュー」で確認しておきましょう。
印刷プレビューの画面は、Ctrl ＋ Pキーのショートカットを使うことで素早く開けます。
印刷プレビュー画面でデータがページ内に収まっているか、レイアウトが崩れていないかを確認してください。
3.位置と余白を整える
印刷プレビュー画面で見ると、位置や余白が不自然な場合が多いので、微調整を行います。
まず、印刷プレビュー画面の「ページ設定」ボタンをクリックしてダイアログボックスを開きましょう。
余白タブでは、上部にある「上下左右」から上下左右の余白を手入力で決められます。
しかし、単純に用紙の中心に要素を持ってきたい場合は、ページ中央の「水平」と「垂直」の項目にチェックを入れて、「OK」ボタンで編集を確定しましょう。
これで要素が中心に寄りましたが、まだ余白が広いので中の要素を拡大して余白を狭めます。再度「ページ設定」ボタンをクリックしたら、今度はページタブを開きましょう。
「拡大縮小印刷」の項目から「拡大/縮小」のラジオボタンをアクティブにします。右側にあるボックスから、用紙に収まるようにパーセンテージを調節してください。
矢印のアイコンをクリックすると、5ずつパーセンテージが変化します。
余白を調節できたら「OK」ボタンで確定します。プレビュー画面を見ながら納得いくレイアウトになるまで編集を繰り返しましょう。
4.印刷する
準備が整ったら、実際に印刷を行います。「印刷」アイコンをクリックし、部数やプリンターなどの設定内容を確認したうえで印刷を実行します。
今回は、シートの中身が用紙一枚に収まる場合の印刷手順を紹介しましたが、用紙が複数枚にまたがる場合は、改ページの調節も行いましょう。
エクセルの改ページについてのまとめ
本記事では、エクセルの改ページについて紹介しました。改ページは、エクセルの印刷設定で重要な要素の一つで、印刷時に用紙が複数枚にわたる場合、どこでページを区切るかを感覚的に調節できます。
自動で設定された区切りを自分で調節することで、印刷物が見やすく整理され、余白や用紙サイズに合わせて最適なレイアウト作成ができるようになります。
特に、レポートやプレゼン資料を印刷する際には、適切に改ページを設定することで、見栄えを向上させられるでしょう。
- エクセルを使って転職したい・基本操作を知りたい→Excel基礎セミナー
- エクセルでマクロやVBAを組み業務の負担軽減や効率化を図りたい→Excelマクロ・VBAセミナー
- エクセルの資格が欲しい→MOS対策短期集中講座
こちらから自分に合うエクセルの講座をお選びください。
