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営業で使えるメールテンプレ9選!営業メールを良いものに近づけよう

「営業でメールをやり取りするとき、毎回同じような文章を書くのが面倒」と感じている人もいるのではないでしょうか?

この記事では、使えるメールテンプレや営業でメールを使う時のマナー、悪い印象を与えてしまう営業メールについて解説します。

営業メールとは

営業メールとは、メールを活用して営業活動をすることです。
具体的には、メールで商品およびサービスを紹介する、または顧客とのアポイントメントを取る、サービス利用後のお礼やアフターフォローを行う時に使います。
営業メールは、直接面会して商談する場合や電話で営業する場合とは異なり、営業メールならではのメリット・デメリットがあります。

営業メールを使うメリット

営業メールを使うメリットは、時間帯を問わずに送信できるということです。
例えば、訪問で営業活動する時は、相手とスケジュールを合わせなくてはいけません。
電話を使う場合でも、やはり業務時間内など、電話を掛ける相手側の都合を考える必要があります。
しかし、メールを使えば時間帯を問わずに利用でき、受け取る相手も自分のタイミングでメールを開封することができるのです。

さらに、営業メールを利用すれば、時間を効率的に使うことができます。
例えば、電話や訪問の場合、一度の営業活動で必ず連絡が取れるとは限りません。
場合によってはなかなかタイミングが合わず、繰り返し営業活動を行う場合もあります。
しかし、営業メールであれば、一度メールを作成し、送信すれば同じ作業を再び行わなくても良いのです。
仕事をスピーディに進めたい人にもメリットが大きいといえるでしょう。

営業メールを使うデメリット

営業メールを使うデメリットとしては、受け取る相手にインパクトを与えにくいということです。
メールは適当に読み流されたり、もしくは未開封のまま削除されたりするケースも少なくありません。
そのため、訪問営業や電話営業と比較すると、成約率が下がってしまいがちです。
また、受け取り側が迷惑メールに設定している場合は、送信したメールすらも無駄になってしまいます。

さらに、メールの発信者側からは相手がメールを開封したか否かを知ることができないという点もデメリットです。
ちなみに、電話営業もしくは訪問営業と並行してメールを利用するケースも見られます。

営業で使えるメールテンプレについて解説

営業で使えるメールテンプレについて解説

営業メールを使う場合は、営業内容や送付先によって内容が異なります。
今からは、様々なシーンで活用できるメールテンプレを紹介するので、営業メールを作成する際の参考にしてください。

共通する営業メールの記載事項

どの営業メールも、冒頭文と文末に共通して記載する事項があります。
例としては、まず冒頭に、自社名と担当名、件名、送付先の会社名やクライアント名および担当者名を記載して、次に「いつも大変お世話になっております。○○会社の△△でございます。」という挨拶文を添えます。
文末には、送信者の名前や企業名、会社の住所および担当部署、電話番号、メールアドレス、ファックス、営業時間などを記載するのが一般的です。

既存顧客にアポイントを取る場合

既存の顧客にアポイントを取る場合は、冒頭文の後に、自社のサービスやサポートについての簡単な紹介、アフターサービスを利用した場合のメリットなどを記載します。
最後に、簡単なお礼文を添え、アポイント可能な日時を3~5件ほど挙げ、顧客の都合を尋ねてください。

新規顧客にアポイントを取る場合

新規顧客にアポイントを取る場合は、冒頭文に「突然のご連絡失礼いたします。」の一文を加え、自己紹介および、具体的な自社のサービス内容に、サービスを利用するメリット、導入事例を記載してください。
続いて、「自社のサービスにご興味がございましたら、直接お話をする機会をいただきたく存じます。」と記載し、最後に「ご多忙の中大変恐縮ですが、ご都合の良い日程をご教示いただけると幸いです。」、もしくは「何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」などの文章を添えましょう。

既存顧客へ新しいサービスを紹介する場合

既存顧客へ新しいサービスを紹介する場合は、冒頭文の後に、自社のサービスやサポートを利用するメリット、サービスを利用した場合のお得情報、具体的な利用者数およびサービス導入事例などを記載します。
続いて、サービスにつながるURLや連絡先のメールアドレスを明記してください。

問い合わせに対してお礼のメールをする場合

問い合わせに対してお礼のメールをする時は、冒頭文に「この度はお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。」という一文を添え、問い合わせに対する具体的な返信日時を記載します。最後は「ご不明点などがございましたら弊社までご連絡ください。」のような挨拶文を添えましょう。

営業後にお礼のメールをする場合

営業後にお礼のメールをする時は、冒頭文に続いて「この度は弊社のサービスを紹介する機会をいただき誠にありがとうございました。」と記載し、営業時に相談があった内容やサービスに関するURLなどを紹介します。
最後は、「ご紹介したサービスにご不明点、および疑問点などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」と書いてください。

成約後にお礼のメールをする場合

成約後にお礼のメールをする場合、冒頭文に「ご契約のお礼」という文を加えて、「本日は弊社の○○(サービス名)をご契約いただき誠にありがとうございました。
社員一同心よりお礼申し上げます。今後のサービスやアフターフォローに関しましては追ってご連絡差し上げますので、何卒よろしくお願いいたします。」と記載しましょう。

営業前日に確認メールをする場合

営業前日に確認メールを送る場合、冒頭文の後に「本日はお打ち合わせの前日のため、ご連絡させていただきました。」と記載し、時間や場所など具体的なスケジュールを箇条書きにします。
最後は、「それでは、明日の打ち合わせでお会いできることを楽しみにしております。」と記載してください。

休眠顧客に対してメールをする場合

休眠顧客に対してメールをする時は、冒頭文に「○月〇日に弊社のサービスをご購入いただきありがとうございました。
私はご購入時にお世話になりました○○社の△△でございます。」という文を加えてください。
続いて、自社のサービスにつながるURLや問い合わせ先のメールアドレスを明記し、「弊社のサービスにご興味がございましたらお気軽にご連絡くださいませ。」と記載しましょう。

営業でメールを使う時のマナー

営業メールで初めてアポイントを取る場合、サービス内容を分かりやすく伝えるようにしましょう。
例えば、自社のサービスがどのような問題点や課題を解決できるのか、サービスの利用者は具体的にどの程度存在するのかなどです。

その他には、分かりやすく端的な件名にする、先述した冒頭および文末のテンプレ文を必ず記載する、文章を分かりやすくまとめる、添付ファイルの容量、安全性などをチェックするなども挙げられます。

悪い印象を与えてしまう営業メール

悪い印象を与えてしまう営業メール

営業メールを送る場合、文章が簡潔すぎると印象が悪くなってしまいます。
例えば、文末が「かしこまりました。」、「承知いたしました。」のみで完了してしまうと、相手に冷たい印象を与えてしまいます。
悪い印象を与えないためには、最後に「この度は大変お世話になりました。」、「この度は弊社のサービスをご利用いただき誠にありがとうございます。」のような感謝の気持ちを込めた文章をプラスすると良いでしょう。

営業メールがビジネスメールの型式になっていない場合も悪い印象を与えます。
相手に分かりやすく簡潔に記載するのがビジネスメールなので、営業メールも同じ形式で記載しなければいけません。
ちなみに、ビジネスメールの基本は、まず宛名、挨拶、名乗りからスタートし、次に具体的な内容を書き、最後に結びの挨拶、署名を記載するという順番になっています。

メールテンプレを参考にして営業メールを作成しよう

営業メールは記載する内容や順番、文言などがほとんど同じなので、メールテンプレを利用すると効率的に営業メールを作成できます。
テンプレを使うと、記載漏れや間違いが少なくなるという点もメリットといえるでしょう。

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