技術提案書を的確に書いて案件を獲得したいけれど、書き方がわからずに悩んでいませんか。
初めて技術提案書を書くときには、どんな書き方をするというのかで迷いがちです。
この記事では技術提案書で大事なポイントを詳しく解説します。
技術提案書とは
技術提案書の書き方を考える上では技術提案書とはそもそも何なのかを理解して考えることが重要です。まずは技術提案書の基本的なポイントを押さえておきましょう。
技術提案書のポイント1．広義には自社の技術を生かす方法を提案する書面
技術提案書は広義ではクライアントにとって自社の技術を伝えて、採用すべきかどうかを判断するための書類です。
クライアントは必ずしも自社の技術を正しく理解しているわけではありません。
募集要項が出たときに応募書類の一つとして技術提案書が求められたときには、自社の技術を理解してもらうための書類としてわかりやすく作成することが重要です。
自社の技術を生かす方法を具体的に提案して、採用するメリットがあると考えてもらうように働きかけるのが大事です。
クライアントは必ずしも自社の技術を正しく理解しているわけではありません。
募集要項が出たときに応募書類の一つとして技術提案書が求められたときには、自社の技術を理解してもらうための書類としてわかりやすく作成することが重要です。
自社の技術を生かす方法を具体的に提案して、採用するメリットがあると考えてもらうように働きかけるのが大事です。
技術提案書のポイント2．狭義には土木建設などでプロポーザル入札方式の案件に入札する際の必要書類
狭義の技術提案書は公的な土木建設事業などで入札をする際の必要書類です。
プロポーザル入札方式の募集のときには用意しなければならない書類で、技術内容や費用などの詳細について審査を受けて採用されるかどうかが決まります。
プロポーザル入札方式の募集のときには用意しなければならない書類で、技術内容や費用などの詳細について審査を受けて採用されるかどうかが決まります。
プロポーザル入札方式には大きく分けると、
- 標準プロポーザル入札方式
- 公募型プロポーザル入札方式
- 簡易公募型プロポーザル入札方式
があります。どのケースでも必要な書類で、提出要請書をクライアントから受領した時点で速やかに提出するというのが一般的なプロセスです。
採用可否が技術提案書で大きく左右される可能性が高いため、決定打になるくらいの大事な書類という認識を持って作成することが必要になります。
技術提案書で大事なこと
技術提案書の書き方を考える上で大事なのは相手の立場に立って何を示したら採用したいと思うかを考えることです。技術提案書でどのような点を押さえておくと成功できるのかを詳しく見ていきましょう。
課題解決ができることを明確に示す
技術提案書を書くときにはクライアントの視点で課題を認識し、解決のために自社の技術を提案することが何よりも大事です。多数の入札があったときには比較して選ばれることになるので、目だって光る技術メリットがあったら採用されやすくなります。
クライアントの課題を十分に理解して、自社技術を最大限に生かせる方向性を示すことが大切です。
クライアントの課題を十分に理解して、自社技術を最大限に生かせる方向性を示すことが大切です。
実施方法を具体的かつ簡潔に記載する
技術提案書では実施方法を伝えることが欠かせません。
大事なのは簡潔にまとめて要点がわかるように実施方法をまとめて記述することです。
具体的でイメージをしやすいように計画を書くことが大切です。
技術提案書はクライアントの担当者が見てもわかるように書いていなければ、なかなか採用してもらえません。必ずしも相手は技術者ではないので、平易な言葉で完結に書くことが大事です。
大事なのは簡潔にまとめて要点がわかるように実施方法をまとめて記述することです。
具体的でイメージをしやすいように計画を書くことが大切です。
技術提案書はクライアントの担当者が見てもわかるように書いていなければ、なかなか採用してもらえません。必ずしも相手は技術者ではないので、平易な言葉で完結に書くことが大事です。
過去の実績があれば添えて提出する
技術提案書を提出するときには実績があると有利です。
過去に自社技術を使って成功した実績があれば、完結にまとめておくと信頼できる技術と認められます。過去の実績が多ければ多いほどメリットを理解してもらいやすくなります。
クライアント側からの許可を得られれれば、どのクライアントでどのような技術活用をしたのかを例示するのが効果的です。
過去に自社技術を使って成功した実績があれば、完結にまとめておくと信頼できる技術と認められます。過去の実績が多ければ多いほどメリットを理解してもらいやすくなります。
クライアント側からの許可を得られれれば、どのクライアントでどのような技術活用をしたのかを例示するのが効果的です。
効果的な技術提案書の書き方
実際に技術提案書を書く段階になると、何を記載したら良いかが悩みになりがちです。
ここでは技術提案書の書き方をより具体的に紹介します。
ここでは技術提案書の書き方をより具体的に紹介します。
技術提案書の書き方1．提案する技術の特徴を明確化する
技術提案書には技術の特徴を明確にして、他者との違いがわかることや、クライアントの課題解決になる根拠を具体的に示すことが重要です。提案した技術を選ぶベネフィットをはっきりとわかるように書くと採用してもらいやすくなります。
技術の特徴がわからないとクライアントは迷ってしまいます。
できる限りクライアントに合わせて具体的な書き方をするのが大事です。
技術の特徴がわからないとクライアントは迷ってしまいます。
できる限りクライアントに合わせて具体的な書き方をするのが大事です。
技術提案書の書き方2．工期や費用について明確化する
具体的な内容の技術提案書にするために大事なアプローチとして、工期と費用を数字にして明確化することが挙げられます。数字にして示すことで計画に合う工期で施工できるか、予算に合う費用で依頼できるかが明確になるからです。
他社との比較をしやすくなるという点でも重要になります。
具体的に数字が示されていないと不信感を抱かれてしまうこともあるので、できる限り工期や費用は数値化して技術提案書に表記しましょう。
他社との比較をしやすくなるという点でも重要になります。
具体的に数字が示されていないと不信感を抱かれてしまうこともあるので、できる限り工期や費用は数値化して技術提案書に表記しましょう。
技術提案書の書き方3．図表を使用して直感的にわかるようにデザインする
技術提案書では図表を使用するのも大事です。
直感的にわかるようにデザインするだけで採用される可能性は飛躍的に上がります。
契約後もわかりやすい図表を使って報告してくれると期待してもらえるからです。
技術提案書の時点で直感的なわかりやすさを重視すると採用される確率が上がります。
直感的にわかるようにデザインするだけで採用される可能性は飛躍的に上がります。
契約後もわかりやすい図表を使って報告してくれると期待してもらえるからです。
技術提案書の時点で直感的なわかりやすさを重視すると採用される確率が上がります。
技術提案書の書き方4．苦情・クレームを減らす商品の説明を入れる
技術提案書に工事中によくある苦情やクレームを減らす取り組みや具体的な商品の紹介を入れることでクライアントから高評価を得ることができるでしょう。
例えば、「揺れウォッチャー」という商品は、導入することで、近隣住民や環境に配慮した振動の管理ができるようになり苦情の削減につなげることが可能です。
技術提案をする際に、価格を抑えつつ苦情を減らせる取り組みとして、揺れウォッチャーが活用できることを紹介するとよいでしょう。
技術提案書を書くときの注意点
技術提案書を書くときには失敗しないための注意点があります。
書き方のコツとしても重要なポイントなので、以下の観点を考慮して作成しましょう。
書き方のコツとしても重要なポイントなので、以下の観点を考慮して作成しましょう。
フォーマットに従う
技術提案書はフォーマットが決まっていることがあります。
公的な土木建設工事の入札のときにはフォーマットがあるので、その中にガイドラインに従って収まるように記述することが何よりも大事です。
公的な土木建設工事の入札のときにはフォーマットがあるので、その中にガイドラインに従って収まるように記述することが何よりも大事です。
一般的な企業との相談での技術提案書でもフォーマットへの記述を求められることがあります。
逸脱してしまうと書類チェックの時点ではねられてしまうリスクがあるので、フォーマットを遵守して技術提案書を作成しましょう。
逸脱してしまうと書類チェックの時点ではねられてしまうリスクがあるので、フォーマットを遵守して技術提案書を作成しましょう。
理解しやすさを重視する
技術提案書はクライアントに合わせて理解しやすく書くことが非常に大切です。
理解してもらえなかったら採用してもらえることはないからです。
審査に携わっている人がどのようなレベルの人なのかを確認しておきましょう。技術者レベルの人が最初の審査に関わっているかどうかで記述すべき内容のレベルが変わります。
クライアントによって審査担当者は異なるので、情報調査をして的確なプロポーザルをできるように準備することが大事です。
理解してもらえなかったら採用してもらえることはないからです。
審査に携わっている人がどのようなレベルの人なのかを確認しておきましょう。技術者レベルの人が最初の審査に関わっているかどうかで記述すべき内容のレベルが変わります。
クライアントによって審査担当者は異なるので、情報調査をして的確なプロポーザルをできるように準備することが大事です。
デメリットも明記する
技術提案書はメリットを伝えてアピールするのが大事だと思われがちですが、デメリットも明記しておくことで信頼性に大きな影響があります。どのような技術でもデメリットはあるので、クライアントにデメリットも理解してもらった上で選んでもらいたいというスタンスを示すのは大事です。
他社に比べて劣っている部分をはっきり技術提案書に書き示すことがはばかられるなら、工期や費用が変わる要因を示すという方法もあります。
他社に比べて劣っている部分をはっきり技術提案書に書き示すことがはばかられるなら、工期や費用が変わる要因を示すという方法もあります。
クライアントの立場でデメリットになり得ることを厳選して技術提案書に記載しましょう。
技術提案書の書き方についてまとめ
技術提案書は広義か狭義かによって書き方に違いがあります。公的な入札をして案件を獲得することを目指すならフォーマットを重視して、要点をできるだけ簡潔に伝えましょう。
他のケースでは強みを明らかにわかりやすく書いて伝えることが大事です。
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