社員のスキルを管理し、生産性向上とリスクマネジメントを実現する教育管理システム。
コスト削減、社員のモチベーション維持にも貢献する画期的サービスです。
しかし、教育管理システムについて詳しく知らない企業もあるでしょう。
この記事では、教育管理システム、導入ステップ、利用するメリットについて解説します。
教育管理システムとは？
教育管理システムは、企業の人材育成効率化、課題解決を目的としたツールです。
現代ビジネスにおいて、人材育成は企業競争力の源泉といえますが、従来の方法では個々のスキル把握や計画的な教育の実施が難しく、課題が山積していました。
教育管理システムは、社員一人ひとりのスキルを可視化するともに、個性やウイークポイントまで分析し、個々の能力に合致した教育計画を作成・実行します。
教育管理システムの主な機能
教育管理システムの主な機能は以下の通りです。
- スキルマップの作成・管理
- 教育計画の作成・実行
- 資格・認定スキルの管理
スキルマップ機能は、必要なスキルとのギャップを分析し、効率的な人材教育を実現します。
教育計画の作成・実行機能は、個々の教育計画作成、進捗状況管理の迅速化に効果的です。
また、資格・認定スキルの管理機能は、公的資格や社内認定スキルの体系的な管理、スキル取得状況の可視化、必要なスキルの習得促進に効果を発揮します。
教育管理システムと学習管理システムの違い
教育管理システムと学習管理システムは、どちらも人材育成を支援するシステムですが、目的、管理対象、機能、対象者、導入効果などに違いがあります。
混同されやすい2つのツールの違いを分かりやすく表にまとめました。
| 項目 | 教育管理システム | 学習管理システム |
| 目的 | 人材育成計画、実行、管理 | 教材配信、学習進捗管理 |
| 管理対象 | 個人スキル、資格、教育履歴 | 学習コンテンツ、スケジュール |
| 機能 | スキルマップ作成、管理 | 受講進捗管理、テスト、評価 |
| 対象者 | 人事、教育担当者 | 生徒、講師 |
| 効果 | 生産性・人材定着率向上 | 学習効果向上、知識・スキル習得 |
近年、多くの企業では教育管理システムの導入が進められています。
そして、製造現場でも製品の企画、製造、保守までを管理するPLMと呼ばれるシステムが活用されています。
情報の一元管理による業務効率化など、教育管理システムとの共通点も多くあるシステムです。
以下の記事は、PLMについて詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
一方、PDMは、設計データの管理に特化した基盤システムです。
PDMは、PLMのように製品ライフサイクル全体の管理ではなく、設計にフォーカスしています。
PDMは、製品や設計データを一元管理し、部門間の情報共有をスムーズにすることで生産性の向上、企業の競争力強化に大きく貢献しています。PDMについては、以下の記事で詳しく記載しています。
教育管理システムの導入ステップ
従業員の研修歴やスキルを可視化できる教育管理システム。
教育管理システムの導入は企業にとって大掛かりな変革であるため、あらかじめ手順を把握したうえで計画的に推進していきましょう。
以下では、教育管理システムを導入する3ステップを紹介します。
- 現状分析と提案
- システム導入と教育
- アフターフォロー
STEP1. 現状分析と提案
教育管理システムの第一ステップは、企業の現状分析と提案です。
一般的には、まず担当者が企業を訪問し、現行の従業員教育の課題点を把握・分析します。
その後、企業の規模や事業内容、人材育成方針に基づいた定義を基に、最適なシステムを提案するという流れです。この段階で、導入後の具体的な運用方法まで検討します。
STEP2. システム導入と教育
続いて、提案に沿ってシステムを導入し、担当スタッフがシステムのインストールから初期設定までをサポートします。
その後、システム管理者向けと一般利用者向けに分けて、操作研修を実施。必要に応じて、実際の業務への適用方法に関する打ち合わせや質疑応答を行います。
STEP3. アフターフォロー
システム運用後も、定期的に操作方法の再教育や活用方法に関する研修を継続して実施します。
その他、運用体制の改善案の提示や、従業員教育プログラムの最適化のための専門的なアドバイスなどもサービスの一環です。
スムーズなシステム導入のためには、同一サービスで提案から運用支援までトータルサポートを受けましょう。教育管理システムを効果的に活用するために重要なポイントです。
教育管理システムのトラブルはカスタマーセンターに相談
教育管理システム運用中に不明点・問題点がある場合は、サービス提供企業のカスタマーセンターに相談しましょう。
一般的には、ウェブページ、メール、電話での問い合わせを受け付けています。
企業によっては年中無休でカスタマーサポートを実施しており、その他FAQや製品ガイド、オンライン講習会などを行うケースもあります。
教育管理システムは、アフターフォローの充実度も考慮して決定することが大切です。
教育管理システムを利用するメリット
効果的な人材育成に大きな効果を発揮する教育管理システム。
教育管理システムを利用するとさまざまなメリットがあります。
以下では、主なメリット5点について解説します。
- スキルマネジメントの効率化
- 教育情報の共有・分析
- 教育漏れの防止
- 従業員教育の時間効率向上
- 柔軟性の高い教育運営
メリット①スキルマネジメントの効率化
教育管理システムを導入することで、従業員の研修受講履歴や習得スキルを一元管理できます。
個々のスキルを見える化することにより、人材の適材適所が可能となり、ひいては人的資源の活用を最大限高められます。
例えば、緊急プロジェクトを実施する場合、教育管理システムを使えば特定のスキルを持つ従業員の選出・割り当てもスピーディです。
従業員のスキルギャップを把握し、必要なトレーニングを計画的に実施すれば、組織全体のスキルレベル底上げにもつながります。
このように、教育管理システムにより個々の成長をサポートすることで、組織全体の競争力向上を目指せるのです。
メリット②教育情報の共有・分析
多くの教育管理システムには検索・閲覧機能が備わっており、過去の教育情報や進行中の研修内容をスピーディにチェックすることが可能です。
過去、および現在進行形の教育実施状況を把握することで、データ分析が容易になり、教育運営の効率化が推進されます。
例えば、「研修内容の改善点を特定したい」という場合は、教育管理システムで特定期間の教育プログラム効果を分析すると良いでしょう。これは、効果的な教育計画立案にもつながります。
さらに、管理者間の情報共有も促進するため、組織全体の教育方針を統一し、一貫性のある人材育成を実現するためにも効果を発揮します。
メリット③教育漏れの防止
教育管理システムは、従業員のスキルや学習進捗状況を一覧で把握できるため、教育の漏れや遅れを早期発見できます。
例えば、新入社員研修やスキルアップ研修の進捗をリアルタイムで確認すれば、遅れている従業員に対して個別にフォローできます。
アラート設定機能がある教育管理システムを使えば、重要な教育イベントを逃す心配もありません。進捗状況の可視化は、対象である従業員自身で自己管理できるというメリットもあります。
教育漏れを防ぐことで、各従業員に必要な教育が浸透するとともに、組織全体のスキルレベルの均一化にもつながります。
メリット④従業員教育の時間効率向上
教育管理システムを使うと、従業員教育の時間効率向上の効果もあります。
教育管理システムの提供企業には、学習教材を同時に提供するケースも多いです。
例えば、学習教材の一つである動画で学ぶeラーニングや、場所を選ばず学習できるオンライン講座を活用することで、スキマ時間を使った学習が実現します。
eラーニングの自動採点機能を使えば学習進捗がスピーディになり、さらに評価作業の効率化、教育担当者の負担軽減にもつながります。
メリット⑤柔軟性の高い教育運営
教育管理システムを使い教育計画を一元管理することで、年間・月間の学習実施状況を容易に確認でき、教育の改善・見直しも柔軟にできます。
例えば、年度初めに設定した計画でも、個々の進捗や成果に応じてその都度修正することが可能です。過去の教育データを参考にしながら随時変更していけば、今後の計画精度向上効果に大きく貢献します。
教育計画に教育管理システムを活用することで、効果的かつ効率的な教育運営が実現します。
教育管理システムを利用するデメリット
教育管理システムを利用する場合、いくつかのデメリットも存在します。
以下では、主なデメリット2つについて解説します。
- 導入・運用コストの発生
- システム操作面の課題
デメリット①導入・運用コストの発生
教育管理システムを導入すると、導入・運用コストが発生します。
一般的には、ソフトウェアライセンス料やハードウェア費用、システム構築費用、データ移行費用などがあり、別途保守運用費用も必要です。
企業によっては導入コストで利用を断念するケースも見られますが、教育管理システムは提供企業によって価格が大きく異なります。
教育管理システム導入時には、複数企業から見積もりを取り、コストパフォーマンスの良いものを選択しましょう。コスト面と合わせてサービスの充実度をチェックすることも大切です。
デメリット②システム操作の課題
教育管理システムを導入するデメリットには、システム操作の課題もあげられます。
教育管理システム導入にあたり、利用者全員が操作方法を学ばなければいけません。
しかし、教育管理システムの取得は個々により差が生じやすく、場合によっては習熟に多くの時間を要する可能性もあります。
この課題を軽減するためには、インターフェースがシンプルで分かりやすいこと、そして導入前に十分研修することが重要です。また、有償のサポートサービスを利用するなど、事前にマニュアルを整備しておくと、教育管理システムの導入もスムーズに進みます。
教育管理システムの導入事例
それでは最後に、教育管理システムの導入事例を紹介します。
教育管理システムの利用を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてください。
中谷エネテック株式会社
中谷エネテック株式会社は、製油所や化学プラントの補修工事・建設工事、石油製品販売を手がける企業です。同社は以前まで、教育計画の作成や資格管理を紙やExcelで行っていました。
Excelマクロの操作も特定の担当者に依存し、データも一元化されていないため非効率な状況でした。導入のきっかけは、新型コロナに伴う出張工事の増加により、全社横断での教育実施が困難になってきたためです。
導入したのは教育管理システムと教育計画・実行の一元管理サービスで、カリキュラムの受講からオンラインテスト、得点記録までの一連の流れが迅速に処理できるようになりました。同時にスキル認定や資格管理の一元化、情報検索の効率化も実現しています。
教育管理システム導入後は、パソコンとネット環境があれば時間や場所を選ばずに受講できるようになったため、教育の質と効率も大幅に向上しました。加えて、未受講者に自動送付されるリマインドメールにより、教育の抜け落ちも防げるようになっています。
教育管理システムについてまとめ
教育管理システムは、導入することでスキルマネジメントの効率化や教育の漏れ防止などのメリットがありました。教育管理の充実は、従業員定着率向上、業務効率化、生産性向上にもつながります。
近年、各業界で人材不足が深刻化し、「限られた人材をいかに有効活用するか」という点に注目が集まっています。
企業の未来を築くためにも、教育管理システムを活用した効果的な人材教育・管理を企業運営に取り入れていきましょう。
