エクセルで資料作成する際に、「PDF貼り付け」をしたい場面があるかもしれません。しかし、いざPDFを貼り付けようと思ってもやり方がわからなかったり、貼り付けても画像がぼやけてしまったりと、お困りの方が多いのではないでしょうか。
今回は、エクセルにPDFを貼り付ける方法と、ぼやけてしまった時の対処法、PDFのデータを取り込む方法について解説します。エクセルのPDF貼り付け方法をマスターしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
そもそもPDFファイルとは？
PDFは、「Portable Document Format」の略で、紙に印刷した時と同じレイアウトで文書を保存できるファイル形式です。WordやExcelといったソフトで作成した資料は、開く端末にソフトが入っていないと開けません。
しかし、PDFであれば、開く端末にソフトが入っていなくても開けます。加えて、レイアウトが崩れないため誰もが同じ情報を共有できる点や、比較的修正・改ざんをしにくい点がメリットといえるでしょう。
WordやExcelで作成したファイルをPDFにする方法
PDFに変換したいファイルを開き、「名前をつけて保存」から、ファイルの種類を「PDF」に変更するだけで簡単にPDF化できます。ぜひ活用してみてください。
エクセルにPDFを貼り付ける方法3選
それでは、エクセルにPDFを貼り付ける方法についてみていきましょう。エクセルにPDFを貼り付ける方法として、以下の3つが挙げられます。
- PDFファイルをオブジェクトとして挿入
- PDFファイルを画像にして貼り付ける
- PDFアイコンを貼り付ける
1つずつ詳しく解説します。
PDFファイルをオブジェクトとして挿入
まずは、PDFファイルをオブジェクトとして挿入する方法について解説します。この方法では、「Adobe Acrobat Reader」のインストールが必須となります。
持っていない方は、下記のURLからインストールしましょう。
https://www.adobe.com/jp/acrobat/pdf-reader.html
無料版で問題なく使用できるため、無料版を選択しダウンロードしてください。エクセルにPDFファイルを挿入する手順は以下の通りです。
- 「挿入」タブから「テキスト」の中にある「オブジェクト」を選択する
- 「ファイルから」をクリックする
- 「参照(B)」をクリックして、エクセルに貼り付けたいPDFを選択し「挿入」ボタンをクリックする
- 「OK」ボタンを押すとPDF貼り付け完了
- サイズや設置場所を調整する
この方法で貼り付けたPDFは、ダブルクリックにて原本を閲覧することができます。資料内で、PDFの内容を共有したい場合に活用すると良いでしょう。
PDFファイルを画像にして貼り付ける
つづいて、PDFファイルの一部を画像に変換して貼り付ける方法を紹介します。PCのスクリーンショット機能を使えば、簡単に使いたい部分だけを貼り付けられます。
PDFファイルを画像にして貼り付ける手順は以下の通りです。
- エクセルに貼り付けたいPDFを開く
- 画像にしたい部分を表示した状態でスクリーンショットを撮影する
- 「挿入」タブの「図」から「画像」を選択する
- 「セルに配置(I)」もしくは「セルの上に配置(O)」を選択する
- 画像の挿入元として「このデバイス」をクリックし、貼り付けたいスクリーンショットを選択し、「挿入(S)」ボタンを押す
- エクセルへPDF（画像）の貼り付け完了
PDFファイルを画像にして貼り付けるメリットは、オブジェクトで貼り付けるよりも鮮明でわかりやすい点です。ただし、画像にした場合は、ダブルクリックをしても原本に飛ぶことができません。エクセルからPDF原本に誘導したい場合は、適宜ハイパーリンクを設置すると良いでしょう。
PDFアイコンを貼り付ける
つぎに、エクセルにPDFのアイコンを貼り付ける方法を解説します。手順は以下の通りです。
- 「挿入」タブの「テキスト」内にある「オブジェクト」を選択
- 「ファイルから」を選択し、「参照(B)」ボタンからエクセルに挿入したいPDFを選択し「挿入(S)」ボタンを押す。
- 「アイコンで表示(A)」にチェックを入れて、「OK」ボタンを押す。
- エクセルにPDFアイコンの貼り付け完了
端末に「Adobe Acrobat Reader」がインストールされていれば、アイコンをダブルクリックすることでPDFファイルを開くことができます。エクセル内にシンプルにPDFファイルを設置したい時には便利です。
上述したように、エクセルにPDFを貼り付ける方法は3つあります。
PDFをオブジェクトとして貼り付けておくと、どのようなPDFファイルかが一目でわかります。また、画像として貼り付けることで必要な箇所だけを共有できます。さらに、取扱説明書のような、見たいときに開くタイプの資料であれば、PDFのアイコン設置をすることで見た目がすっきりとした資料となることでしょう。
資料として、PDF内の情報をどのように取り扱うかによって、エクセルへの貼り付け方法を選択しましょう。
エクセルにPDFを貼り付けた時アイコンになったときの対処法
エクセルにPDFを貼り付けた時に、PDFの内容を表示させたいのにアイコンが表示される場合は、表示設定を確認してみましょう。エクセルに貼り付けたPDFがアイコン表示されてお困りの方は、以下の方法をお試しください。
- 挿入タブ<テキスト<オブジェクトの順で選択
- 「オブジェクトの挿入」というダイアログボックスが表示されたら、「ファイルから」タブをクリックする
- 「アイコンで表示(A)」にチェックがはいっていたら外す
「アイコンで表示(A)」のチェックを外し、再度オブジェクト貼り付けを行うと、PDFデータの1枚目のプレビュー画面が貼り付けられるはずです。
エクセルにPDFを貼り付けてぼやける時の対処法
つづいて、エクセルにPDFを貼り付けた際に、ぼやける時の対処法について解説します。PDFがぼやけてしまう時の対処法は以下の2つです。
- エクセルの初期設定を変更する
- PDFのスクリーンショットを撮影し、画像として貼り付ける
1つずつみていきましょう。
エクセルの初期設定を変更する
前述したように、エクセルにPDFを貼り付ける方法は3つあります。
PDFをオブジェクトとして貼り付けた場合、ぼやけて見えることが多くあるでしょう。それは、エクセルに貼り付けられた画像のファイルサイズが大きいと、データのやり取りに支障をきたすことから、あらかじめ画像の解像度に制限がかかっているためです。
ファイルを小さくすることよりも、PDFの画質を優先したい場合は、初期設定を変更してみましょう。初期設定を変更する手順は以下の通りです。
- 「ファイル」タブからその他<オプション<詳細設定の順でクリックする
- 「イメージのサイズと画質(S)」から、2行目にある「ファイル内のイメージを圧縮しない(N)」にチェックを入れる
この手順を踏むことで、PDFをオブジェクトで挿入した際のぼやけが軽減されるかもしれません。
PDFのスクリーンショットを撮影し、画像として貼り付ける
よりぼやけの少ないPDFを挿入したい場合は、PDFのスクリーンショットを画像として貼り付ける方法がおすすめです。手順は「エクセルにPDFを貼り付ける方法3選」の中の「PDFファイルを画像にして貼り付ける」にて解説しているのでご参照ください。
ただし、PDFを画像として貼り付けると、ぼやけが軽減される一方で、PDF原本へのアクセスができない点がデメリットといえるでしょう。社内での情報共有であれば、画像にハイパーリンクを設置して、画像をクリックすれば原本にアクセスできるように設定をしておくのも1つの方法です。
エクセルにPDF内のデータを貼り付ける方法
PDFはソフトがなくても開けるファイル形式であり、共通の情報を共有するツールとしてはとても便利です。しかし一方で、WordやExcelのように内容を簡単に変更できない点がメリットでありデメリットでもあります。PDFファイルは内容を修正できない仕組みであることから、PDF内のデータを使いたい場合には不便さを感じることでしょう。
ここでは、エクセルにPDF内のデータを貼り付ける方法を紹介します。
- PDFのデータを貼り付けたいエクセルを開く
- 「データ」タブから「データの取得」「ファイルから」「PDFから」の順番で選択する
- データを引用したいPDFを選択し、「インポート(M)」ボタンを押す
- 取得したい範囲を選択し、「読み込み」もしくは「データの変換」ボタンを押す
- エクセルにPDF内のデータ貼り付け完了
手順4にて「データの変換」を選択すると、エクセルに貼り付ける前に、不要な列を削除するなどの微修正が行えます。
エクセルにPDFを貼り付ける方法についてまとめ
今回は、エクセルにPDFを貼り付ける方法について解説しました。「オブジェクトとして挿入」「画像として挿入」「アイコンとして挿入」の3つの中から、適した方法を選んで、わかりやすい資料を作成しましょう。
エクセルにPDFを貼り付ける方法についてお困りの方は、ぜひこの記事を参考に、やり方を習得してみてください。
