エクセルは、データの整理や計算を簡単に行える便利なツールです。
しかし、使える機能が多かったり、関数の理解が難しかったりすることで、苦手意識を持っている方も多いでしょう。
本記事では、初心者でも使いこなせるようにエクセルの基礎知識や機能について解説していきます。
エクセルの基礎知識
エクセルは、Microsoft社が提供している表計算ソフトです。データの集計や表・グラフの作成を得意としています。
また、関数を使えば簡単な計算から複雑な計算までを自動で行ってくれるため、ミスの減少や作業効率の向上効果も期待できます。
エクセルはさまざまな企業で取り入れられているソフトです。そのため、就職や転職をするうえでエクセルの基礎的なスキルを持っているかどうかは重要な要素となるでしょう。
エクセルの画面構成の基礎
これからエクセルの基礎学習を進めていくうえで、画面構成の名称や使い道を知っておかないと効率的にスキルは身につきません。
以下のエクセルの基礎的な画面構成について確認していきましょう。
- クイックアクセスツールバー
- タブ
- リボン
- 名前ボックス
- 数式バー
- 列番号
- 行番号
画面構成①クイックアクセスツールバー
クイックアクセスツールバーは、使用頻度の高いツールをいつでも呼び出せるように登録して表示しておけるバーです。
初期設定では「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」の3つが登録されています。
画面構成②タブ
タブは、各機能にアクセスするための見出しです。設定を変更することで、追加もできます。
画面構成③リボン
リボンは、各タブをクリックすることで開く領域を指します。タブに対応した機能が格納されており、それぞれのアイコンをクリックすることで利用できます。
画面構成④名前ボックス
名前ボックスは、選択されているセル番地が表示されるボックスです。任意の名前に変更することもできます。
画面構成⑤数式バー
数式バーは、入力されている文字列や数字が表示されるバーです。バーに直接文字列や数値を入力することもできます。
画面構成⑥列番号
列番号は、列を割り当てられているアルファベットを指します。列の選択や確認に使われます。
画面構成⑦行番号
行番号は、行を割り当てられている数字を指します。行の選択や確認に使われます。
エクセルで使える基礎的な機能
エクセルで使える基礎的な機能として以下の3つが挙げられます。
- 計算機能
- 関数機能
- 表・グラフ機能
これらの基礎機能について確認していきましょう。
機能①計算機能
エクセルでは、セルに数式を入力することで簡単な計算ができます。以下の表はエクセルで四則演算ができる基礎的な数式です。
| 四則演算 | 数式 |
| 加算 | =1+1 |
| 減算 | =1-1 |
| 乗算 | =1*1 |
| 除算 | =1/1 |
計算式を使う際は、式の前に「=」をつける必要があります。
また、計算に使う数値は直接入力しなくても、セルをクリックすることでそのセルに入力されている数値が自動的に反映されます。
そのため、セル同士の計算をしたい場合は、セルをクリックして数値を参照するようにしましょう。
機能②関数機能
エクセルの大きな特徴として、関数を使える点が挙げられます。関数は複雑な計算を簡単に行うための機能です。
関数にはそれぞれ固有の構文があり、その構文を指定することで指定した関数を利用できます。
関数の指定は基本的に「=関数名(引数1,引数2,引数3)」の形式で行います。
関数名の中に入力する引数は、計算の元となる数値や文字列のことです。引数が複数になる場合は「,」区切りで追加していきます。
機能③表・グラフ機能
エクセルでは、データを元に表やグラフを作成できます。表やグラフを活用することで、データの視覚化と分析を簡単に行えます。
表機能では、データの整理やフィルタリング、並べ替えができ、見やすく整った表を作成可能です。
一方、グラフ機能では、棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、さまざまな種類のグラフを作成できるため、データを視覚的に表現できます。
これにより、データの傾向やパターンを一目で把握しやすくなるので、データの分析が捗るでしょう。
エクセルの基礎的な関数
エクセルではさまざまな関数を使用できますが、そのなかでも基礎的な関数である以下の関数について見ていきましょう。
- SUM関数
- AVERAGE関数
- IF関数
- DATE関数
SUM関数
SUM関数は、指定した数値やセル範囲の合計を求めるエクセルの基礎的な関数です。複数のセルに入力された数値を一括で合計できるため、手動で計算する手間が省け、ミスのリスクも軽減できるでしょう。
SUM関数は「=SUM(数値1,数値2,…)」の構文で使用できます。例えば、「=SUM(1,2)」と入力すれば、1+2の合計が表示されます。
また、引数の区切りを「:」にすることで範囲指定も可能です。「=SUM(A1:A5)」と入力すれば、セルA1からA5までの数値を合計した結果が表示されます。
SUM関数は日々の業務で頻繁に使用される便利な関数の一つといえるでしょう。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、指定した数値やセル範囲の平均値を求めるエクセルの基礎的な関数です。データの平均を簡単に算出できるため、テストの平均点やコストの平均値を割り出したい場合などに活用できるでしょう。
AVERAGE関数は「=AVERAGE(数値1,数値2,…)」の構文で使用できます。例えば、=AVERAGE(1,2,3)と入力すれば、1、2、3の平均値が表示されます。
また、範囲指定も可能で、「=AVERAGE(A1:A5)」と入力すれば、セルA1からA5までの数値の平均値を計算して表示可能です。このように、AVERAGE関数は日常的なデータ分析にも役立つでしょう。
IF関数
IF関数は、指定した条件に基づいて異なる処理を行える関数です。条件が真であれば特定の値を返し、偽であれば別の値を返すため、条件によってデータ処理を分岐させたい場合に便利です。
IF関数は「=IF(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値)」の構文で使用します。例えば、「=IF(A1>80, “合格”, “不合格”)」と入力すれば、セルA1の値が80より大きければ「合格」、そうでなければ「不合格」と表示されます。
IF関数を使うことで、簡単にデータの分類が可能です。
DATE関数
DATE関数は、指定した年、月、日を基に日付を生成できる関数です。日付を自動的に生成することで、正確な日付データを扱えるのがメリットです。
DATE関数は「=DATE(年, 月, 日)」の構文で使用できます。例えば、「=DATE(2024, 8, 26)」と入力すれば、2024年8月26日の日付が表示されます。
また、ほかの関数と組み合わせて動的に日付を生成できるため、日付の計算を行う際にも有効です。うまく活用することで、日付管理やスケジュール作成に役立つでしょう。
エクセルで基礎的な表を作る方法
エクセルで基礎的な表を作るには、データの入力と関数を使った計算、見た目の調整が必要です。表作成の手順について見ていきましょう。
1.見出しとデータを入力する
まずは、縦軸と横軸に設定する見出しと、中身のデータを入力します。
このとき、表の中身が文章になる場合は、比較したいものを横に並べて、中身が数値のみの場合は比較したいものを縦に並べると見やすい表になるでしょう。
2.関数で計算する
データを計算した結果を表内に表示したい場合は、関数を使いましょう。
今回は、売り上げの合計を表示する項目を作っているので、SUM関数を使って計算結果を表示させます。
まず、結果を表示させたいセルを選択して、「=SUM(」と入力します。続いて、加算したいデータを含んでいるセルをすべてドラッグで選択しましょう。
ドラッグできたらEnterキーで確定することで、選択した範囲の結果を対象のセルに表示させられます。
関数を入力できたら、オートフィルを使ってほかのセルにも関数を反映させましょう。
また、オートフィルがどのような機能かわからないという方は、以下の記事を参考にしてみてください。オートフィル機能の特徴や基礎的な使い方について解説しています。
3.見た目を整える
表の中身ができたら、外側を整えていきます。まず、見出しをわかりやすくします。
見出しを選択した状態でホームタブの「フォント」グループにある「太字」をクリックして、文字を太字に変換しましょう。
続いて、同じフォントグループから「背景色」を選択して任意の色をつけます。
このとき、背景色に合わせて文字色も変えることで、より見やすい表になるでしょう。
最後は表全体を選択して、フォントグループの「罫線」から「格子」を適用してください。
すると、表示全体に格子状の罫線がついて、一目で表とわかる形状になります。ほかにも、文字を中央寄せにしたり、数値の桁が大きければ区切り桁を適用したりすることで、表の見やすさはさらに向上するでしょう。
エクセルで基礎的なグラフを作る方法
エクセルでは元となるデータがあれば、簡単にグラフを作成できます。エクセルで基礎的なグラフを作る方法について確認していきましょう。
1.表を作成する
グラフの元となるデータを作成します。今回は、画像のような売り上げの推移を表した表を作成しました。
2.グラフに変換する
グラフにしたい表をドラッグで選択したら、挿入タブにあるグラフグループから「おすすめグラフ」を選択しましょう。
おすすめグラフには、さまざまな種類のグラフがあるので、好きなグラフを選択してください。
今回は、折れ線グラフを選択しました。
すると、表のデータを反映した折れ線グラフが自動的に作成されます。
また、作成した折れ線グラフを編集する方法や、元データが更新された際にグラフの連動して更新させる方法などについては、以下の記事で解説しています。
エクセルで折れ線グラフを作成する際は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルの基礎は講座で学ぼう
エクセルの基礎は、独学よりも講座で学ぶ方が効率的です。Excel基礎セミナー講習では、グラフの作成や関数の使用を通じて、エクセルの基礎を重点的に学べます。
そのため、これからエクセルを始めようと思っている方や、独学ではスキルが身につかなかったというようなエクセル初心者におすすめです。
また、基礎から抜け出して、少し高度なエクセルのスキルを身につけたいなら、Excelマクロ・VBAセミナーをチェックしてみてください。
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エクセルの基礎についてのまとめ
今回は、エクセルの基礎について紹介しました。エクセルは多機能なソフトのため、ストレスなく使いこなすには基礎をしっかり押さえておく必要があります。
実際に表やグラフを作ったり、関数を用いて計算をしてみたりして、ソフトの扱いに慣れるところから始めましょう。
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