エクセルの作業は機能を使い分けることで、作業効率を大幅に上げることが可能です。そこで今回は、作業効率の向上に繋がるドロップダウンの特徴を紹介すると共に、作り方や代表的な活用方法について解説していきます。
エクセルのドロップダウンリスト(プルダウン)とは
プルダウンと呼ばれることもあるドロップダウンリストは、予め作成しておいたリストを選択することで瞬時にデータ入力ができる機能になります。エクセル作業を行うに当たって、頭を悩ませる人も多いのが項目ごとのデータ入力です。従来の担当者が一つひとつ手作業で入力する方法では、時間が掛かる上にケアレスミスによるやり直しが起きるケースも少なくありません。ドロップダウンリストの機能を利用すれば、誇示脱字のミスがなくなり作業時間も大幅に短縮することができます。用意されているリストを選ぶだけなので、経験の浅い人でも作業に携われる点も強みの一つです。
エクセルでドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方
リストの作り方は大きく分けて項目リストと入力値の二種類です。作業の効率化という得られるメリットは同じですが、それぞれ作成の手順が異なります。ドロップダウンリストを作る時はそれぞれの特徴を良く理解した上で、必要に応じて使い分けなくてはいけません。
項目リストを準備する作成方法
項目リストによる作成は、文字通り予めリストを作ってから行う形になります。作成に若干の手間と時間が掛かる分、膨大なデータ入力を行う作業で高い成果を発揮できるのが強みです。
初めにドロップダウンリストに表示させたいデータを入力します。この時点で入力ミスがあると、その後の作業が意味をなさなくなるので慎重に行わなければいけません。入力を終えたら画面右上部分にあるデータ入力規制のアイコンをクリック、表示された項目の中から設定、リストの順に選択していきます。次に設定の表示画面にある元の値の矢印部分をクリックして正しく反映されていることを確認できたら完了です。使う時は、セル部分のクリックで表示されるリストの中から該当する項目を選ぶ形になります。ドロップダウンリストを作成したセルには別の情報を上書きすることはできません。
入力値を利用した作成方法
入力値の利用したドロップダウンリストの作成は、情報量が少ない作業に適しています。事前に行う準備の手間が少なく、初心者でも比較的容易にできるのが特徴です。画面の右上にあるデータ入力規制のアイコンのクリック、設定を表示させてリストを選ぶ手順までは項目リストと同じです。次に設定を選択した時に表示される元の値の欄にドロップダウンリストに表示させたい項目を入力していきます。
半角での入力が基本で、全角では認識されないので注意が必要です。入力する項目が複数ある場合はカンマで区切らなくてはいけません。区切らないまま続けて入力したり、スペースなど間違った区分けをすると正しく表示されずリストを作成しても使うことができなくなります。表示させたい項目を全て入力し終えたらOKをクリックして完了です。使う時も項目リストと同じように、セル部分のクリックで表示される項目から該当するデータを選択する流れになります。
エクセルのドロップダウンリストの活用方法
作成したドロップダウンリストは、基本となるデータ入力だけに使う物ではありません。使い方次第で様々な作業に活用することができます。
カレンダーの日付入力
いくつかある活用方法の中で利用者が多いと言われているのが日付の入力です。商品の入出管理をエクセルで行っている場合、その都度取引した日付を入力しておかなくてはいけません。物流関係のように1日に何度も取引を行う業種では、単純な日付入力ですら面倒な作業になりがちです。カレンダーをドロップダウンリストで作成しておけば、余計な手間を省くことができます。やり方はAのセルに西暦、Bに月、Cに日にちといったようにそれぞれの項目に必要な数字を入力するだけです。見栄えを良くしたいのであれば、数字と年月日の漢字表記を別のセルで分けるというやり方もできます。
視認性を高める色と枠の活用
エクセルによる表作成は、入力するデータが多くなるほど視認性が悪くなりやすいのがデメリットです。作業の効率化を図るためにも、作成者はもちろん、第三者が見てもわかるように視認性を高めていくことが重要になります。視認性を高める有効な手段の一つが色と枠の活用です。ドロップダウンリストに色を付けることで、視認性を大幅に向上させられます。やり方はリストが使われているセルをドラッグして画面右上ににある条件付き書式をクリック、表示された項目から新しいルールを選択するだけです。新しいルールの項目を選ぶとドラッグした部分を塗りつぶせるようになるので、希望するカラーを選べば色分けできるようになります。作業中の物を白のまま、完了した部分に色を付けるといった分け方をすれば進行状況を一目で理解することが可能です。
ミスの予防に繋がるエラーメッセージ設定
ドロップダウンリストには、入力された数値が設定と異なった場合にエラーを表示させる機能も備わっています。主な使い方して挙げられるのが、予め設定された範囲外のデータが入力された段階でエラーが表示させて作業をストップさせるなどです。この機能を使えば、企業が商品を購入した消費者にアンケートを取る時に間違った不正な情報を入力させないようにできます。設定ははデータ入力規制の項目で細かく決めることが可能です。
顧客管理を便利にするセルの連動
商品の販売やサービスの提供など消費者を対象とした事業を行っている企業にとって、顧客の情報管理は重要なポイントです。ドロップダウンリストの連動機能を活用すれば、住所や氏名などの顧客のデータを新規で作成する作業を効率化できます。作成済みのドロップダウンリストの中から必要な情報を選択した後、データ入力規制のリストを選ぶだけです。住所を連動させるなら元の値の欄に都道府県と入力、個人データを連動させる時は年齢や性別と必要な情報を入れて設定することも忘れてはいけません。正しく連動できればリストから選択するだけでセルに入力できます。
作業効率を高めるショートカットの活用
作成したドロップダウンリストをより便利に使いこなすこなす裏技の一つがショートカットの活用です。作成したドロップダウンリストは、キーボードのショートカット操作で瞬時に出すことができます。やり方はセルをアクティブ化した上で、キーボードのAltと矢印の下を押すだけです。正しく認識されると画面上にプルダウンメニューが表示されます。メニューが表示されている状態で矢印の上下を推せば好きな項目を選ぶことが可能です。作成したリストが長く移動に手間が掛かる時は、キーボードのHomeで先頭、Endで最後尾にジャンプさせられます。項目の確定はEnterキーで行えるなど、ショートカットはマウスを操作する手間を省いて効率良く作業を進められるのが強みです。
完成後にリストを見直す
ドロップダウンリストは、エクセルの作業の効率化を図れる機能です。とはいえ、リストそのものが間違っていれば作成後に修正の手間が発生するので意味がなくなります。ドロップダウンリストを作成する時は正確な情報を入力して、完成後に見直しをすることも忘れてはいけません。
