近年、生成AIを業務効率化に取り入れる企業が増えています。しかし、生成AIの具体的な活用方法がわからないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
本記事では、生成AIでできる業務効率化や実際の活用事例、おすすめのツールなどを解説します。また、すぐに使えるプロンプト例も紹介しているので、生成AIを使った業務効率化の参考にしてみてください。
生成AIでできる業務効率化
生成AIを使えば、これまで時間のかかっていた業務を効率化できます。具体的には、以下のような業務を効率化可能です。
- 文書作成
- アイデア出し
- データ分析
- デザイン作成
- プログラムコード生成
これらの生成AIでできる業務効率化について見ていきましょう。
①文書作成
生成AIで執筆や校正を行うことで、文書作成の業務を効率化可能です。例えば、メール文や社内マニュアル、企画書作成などの効率化に活かせます。
生成した文章は必ず見直し、人の手でブラッシュアップすることで、品質の向上がさらに期待できます。
以下の情報をもとに、商談のお礼と次回アポイント打診のビジネスメールを作ってください。
【会社名】ABC株式会社
【相手の氏名】佐藤様
【商談内容】新システムのご紹介
【次回アポイントの目的】具体的なお見積りのご提示
【候補日時】
1. 8月6日（木）10:00〜12:00
2. 8月7日（金）13:00〜15:00
3. 8月10日（月）14:00〜16:00
②アイデア出し
生成AIはさまざまな視点からアイデアを出せるため、人では思いつかないような発想を得られます。短時間で複数のアイデアを提案してもらえるため、アイデア出しにかかる時間を大幅に短縮可能です。
特に、企画立案や商品のキャッチコピー作成などを効率化できます。
以下のサービスについて、売上を伸ばすためのマーケティングのアイデアを5つ提案してください。
【サービス】24時間営業の女性専用ピラティススタジオ
【ターゲット】30代〜40代の働く女性
【主な競合】大手の24時間総合フィットネスジム
【目標】会員300人獲得
③データ分析
生成AIは大量のデータから必要な情報のみを抽出できるため、データ分析の業務も効率化できます。また、分析結果をもとに改善案を提示してもらうことも可能です。
データ分析にかかる作業を効率化できることで、重要なタスクにリソースを割けるようになるでしょう。
添付の売上データを確認し、現状の課題とそれを解消するための改善点を教えてください。
④デザイン作成
画像生成AIを活用することで、バナーやチラシなどのデザイン制作も効率化できます。専門的なデザイン知識がなくても、イメージを伝えるだけでビジュアルを生成できるのが魅力です。
特に、ラフ案の作成やA/Bテストなどの業務効率化に効果的です。
以下の条件をもとに、生成AIスクールのバナー画像を作成してください。
【ターゲット】未経験から生成AIスキルを身につけたい会社員
【雰囲気】先進的でスタイリッシュなデザイン
【カラー】青をベース
【画像サイズ】16:9の横長
⑤プログラムコード生成
生成AIは、プログラムコードの生成にも対応しています。定型的なコード作成を生成AIに任せることで、日々の業務を効率化可能です。
また、エラーの分析もできるため、プログラミング初心者の心強いサポートとなるでしょう。
以下の仕様に合わせて、JavaScriptのプログラムコードを作成してください。
【機能】ボタンをクリックしたら、画面に「こんにちは！」とアラートを表示する
【出力形式】解説コメント付きのコード
生成AIを活用した業務効率化の事例
生成AIは、業種問わずさまざまな場面で活用されています。以下の企業が行った、生成AIを活用した業務効率化の事例について見ていきましょう。
- 旭鉄工
- セブン-イレブン・ジャパン
- りそな銀行
①旭鉄工
自動車部品メーカーの旭鉄工では、生成AIと社内データを連携させたチャットボットを導入しています。テキスト情報の分析・要約や、過去のトラブル情報をもとに適切な対策を提案できる点が特徴です。
生成AIの導入は経営層や現場での迅速な意思決定に活かされており、業務効率化につながっています。
出典：デジタルクロス
②セブン-イレブン・ジャパン
セブン-イレブン・ジャパンでは、効率的な店舗運営を目的としてAI発注システムを導入し、業務効率化を実現しています。店舗の在庫管理は、従来従業員が手作業で在庫数を設定していました。
AI発注システムでは、過去のデータをもとに需要を予測し、算出された適切な在庫数を下回ると発注が行われます。これにより、発注業務の手間を削減するとともに、品切れが発生するリスクの低減にもつながっています。
③りそな銀行
りそな銀行では、新型コロナウイルスの影響による電話窓口への問い合わせ増加に対応するため、AI自動音声対話システムを導入しました。利用データをもとにAIがよくある質問へ自動で回答することで、問い合わせ対応の効率化を実現しました。
その結果、オペレーターの対応工数が削減でき、業務負担の軽減につながっています。
出典：PR TIMES
業務効率化におすすめの生成AIツール6選
業務効率化に使われる定番の生成AIツールは以下のとおりです。
- ChatGPT
- Gemini
- Notion AI
- Gemini Notebook
- Canva
- Midjourney
これらの業務効率化におすすめの生成AIツールの特徴や、活用方法について見ていきましょう。
①ChatGPT
引用：ChatGPT
OpenAIが提供するChatGPTは、文章作成や要約、翻訳など、幅広い業務に対応できる生成AIツールです。メール作成や議事録作成など、日常業務の効率化に向いています。
汎用性が高く、さまざまな職種で活用しやすい点がメリットです。
生成AIにはさまざまなツールがありますが、まずは代表的なChatGPTの使い方を身につけることで、ほかの生成AIにも応用しやすくなります。
GETT ProskillのChatGPTセミナーでは、プロンプトの作成方法や業務効率化につながる実践的な活用方法を学習できます。生成AIを仕事に活かしたい方は、ぜひ詳細を確認してみてください。
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②Gemini
引用：Gemini
Googleが提供するGeminiは、Googleサービスとの連携に優れた生成AIです。Gmailではメールの下書き作成や返信文の提案、Googleドキュメントでは文章の要約や執筆のサポートなどを効率化できます。
Googleのツールを積極的に使用している企業の効率化に、特におすすめです。
また、以下の記事ではGeminiについてより詳しく解説しています。Geminiを使った効率化の参考にしてください。
③Notion AI
引用：Notion AI
Notion AIは、メモ作成やタスク管理などの機能を一元的に使用できるツール「Notion」に搭載された生成AIです。基本の文章作成はもちろん、TODOリストの作成やガントチャートの作成など、幅広い業務を効率化できます。
Notionの延長でAI機能を使いたい方は、ぜひチェックしてみてください。
④Gemini Notebook
Googleが提供するGemini Notebookは、読み込んだドキュメントや音声ファイルの分析・要約ができるAIツールです。用意したファイルのみを情報源として回答するため、事実と異なる内容が生成されにくいのが特徴です。
さらに、チャット形式で利用でき、複雑な設定も必要ないため、手軽に業務効率化を実現できます。
⑤Canva
引用：Canva
Canvaは初心者でも簡単にデザイン作成ができるオンラインツールです。生成AI機能も搭載されており、文章を入力するだけで、初心者でも簡単に画像や動画を作成できます。
作成した画像をチラシやバナーなどに活かせるため、デザイン業務を効率化したい方におすすめです。
また、以下の記事では、CanvaのAI機能について詳しく解説しています。基本機能の使い方も解説しているので、ぜひ効率化の参考にしてください。
⑥Midjourney
引用：Midjourney
Midjourneyは、高品質な画像を作成できる画像生成AIツールです。広告用のイラストを短時間で作成できるため、デザイン業務を効率化できます。
ラフ案の作成やアイデア出しなどに活用できるでしょう。
生成AIで業務効率化するメリット
生成AIを使って業務の効率化を目指すことには、以下のようなメリットがあります。
- 生産性が向上する
- 品質が向上する
- コスト削減につながる
これらの生成AIで業務効率化するメリットについて詳しく見ていきましょう。
①生産性が向上する
生成AIで業務効率化すれば、文章作成やデータ入力などの定型業務を自動化できるため、生産性向上を実現できます。また、生成AIは24時間365日利用できるので、必要なタイミングで作業を依頼できるのもメリットです。
一人ひとりにAIという優秀なアシスタントがつくことで、日々の業務効率化が進み、これまで時間のかかっていた作業も短時間で終えられるようになります。
②品質が向上する
生成AIは膨大なデータをもとに、文章やデザイン、アイデアなどを提案してくれるため、業務効率化と品質の向上に役立ちます。また、重要度の低い業務をAIに任せることで、人はより重要度の高い業務に集中できます。
その結果、効率化が進み業務全体のクオリティが高まるでしょう。
③コスト削減につながる
生成AIを導入することで、人件費や外注費などのコスト削減効果が期待できます。例えば、カスタマーサポートではAIチャットボットを、デザイン業務では画像生成AIを取り入れることで、必要な人員を減らすことができます。
業務を効率化しながらコストも抑えられる点は、生成AIを導入する大きなメリットといえるでしょう。
生成AIは、生産性向上やコスト削減など多くのメリットがあります。しかし、十分な効果を得るためには、業務に合わせた使い方や効率化に適切なプロンプトの作成方法を身につけることが大切です。
GETT ProskillのChatGPTセミナーでは、実際の業務を想定したカリキュラムを通して、生成AIを仕事で活用する方法を学べます。生成AIを使って業務効率化を実現したい方は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
生成AIで業務効率化する際の注意点
生成AIは業務を効率化できる便利なツールですが、使い方を誤ると重大な問題につながるリスクがあります。安全に生成AIを活用し、効率化につなげるためには、以下の注意点を押さえておきましょう。
| 注意点 | 説明 |
| 生成内容を確認する | AIの回答をそのまま使用せず、誤りや不適切な表現が含まれていないかを確認する |
| 機密情報を入力しない | AIの学習に使用され、社外に流出する恐れがあるため、機密情報はAIに入力しない |
| AIに依存しない | AIは補助ツールとして活用し、重要な作業や意思決定は人間が行う |
これらのポイントを意識することで、リスクを抑えながら生成AIを業務に活用できるようになります。
生成AIの業務効率化についてのまとめ
今回は、生成AIを活用した業務効率化について紹介しました。業務に生成AIを取り入れることで、生産性や品質の向上、コスト削減などの効果が期待できます。
本記事で紹介した活用事例やプロンプト例を参考に、自社の業務に生成AIを導入し、効率化を図ってみてください。
