【2026】Power Automateとは？できることと使い方をわかりやすく解説！

業務の効率化や自動化を実現したいなら、「Power Automate」がおすすめです。
Power Automateは、専門的なプログラミングスキルがなくても定型業務を自動化できるのが特徴で、ビジネスの現場でも幅広く活用されています。

本記事では、Power Automateの基本的な概要から具体的にできることやメリット、学習方法までを解説します。業務に自動化を取り入れて作業負担を減らしたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

Power Automateとは

Power Automateは、Microsoft社が提供する業務自動化ツールです。プログラミングの知識がなくても使えるノーコードツールであり、定型的な業務を自動化することで、作業の効率化を図れます。

ビジネスの現場では、メールの振り分けやファイル保存、通知の送信といったルーティンワークを自動化する手段として、幅広く導入が進んでいます。

無料版Power Automateの機能

無料版では、クラウドフローや標準コネクタを使った基本的なフローの作成が可能です。OutlookやTeamsなど、Microsoft 365製品との連携が目的であれば、十分対応できます。

そのため、日常的な業務の効率化には無料版で基本的に問題ありません。

Power Automate有料版で拡張される機能

Power Automateの有料版を使用すると、以下のような機能が使用できます。

引用：Power Automateの価格

Power Automate Premiumは、ユーザーが操作しているパソコンで動くアテンド型デスクトップフローが提供されており、Power Automate ProcessとPower Automate Hosted Processはユーザーが不在でも動く非アテンド型デスクトップフローが提供されています。

ほかにも、容量やクレジット数もプランによって異なるため、開発用途にあったものを選ぶことが大切です。

Power Automateでできること

Power Automateを使えば、以下のようなことができるようになります。

1. 業務の自動化
2. ファイルの自動保存
3. 自動通知
4. タスクの実行
5. アプリ連携

これらのできることについて見ていきましょう。

①業務の自動化

Power Automateを使えば、日常的に発生する定型業務を自動化できます。
自動化の例としては、以下のようなものがあります。

• 受信したメールを添付ファイルがついているか否かで仕分ける
• 定型メールを自動で作成する
• 承認プロセスを自動化する

毎回手動で行っていた作業をPower Automateに任せることで、業務効率が大幅に向上します。
一回あたりの作業時間が数分であっても、積み重なると年間で数十時間の節約につながることもあり、企業の生産性向上に大きく貢献します。

②ファイルの自動保存

Power Automateなら、受信したファイルを、あらかじめ指定したフォルダに自動で保存できます。自動保存を設定しておくことで、手動による保存漏れやファイルの置き忘れを防ぎ、業務の正確性が向上します。

特に、日々大量のファイルを取り扱う業務では、時間の節約だけでなく情報の整理・管理の効率化にもつながるでしょう。

③自動通知

Power Automateでは、特定の条件に応じて自動的に通知を送る設定が可能です。例えば、添付のファイル名に特定のキーワードが含まれていた場合に、通知を送るといった使い方ができます。

また、毎週の定例連絡や進捗報告など、あらかじめ決められた内容を定期的に自動送信することも可能です。こうした自動通知機能を活用することで、情報の見落としを防ぎ、連絡業務の効率化にもつながります。

④タスクの実行

Power Automateでは、発動条件であるトリガーにスケジュールを設定することで、あらかじめ決めた時間に自動でタスクを実行できます。例えば毎朝9時にレポートをメールで送信したり、毎週金曜にファイルをバックアップしたりなど、定期的な業務の自動化が可能です。

こうしたスケジュール機能を活用することで、作業の抜け漏れを防げるだけでなく、手間をかけずに業務を遂行できます。

⑤アプリ連携

Power Automateは、さまざまなアプリとの連携ができます。Word、Excel、Outlook、TeamsなどのMicrosoft製品はもちろん、SlackやGitHub、X、Facebookといった外部サービスとも連携可能です。

例として、Xに投稿した内容をSlackに自動で通知するといったことが挙げられます。これにより、ツールをまたいだ業務の一元管理や、情報共有の効率化を行えます。

無料版Power Automateでできること～活用事例集～

無料版のPower Automateでは、具体的に以下のようなことができます。

1. サンクスメールを自動送信する
2. 資料が更新されたらメンバーに通知する
3. 出張申請や残業申請の承認を自動化する

これらの活用事例について見ていきましょう。

①サンクスメールを自動送信する

Power Automateでは、商品購入や資料請求などの、ユーザーからのアクションに対して行う返信を自動化できます。あらかじめメールの内容を設定し、トリガーとなる条件を指定しておくことで、迅速な対応が可能です。

これにより、人為的な送信漏れも防止できます。

②資料が更新されたらメンバーに通知する

特定のフォルダやクラウド上のファイルが更新された際に、チームメンバーへ自動的に通知する仕組みも構築できます。通知は、メール通知やスマホへのプッシュ通知で設定可能です。

これにより情報共有がスムーズになり、連携ミスを防げます。

③出張申請や残業申請の承認を自動化する

承認ワークフローの自動化もPower Automateの強みです。特に、申請内容にNGワードを含んでいるかどうかをチェックする自動フローを作成することで、不備のある申請を事前に検出できます。

承認ワークフローを自動化することで、確認の手間を省けるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

Power Automateでできないこと

Power Automateは万能ではなく、以下のようなことはできません。

1. 本格的な自動化はできない
2. 大量のデータは扱えない

これらのできないことについて確認していきましょう。

①本格的な自動化はできない

簡単な自動化であれば、Power Automateで対応できますが、複雑なプログラムが必要となる自動化には対応していません。本格的な自動化を行いたいなら、プログラミング言語のPythonがおすすめです。

Power AutomateとPythonの違いは以下の表のとおりです。

比較的シンプルな自動化作業であればPower Automateが適しており、専門的で複雑な処理やカスタマイズが必要な場合にはPythonが力を発揮します。
業務の内容や社内のリソースに応じて、両者を使い分けるとよいでしょう。

また、Pythonを使った本格的な自動化に興味のある方は、Python基礎セミナーをチェックしてみてください。理解が難しいPythonの基礎から学べるため、学習のスタートとしておすすめです。

Python基礎セミナー講習の詳細はこちら

②大量のデータは扱えない

Power Automateは、大量のデータを扱う処理には適していません。特にリアルタイムでのデータベース操作や、高速なデータ処理を必要とする場面では、パフォーマンスを発揮できないでしょう。

そのため、こうした用途にはほかの専用ツールを使用する方が現実的です。

Power Automateのメリット・デメリット

Power Automateを使用することには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。それぞれ詳しく見ていきましょう。

Power Automateのメリット

Power Automateを使うことには、以下のようなメリットがあります。

1. 業務を効率化できる
2. ミスの防止につながる
3. 専門知識が必要ない

これらのメリットについて詳しく見ていきましょう。

①業務を効率化できる

繰り返し発生する定型作業をPower Automateで自動化することで、業務全体の生産性を高められます。例えば、毎朝のレポート作成や、メールの仕分け作業を自動で行うことで、担当者は浮いた時間でほかのタスクに集中できるようになります。

結果として、残業の削減やタスクの早期完了にもつながり、業務全体の効率化が図れるでしょう。

②ミスの防止につながる

人間の手作業にはミスがつきものですが、Power Automateでタスクを自動化することで、入力ミスや作業忘れといったヒューマンエラーを削減できます。特に、同じ処理を毎回行うような業務では、一定のルール通りに動作するPower Automateのような自動化ツールが有効です。

これにより、業務のスピードが上がるだけでなく、品質の安定やトラブルの未然防止にもつながります。

③専門知識が必要ない

Power Automateの大きな特徴は「ノーコード」で操作できる点です。プログラミングの知識がなくても、画面上でのドラッグ＆ドロップや選択操作で簡単に処理の流れを作成できます。

直感的なインターフェースが用意されているため、ITに詳しくない人でもすぐに使いこなすことができ、部署内での導入もスムーズに進められます。

Power Automateのデメリット

Power Automateを使用するデメリットは以下のとおりです。

1. 頻繁な変更には手間がかかる
2. シンプルな自動化しか行えない

これらのデメリットについて見ていきましょう。

①頻繁な変更には手間がかかる

Power Automateは、頻繁に内容が変わる業務の自動化には不向きです。自動化の手順を変更する際には、ワークフロー全体の見直しや設定の修正が必要となるため、その都度手間がかかります。

特に、内容が変動するような業務では、かえって管理が煩雑になる可能性がるでしょう。

②シンプルな自動化しか行えない

Power Automateは手軽に自動化を実現できる一方で、シンプルな処理に特化している点に注意が必要です。複数の条件分岐や高度なロジックを組み込むような複雑な自動化には対応しきれない場合があります。

そのため、大規模な業務プロセスを自動化したい場合は、ほかのツールやプログラミング言語を利用しましょう。

Power Automateの価格

Power Automateは、基本料金は無料で利用できますが、有料のサブスクリプションを契約すると、機能が拡張されます。
Power Automateで用意されているライセンスは以下のとおりです。

引用：Power Automate の価格

ビジネスの規模や自動化したい業務内容に応じて、最適なライセンスを選びましょう。

Power Automateの使い方

Power Automateの基本的な使い方として、Excelのブックを新規で立ち上げ、メッセージボックスを表示させる方法について見ていきましょう。

手順は以下のとおりです。

1. フローを作成する
2. アクションを追加する
3. アクションを実行する

①フローを作成する

まずはPower Automateのホーム画面を開き、画面右上にある「新規」ボタンをクリックし、「フロー」を選びます。

次に、任意のフロー名をつけます。ここでは「Sample」としました。名前を入力したら「作成」をクリックして、フローの編集画面へ移動します。

また、Power Automateの導入方法については、以下の記事で詳しく解説しています。まだ導入が完了していない方は、こちらからチェックしてみてください。

【2025】Power Automateは無料でどこまで使える？導入からフロー作成までを解説

②アクションを追加する

フローの編集画面では、左側にあるアクション一覧から必要な処理を選んでフローに追加していきます。まず、「Excel」から「Excelの起動」というアクションを見つけ、それを中央のMain領域にドラッグ＆ドロップしましょう。

「Excelの起動」の設定は「空のドキュメントを使用」を選び、「保存」ボタンをクリックしてください。これにより、Excelを新規で開く動作がフローに追加されます。

なお、「次のドキュメントを開く」にすると、指定したExcelファイルを開けます。

次に、同じように左側メニューから「メッセージボックス」を探し、「メッセージを表示」というアクションをMain領域に追加してください。

このアクションでは、メッセージボックスに表示したい内容を自由に入力できます。「メッセージボックスのタイトル」と「表示するメッセージ」の項目に任意の文字を設定し、最後に「保存」をクリックして設定を完了します。

③アクションを実行する

フローが完成したら、実際に動作させてみましょう。画面上部にある再生ボタンのアイコンをクリックすることで、フローの実行が開始されます。

数秒待つと、Excelの新しいブックが自動で立ち上がり、続いて、設定しておいたメッセージボックスが表示されます。

また、Power Automateの使い方を学べる講習をお探しの方は、以下の記事をチェックしてください。一般的なPower Automateの講習内容や、講習で期待できるメリットなどについて解説しています。

【2025】Power Automate講習おすすめ5選！メリットや実践カリキュラムを徹底解説

Power Automateの学習方法

Power Automateを学習するには、以下のような方法があります。

1. 独学で学ぶ
2. 講座で学ぶ

これらの学習方法について確認していきましょう。

①独学で学ぶ

Power Automateは、独学でも学習しやすいツールです。書籍やYouTubeなど、無料・有料を問わず豊富な学習リソースが用意されています。

独学なら自分のペースで進められるため、隙間時間に少しずつ学べるでしょう。また、費用もあまりかからず、気軽に始められる点も魅力です。

ただし、モチベーションの維持が課題になるため、目標設定をしっかりして、継続して学習を進めることが大切です。

②講座で学ぶ

短期間で効率よくPower Automateを習得したい場合には、講座の受講がおすすめです。Power Automateには、オンライン講座や企業向け研修など、さまざまな形式の学習リソースが提供されています。

講座では、基本操作から実践的な活用法まで体系的に学べるため、知識の土台が身につきやすいのが魅力です。また、質問ができる環境が整っている点も、独学にはない大きな強みです。

効率的にPower Automateのスキルを高めたい方は、ぜひ講座の受講も検討してみてください。

Power Automateに似た無料ツール

無料で使えるRPAツールは、Power Automate以外にも数多く存在しています。そのなかの一例を以下の表にまとめてみました。

それぞれのツールで特徴や操作感は異なるため、気になるものがあれば試してみましょう。

Power Automateについてのまとめ

今回は、Power Automateについて紹介しました。Power Automateは、専門的なプログラミング知識がなくても業務の自動化ができるノーコードツールです。

日々の業務で面倒さを感じているのであれば、Power Automateの導入はとても有効です。まずは無料版から試してみて、自社の業務に合った活用方法を見つけてみてはいかがでしょうか。