プロフィールにある名前を五十音順にしたり、生年月日を若い順に整列させたりしたいケースもあるでしょう。
ソートを使うことで、データの傾向を簡単に把握できるため、効率的なデータ管理ができるようになります。
本記事では、エクセルでソートを行う具体的なやり方や、Excel 2021以降のバージョンで使える便利なSORT関数の使い方について解説しています。
エクセルのソートとフィルターの違いは？
ソートとフィルターは、両者共にデータを整理するためのツールです。
ソートは、データを任意の順序で整列させる機能で、指示した条件で自由な並び替えができます。
例として、名前順や数値順に整列させて、リストを見やすくする際などに利用されます。
一方、フィルターは、指示された条件に合ったデータのみを表示する機能です。条件に一致しないデータは非表示となりますが、削除されるわけではありません。
特定の項目だけを一時的に表示して分析する際に便利です。両者共似たようなツールですが、用途によって使い分ける必要があります。
エクセルでソートをかける方法
エクセルでは、用途に合わせてさまざまな条件でソートをかけられます。条件ごとにソートをかける方法について見ていきましょう。
昇順・降順でソート
店舗ごとの売り上げを大きい順に整列させたい場合や、プロフィールを五十音順に並べたい場合などは、「昇順・降順」を活用しましょう。
- ワークシート上部にあるホームタブの「並べ替えとフィルター」にある下向き三角形のアイコンをクリックする
- 「昇順」もしくは「降順」を選択する
| 昇順 | 小から大に並ぶ。 |
| 降順 | 大から小に並ぶ。 |
昇順・降順でのソートは、特に使用頻度の高い並び替えです。
色でソート
重要な項目の文字色を変更している場合、文字色でソートすると、重要な項目を一覧の上部にまとめて表示できます。
- ワークシート上部にあるホームタブの「並べ替えとフィルター」にある下向き三角形のアイコンをクリックする
- 「ユーザー設定の並べ替え」を選択する
- 「列」からソートしたい列を選択する
- 「並べ替えのキー」のメニューから「フォントの色」を選択する
- 「順序」で対象のカラーを選択する
重要度の高い情報を一目で把握したいときなどに役立ちます。
2つ以上の条件でソート
データに対していくつかの基準を持って整理したいケースでは、複数の条件を指示してソートしましょう。
- ワークシート上部にあるデータタブの「並べ替えとフィルター」グループにある「並べ替え」のアイコンをクリックする
- 「最優先されるキー」のメニューから一番目の条件にしたい項目を選択する
- 「順序」を選択する
- 「レベルの追加」をクリックする
- 「次に優先されるキー」のメニューから二番目の条件にしたい項目を選択する
- 「順序」を選択したら「OK」ボタンで確定する
例えば、会社のリストを作成する際、部署を五十音順に揃え、その部署内で年齢順に整列させれば、上司から部下までの流れをスムーズに把握できます。
人事管理や評価リスト、社内の役職ごとの比較などに便利です。
エクセルのソートを解除するやり方
フィルターで適用したソートは、ワークシート上部にあるデータタブの「並べ替えとフィルター」グループにある「クリア」をクリックすることで解除できます。
ただし、「並べ替え」機能を解除する機能は、デフォルトではありません。昇順や降順を解除するには、前もってそれぞれの行にナンバーやIDなどで連番を振っておく必要があります。
連番が設定されていれば、その列を昇順に設定するだけで、元の並び順にクリアが可能です。
また、ソートではなく、特定のデータのみを抽出したい場合は、下記の記事を参考にしてみてください。条件に合致したデータを抽出できるVLOOKUP関数や、HLOOKUP関数の使い方などについて解説しています。
エクセルのSORT（ソート）関数を使う方法
元の表はそのままで、ソートした結果を別のセルに転記したい場合はSORT関数がおすすめです。
SORT関数の使い方について見ていきましょう。
1.見出しをコピーする
SORT関数で転記できるのはデータのみなので、最初に転記したいセルに合うように見出しをコピー&ペーストしておきましょう。
このとき、列の幅を調節している場合、「形式を選択して貼り付け」のオプションから「ソース列の幅を保持」を適用することで、再度列の調整を行う必要がありません。
今回は、G2に見出しをコピーして貼り付けました。
2.関数を挿入する
続いて、G3のセルに関数を挿入していきます。G3をアクティブにした状態で「=SO」と入力しましょう。
すると、ソフトの補完機能でSORT関数が候補に現れるので、Tabキーで確定します。続いて、対象のデータ範囲をドラッグで選択します。
今回のケースでは、B3からE8までを選択しましょう。このとき、見出しは範囲に含めません。
「,」で引数を区切ったら、どの列をソートしたいかを選択します。
データの一番左の列を1として、対応する番号を引数にわたします。
今回は、4列目にある年齢順で並び替えたいので、「4」と入力しましょう。もう一度「,」で引数を区切ったら、次に並び替えの順番を指示します。
「1」なら昇順、「-1」なら降順で並びかえられます。年齢の大きい順にソートしたいケースでは、「-1」を引数にわたしてあげます。
最後は並べ替えの基準です。列で並べ替えたいなら「TRUE」、行で並び替えたいなら「FALSE」を指定します。
行で並び替えるので、「FALSE」を引数に渡しましょう。
Enterキーで編集を確定し、年齢の大きい順に整列したデータが、アクティブにしていたセルを基準に転記されていればOKです。
また、数式バーに下記を直接入力することでも、同じ結果を得られます。
エクセルでソートをするときの注意点
エクセルでソートをする際は、下記の2点に注意が必要です。
- 漢字にはふりがなを振っておく
- SORT（ソート）関数はExcel 2021以降でなければ使えない
操作でつまずかないためにも、これらの注意点について見ていきましょう。
注意点①漢字にはふりがなを振っておく
名前や住所、企業名などが名簿に含まれている場合、漢字のソートで意図しない並びになってしまうケースがあります。
そのような場合は、漢字に正しいふりがなを振っておくことで、正確な五十音順で並び替えが可能です。
ふりがなは、「ホーム」タブの「フォント」グループにある「ふりがなの表示/非表示」アイコンをクリックすることで付与できます。
また、ふりがなを編集するやり方については下記の記事を参考にしてみてください。ふりがなをひらがなに変えたり、フォントサイズや配置などの見た目をカスタマイズしたりする方法についても解説しています。
注意点②SORT（ソート）関数はExcel 2021以降でなければ使えない
SORT関数は、Excel 2021以降のバージョンで使用できる関数です。そのため、Excelのバージョンが2016や2019の場合は使用できません。
Excel 2019以前のバージョンを使用している方は、関数ではなくデフォルトの並べ替え機能を使ってソートを行いましょう。
エクセルの基礎を身につけるのにおすすめの方法
ソートやフィルターは、エクセルの基礎的な機能の一つです。
これらの機能をしっかり押さえておきたい場合は、下記のやり方で学習をするのがおすすめです。
- 書籍で学習する
- 講座を受講する
- 資格を取得する
基礎を飛ばして応用に進むと、後から理解が追いつかないこともあります。今後の学習でつまずかないためにも、これらの学習方法について見ていきましょう。
学習方法①書籍で学習する
エクセルの基礎を固めるなら、書籍の利用がおすすめです。エクセルには多くの機能があるため、独学で進めるとつまずくポイントも多いでしょう。
しかし、書籍なら基礎から応用までを体系的に学べるので、確実にスキルを向上させられます。
また、書籍はマーカーを引いたり、メモを加えたりして、自分のペースでじっくり学べるのも魅力です。
そのため、まとまった学習時間を取れない方にもおすすめです。
特に、これからエクセルの学習を始めようと考えている方は、基礎から順に学べる書籍をうまく活用して学習を進めましょう。
学習方法②講座を受講する
エクセルの基礎を学ぶなら、プロの講師に教わるのがおすすめです。
Excel基礎セミナー講習では、フィルターを使ったソートのやり方や、関数の使い方、グラフの作成方法などを満遍なく学習できます。
2日間ですべてのカリキュラムを終えるため、短期間で業務でも使える実践的なスキルを身につけられるでしょう。
また、エクセルの操作を自動化するための機能であるマクロや、VBAプログラミングについては、Excelマクロ・VBAセミナーで学習できます。
マクロやVBAを使いこなせるようになると、事務職の即戦力になるため、転職時の強いアピールとなります。
基礎よりも一歩進んだスキルを身につけたい方は、ぜひExcelマクロ・VBAセミナーもあわせてご覧ください。
学習方法③資格を取得する
エクセルの基礎を身につけるなら、資格の取得がおすすめです。MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）なら、試験に合格することでエクセルのスキルを証明できる資格を取得できます。
MOSはMicrosoft社が提供するOfficeソフトのスキルを証明できる資格で、エクセルではソートやワークシートの管理などの基礎的な内容が出題範囲となっています。
MOSがあれば、事務職や営業職に転職する際に有利となるので、余裕のある方はぜひ挑戦してみてください。
また、MOSに確実に合格したいなら、MOS短期集中講座がおすすめです。
MOS短期集中講座を受講することで、MOSの合格に必要なスキルをわずか2日間で習得できます。
オンラインからも受講できるので、気になる方はぜひMOS短期集中講座の公式ホームページから詳細をチェックしてみてください。
エクセルのソートについてのまとめ
今回は、エクセルのソートについて紹介しました。ソートを活用することで、大量のデータを簡単に整理・分析でき、業務の効率化が図れます。
これにより、社員名簿を五十音順に整理したり、売上データを金額順に整列させたりと、データの見やすさが向上します。
ほかにも、2つ以上の条件でソートをすることで、同じデータで並んだ場合、異なる基準に基づいてデータの整理が可能です。
さらに、文字のカラーを基準として重要な要素をまとめて表示させることもできます。
仕事でデータ管理が必要な方は、ぜひ使いこなせるようになっておきましょう。
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