エクセルでは、複数の方法を利用することで必要なデータを検索・抽出することができます。特に、膨大なデータを取り扱うような場合は、「検索機能」が役に立つのでおすすめです。今回の記事では、基本的なエクセルで検索する方法やフィルター機能を使った方法について紹介します。
エクセルで検索をする基本的な方法
エクセルで検索をする基本的な方法は、検索と置換機能を活用するやり方です。この「検索と置換」の機能はよく利用するものであるため、ショートカットの利用がおすすめでしょう。「Ctrl」と「F」キーを同時に押すことで、「検索と置換」のダイアログボックスが表示されるはずです。なお、「ホーム」タブからでも、「検索と置換」にアクセスすることができるでしょう。
「検索する文字列」項目に検索したい文字列を入力し、「Enter」キーを押すとその値が記載されているセルへと移動します。また、検索した文字列が複数発見された場合は、「Enter」キーを押せば次のセルに移動することができます。
検索範囲を選択したい場合
あらかじめ検索したい範囲を選択したうえで、指定の文字列を検索することも可能です。検索したい列や行を選択し、「Ctrl」と「F」キーを同時に押しましょう。後は前述した通り、検索したい文字列を入力して「Enter」キーを押すと、検索結果が表示されます。
FIND関数を使って検索する方法
「FIND関数」とは、検索したい文字が文字列の何文字目にあたるのかを探せる関数です。例えば、A2セルに入力された「ABCD」から「C」の文字を探したい場合、B2にカーソルを合わせて「=FIND(“C”,A2,1)」と入力します。第一引数には検索したい文字を入力し、第二引数には検索場所となるA2セルを指定します。最後の第三引数には検索を開始する文字の位置を入力します。
文字列の最初から検索したい場合は、「1」と入力すれば問題ありません。A3以降のセルにも同じ関数を活用したいなら、「オートフィル機能」を使用しましょう。
エクセルでフィルター機能を使ってデータを抽出する方法
エクセルでは「フィルター機能」を使って、必要なデータや文字列を抽出する方法もあります。まず、データを抽出したいセルを選択して、画面上部の「データ」のタブ内にある「フィルター」ボタンをクリックすると、ドロップダウンアイコン（逆三角形のボタン）が表示されるでしょう。
選択したセル内のデータを元に、数値の場合は「数値フィルター」、文字の場合は「テキストフィルター」が自動的に利用できるようになります。なお、データを抽出したいセルを選択して「Ctrl」+「Shift」+「L」のキーを押すショートカットを使っても、フィルターを追加することができるでしょう。
チェックボックスを選択して検索する
データを抽出したい列のドロップダウンアイコンをクリックすると、「フィルターオプション」が表示されます。選択した列に含まれるテキストが表示された後、抽出したいテキストのチェックボックスをチェックを入れて「OK」ボタンをクリックすると、抽出したテキストのみ表示されるでしょう。
抽出したい文字を指定する
「テキストフィルター」を活用すると、検索したい文字を指定してデータを抽出するといったこともできます。例えば、「指定の値で始まる」の項目を選択すると、入力したテキストと先頭文字が一致するセルを抽出してくれます。また、「指定の値を含む」の項目を選べば、入力したテキストを含むセルを抽出することができるでしょう。
色フィルターも活用できる
「色フィルター」を活用すると、色づけした状態のデータを抽出できます。フィルターオプションで「色フィルター」の項目を選択すれば、セル内で使用されているセルの色が表示されるでしょう。その中から抽出したいセルの色を選択するだけで、データの絞り込みをすることが可能です。
エクセルで検索条件を応用して検索をする方法
「検索と置換」の機能の「オプション設定」で、検索条件を応用して指定されたデータの検索を行う方法もあります。「検索と置換」のダイアログボックスを開くと、「検索する文字列」項目の下に「オプション」ボタンがあります。より条件を絞って検索したい場合には、このオプション設定を活用するのがおすすめです。
「オプション」ボタンをクリックすると、「検索場所」「検索方向」「検索対象」の3つが設定できる状態になります。例えば、「検索場所」項目では、シートまたはブックのどちらを検索するか選ぶことが可能です。シートを選択すると、操作時に開いているシート内で検索が開始されます。
「ブック」を選択すると、そのときに開いているエクセルファイル内で作成している全てのシートが検索の対象となります。シート内に該当するデータがない場合は、ブックに変更して検索してみるのも良いかもしれません。「検索方法」項目では、行または列を選択することが可能です。行を選択すると横方向、列を選択すると縦方向へと検索を行えるようになります。
ただし、結果で表示されるセルの順番が変わるだけで、検索結果自体は特に変わりはありません。「検索対象」項目では、数式、値またはコメントの3つを選べます。数式を選ぶと、関数などの数式データが検索の対象になります。値の場合はセル内に入力されている値、コメントの場合はコメント内容が検索対象です。
また、オプションには以下3つのチェック項目も設けられています。
- 大文字と小文字を区別する
- セル内容が完全に同一であるものを検索する
- 半角と全角を区別する
普通の方法では見つからない「？」を検索したい場合
通常の方法で検索したとしても、「？」を見つけることはできません。エクセル内で「？」はワイルドカードとして扱われているため、「任意の1文字を検索する」という意味になり、1文字で入力されているセルを全て抽出してしまいます。「？」の文字だけを検索したい場合は「検索と置換」内の「検索する文字列」項目に「~？」と入力してみてください。
「？」以外のワイルドカードを検索する際は、必ず「~（チルダ）」を前につけるようにしましょう。
エクセルで検索結果を置換する方法
エクセルで検索結果を置換したいときは、「Ctrl」と「H」というショートカットキーを同時に押しましょう。そして「検索と置換」のダイアログボックスが表示されたら、「置換」タブに切り替えてください。
例えば、「A」を「B」に置換したい場合は、まず「検索する文字列」の項目に「A」を入力します。次に、「Tab」キーを1回押して、カーソルを「置換後の文字列」項目に移動させます。「置換後の文字列」の項目に「B」を入力して、「すべて置換(A)」のボタンを押せば完了です。範囲を設定しない場合は、シート内全てのセルが置換の対象となります。範囲を選択したい場合は、事前に置換したいセルを範囲設定した上で「検索と置換」を開きましょう。
指定した一部のキーワードを削除することも可能
検索結果の置換方法を活用して、セル内の一部キーワードを削除することもできます。例えば、「AB」という記載を「B」に変更したいとしましょう。その場合は「検索と置換」ダイアログボックスを開き、「検索する文字列」項目に「A」と入力し、「置換後の文字列」項目を空白にしたまま「すべて置換」のボタンをクリックします。すると、「AB」と記載されているセルからAが削除されます。
エクセルの検索機能をうまく活用しよう！
エクセルの「検索機能」を上手に使いこなせば、素早くデータ抽出ができるようになるだけでなく、目視によるデータチェックミスを減らせる効果が期待できます。この記事を参考にして、エクセルの検索機能の使い方を覚えて、効率的に作業を進めるようになりましょう。
