エクセルでデータを整理する際に、並び替え機能は便利です。特に、多くのデータを扱う場合、並び替えを活用することによって、視覚的に情報を把握しやすくなります。
本記事では、エクセルの基本的な並び替え方法から、フィルターを使った方法、さらには関数を使った方法まで、さまざまなやり方を解説していきます。
エクセルの並び替えでできること
エクセルの並び替え機能では、主に以下のようなことができます。
- 昇順・降順での並び替え
- 日付順での並び替え
- セルの色や背景色で並び替え
これらのできることについて確認していきましょう。
できること①昇順・降順での並び替え
データを小さい順、もしくは大きい順に並べ替えができます。例えば、数値データを昇順にすれば最小値から最大値の順で整列し、降順にすれば最大値から最小値までで整列されます。
これにより、大小関係が一目でわかるようになるため、データの傾向を把握するのに便利です。
できること②日付順での並び替え
日付を基準にして、古い日付から新しい日付へ並び替えができます。タスク・プロジェクトの締め切りや進行状況を確認する際に、日付順に並べることで、優先すべき作業が一目でわかります。
例えば、納期が近いものから順に並べることで、すぐに対応が必要な案件を簡単に把握可能です。
できること③セルの色や背景色で並び替え
エクセルでは、セルの背景色やフォントの色など、視覚的な要素を基準にした並び替えが可能です。
例えば、重要なデータに色をつけている場合、その色に基づいてデータを並び替えることで、優先的にチェックすべき情報を上位に表示できます。
このように、エクセルは並び替えだけでもできることは豊富にあります。そんなエクセルを効率的に学ぶ方法については、以下の記事を参考にしてみてください。
エクセルを学ぶ際のコツや学習におすすめの教材、取得を目指せる資格についても紹介しています。
エクセルで並び替えをする方法
エクセルの「並び替え」機能を使って、任意の順番に並び替える方法です。
- 表の一部を選択して、データタブの「並べ替えとフィルター」グループから「並べ替え」をクリックする
- 「最優先させるキー」から、並び替えしたい項目を選択する
- 「順序」を「大きい順」に変更する
- OKボタンをクリックする
昇順では値の小さい順に並び、降順では値の大きい順に並びます。また、数値ではなく文字列が入っている場合は、五十音順で並び替えが行われます。
同じ値の場合に優先順位を決める方法
年齢を降順で並べた際に、同じ年齢の人が複数いる場合を考えてみましょう。
このとき、さらに入社年数を基準にして、入社年数が長い方を上に表示したいケースがあります。
以下の方法では、最優先のキーが同じ値の場合、2番目に優先される項目を設定できます。
- 並べ替えから「レベルの追加」をクリックする
- 「次に優先されるキー」で同じ値の場合に優先したい項目を選択する
- 「順序」を「大きい順」に変更する
- OKボタンをクリックする
次に優先されるキーを活用することで、より見やすく並び替えができるでしょう。
独自の並び替えルールを作る方法
例えば、Sランク、Aランク、Bランク、Cランクの順番で並び替えたいケースがあるとします。
しかし、通常の並び替えではAランクが一番上に表示され、Sランクが一番下になってしまうため、思うような結果を得られません。
そのような場合は、ユーザー設定リストから独自の並び替えルールを作りましょう。
- 「順序」のリストを開いて「ユーザー設定リスト」を選択する
- 「リストの項目」に並び替えをしたい順序で項目を入力する
- 「追加」ボタンをクリックする
- 「ユーザー設定リスト」に任意で入力した項目が追加されるので選択して「OK」ボタンをクリックする
この方法を使うことで、自由なルールで並び替えができるようになります。
エクセルのフィルターで並び替えをする方法
エクセルでは、並び替え機能だけでなく、フィルター機能からも並び替えができます。フィルターでデータの並び替えをする方法は以下のとおりです。
- 表の一部を選択して、データタブの「並べ替えとフィルター」グループから「フィルター」のアイコンをクリックする
- 見出しに追加された下向き三角形のアイコンをクリックする
- 「降順」をクリックする
フィルターを使えば、データの並び替えだけでなく抽出もできます。特定のデータのみを表示させたいケースでは、フィルターを使いましょう。
また、データの抽出はVLOOKUP関数や、HLOOKUP関数からも行えます。
VLOOKUP関数は指定範囲内の列からデータを抽出する関数で、HLOOKUP関数は行の場合に使われる関数です。
以下の記事では、VLOOKUP関数とHLOOKUP関数の使い方について解説しているので、こちらもあわせてご覧ください。
エクセルのSORT関数で並び替えする方法
エクセルのSORT関数を使えば、範囲もしくは配列内の並び替えができます。SORT関数の構文は以下のとおりです。
引数の説明は以下の表のとおりです。
| 引数 | 説明 |
| array | 並び替えをする範囲、もしくは配列の指定。 |
| [sort_index] | 並び替えの基準となる行、もしくは列の指定。先頭が1。 |
| [sort_order] | 並び替えの順序を指定。昇順は1、降順は-1。 |
| [by_col] | 並び替えの方向を指定。FALSEの場合は行、TRUEの場合は列。 |
例えば、以下の表で「=SORT(A2:C6,2,1)」と指定すると、年齢が若い順に並び替えがされます。各引数の説明は以下のとおりです。
- A2:C6：並び替え対象の範囲
- 2：並び替え基準が「年齢」であるため、2列目を指定
- 1：昇順を指定
- FALSE：行方向への並び替え
ほかのセルにデータを並び替えた表を新たに作りたい場合に、エクセルのSORT関数はおすすめです。
エクセルの並び替えで気をつけること
エクセルで並び替えをする際は、以下の5点に気をつける必要があります。
- 見出しを設定する
- 集計行は範囲から外しておく
- 連番を割り当てておく
- セルは結合しない
- 漢字にはふりがなをつける
これらの気をつけることについて見ていきましょう。
気をつけること①見出しを設定する
表に見出しがある場合は、並び替えのダイアログボックス内にある「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れましょう。
この項目にチェックが入っていないと、見出しもほかのデータと一緒に並び替えの対象となってしまいます。見出しが崩れてしまうケースでは、見出しの設定ができているか確認しましょう。
気をつけること②集計行は範囲から外しておく
並び替えを行う際、データの一番下に集計行がある場合は、その行を並び替えの範囲から除外しておく必要があります。
集計行が並び替えの対象に含まれると、集計行まで並び替えが適用されてしまい、並び順が崩れてしまいます。
予期せぬ崩れを起こさないためにも、必ず集計行は選択範囲から外しておきましょう。
気をつけること③連番を割り当てておく
並び替えを行う前に、データの行に「1.2.3.4.5…」と連番を割り当てておくことも重要です。
例えば、フィルターで照準に並び替えをした際、元の順番に戻す方法は、画面左上のクイックアクセスツールバーにある「元に戻す」、もしくはCtrl（Command）＋Zのショートカットキーを使う方法しかありません。
しかし、途中で違う操作が挟まったり、一度ブックを閉じてしまったりしたら、元に戻すことはできなくなります。
事前に連番を割り当てておくことで、連番の項目を降順に変更すれば、いつでも元の順番に戻せます。
並び替えで順番を戻せないのはよくあるトラブルの一つなので、しっかり対策しておきましょう。
気をつけること④セルは結合しない
並び替えを行う際にセルが結合されていると、データが正しく並び替えられない場合があります。
これは、結合セルには空白セルが混在していることが原因です。
並び変え以外でも結合によるトラブルを起こりやすいので、エクセルを使う際は、なるべくセルの結合を行わないようにしましょう。
気をつけること⑤ 漢字にはふりがなをつける
漢字には複数の読み方があるため、そのままでは正確に並べ替えができない場合があります。この問題を防ぐために、名前と一緒にフリガナを入力しておくと、確実に五十音順に並べ替えられます。
また、ホームタブの「ふりがなの表示／非表示」のアイコンをクリックすることで、漢字の上側に自動的にふりがなをつけることも可能です。
このとき、変換前に入力したかな文字がふりがなに反映されます。
そのため、「菅野」と入力する際、「かんの」で変換すれば、ふりがなには「かんの」で表示され、「すがの」で変換すれば「すがの」で表示されます。
特に、名簿を作成する際は、並び替え用にフリガナの項目や、「ふりがなの表示／非表示」を適用させるのがよいでしょう。
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エクセルで並び替えをする方法のまとめ
今回は、エクセルで並び替えをする方法について紹介しました。
エクセルでは、データを昇順や降順に並び替えたり、複数の条件に基づいて整理したりが可能です。
特に、事務作業でデータの管理をする機会のある方にとっては、必須で覚えておきたい機能の一つです。
並び替えを行う際には、見出し行を設定したり、集計行を除外したりするなど、いくつかの注意点があります。正しい使い方を学んで、効率的にデータ管理を行いましょう。
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