【2026】Accessは何ができる？基本の使い方・サポート終了の有無についても解説

建設業や製造業では、資材や顧客情報、作業日報など、管理すべきデータは膨大です。これらのデータはビジネスにおいて貴重な資産ですが、適切に管理するのは容易ではありません。

そんなときに役立つのが、データを一括管理するMicrosoftのAccessです。

この記事では、Accessの初心者向けに、何ができるかを分かりやすく解説します。基本の使い方、仕組みも解説するので、「複雑なデータ管理が大変」「大量のデータを整理したい」という方はぜひ参考にしてください。

Accessとは

Accessは、Microsoftが提供するデータベース用のアプリケーションで、WordやExcelと同じくOffice製品の一つです。大量のデータを整理・管理でき、売上データの集計、在庫管理といった多彩なシーンで活用されています。

通常、システムを開発する場合、データを管理するためのデータベースを一から作らなくてはいけません。その際、専門知識や時間、費用がかかりますが、Accessを使えば、こうしたデータベース構築の負担から一気に解放されます。

1. エクセルとの違い
2. Accessの料金
3. Accessのサポートは終了するのか

①エクセルとの違い

ExcelとAccessの違いは「機能と役割」です。

つまり、Excelは計算と分析、Accessはデータ整理・活用が主な目的のツールです。

Accessが向いているケース

以下のような場合、Accessの利用が向いています。

②Accessの料金プラン

Accessは、単体で購入する買い切りプラン、Microsoft 365のサブスクリプションプランがあります。Accessの料金プラン一覧は以下の通りです。

Accessの動作環境

Accessを利用するためには、以下のスペックを満たすパソコンが必要です。

これらの要件を満たしていない場合、Accessが正常に動作しない可能性があるため、購入前にPCのスペックを確認しておきましょう。

参照：Access、すべての Microsoft 365 プラン

③Accessのサポートは終了するのか

ネット上では「Accessのサポートが終了するのか？」といった疑問の声をよく耳にします。結論からいうと、Accessのサポートの提供期間は、ライセンスの種類によって異なります。

最新の買い切り版は2029年10月9日までサポート

Accessの最新買い切り版「Office LTSC 2024」に含まれるバージョンは、2029年10月9日までがサポート対象期間です。

Accessの買い切り版は、バージョンごとにサポート期間が設定されており、サポート期間が過ぎた買い切り版（Access 2016、2019など）であればサポートは受けられません。

サブスクリプション版は契約期間中継続

サブスクリプション版（Microsoft 365）の場合、契約が続いている期間は常に最新バージョンのAccessを利用できるため、サポートも自動的に適用されます。

なお、現時点（2025/9/21）でAccessという製品そのものがなくなる予定はありません。そのため、「Accessのサポートが終了する」という声は、主に買い切り版のバージョンごとにサポート期間が設定されていることから生じたものと想定されます。

参照：Accessのサポートについて

Accessは何ができる？

ところで、Accessを使うと具体的にどういったことができるのでしょうか？ここでは、以下の2点からAccessでできることを見ていきましょう。

1. Accessでできること一覧
2. Accessでできることを活かせる業種

①Accessでできること一覧

まずは、Accessでできることを表にまとめてみました。

Accessは、Excelなどの表計算ソフトが苦手とする「大量のデータを効率的に管理し、必要な情報を瞬時に引き出す」という作業を可能にします。

加えて、ExcelやWordなど、他のMicrosoft製品とスムーズに連携できるため、既存の業務フローを大きく変えずに業務を進めていけるのです。

②Accessを活かせる業種

Accessの活用が特に効果的なのは、製造業や建築業など、多くの情報を扱う業種です。

例えば、製造業や建築業では、プロジェクトの進捗管理、資材や顧客データの整理など、多様な情報をまとめて管理する場面が多く、Accessが大いに役立ちます。

Accessは、「プログラミングには簡易すぎる、素人には難しい」と見られることが多いですが、これは裏を返せば「専門的なスキルがなくても、自社の業務に合わせたデータベースを構築できる」ということです。

加えて、個人利用でも負担が少ないほど高いコストパフォーマンスは、DXを推進したい中小企業にとって心強いツールといえるでしょう。実際の活用方法や効果を知りたい方は、この機会にセミナーへの参加をご検討ください。

Accessの4つの仕組み

Microsoft Accessは、テーブル、クエリ、フォーム、レポートという4つの「オブジェクト」を組み合わせて使います。

Accessは、フォームのボタン一つでレポートを自動作成するなど、各オブジェクトの機能をマクロやVBAという機能で自動化できます。Accessで作業を自動化する際、基本的な考え方や手順が共通しているExcelのマクロの知識が役立ちます。

Excelでマクロを有効にする方法、コピペで使える具体的なコードについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

【2025】エクセルのマクロを有効にする方法！コピペOKのVBAコードやエラーも解説

Accessの基本の使い方

続いて、Accessの基本的な使い方を見てみましょう。ここでは、Accessのベースとなるテーブルの作成をお伝えします。

1. Accessの起動
2. 新しいデータベースを作成
3. テーブルの作成（デザインビュー）
4. データ管理を効率化する設定

なお、Accessの購入がまだの方は、事前に購入してインストールしてください。

①Accessの起動

まず、Accessを起動するところから始めましょう。
Accessのトップ画面「開始する」をクリックして起動してください。

この際、以下の2つのやり方でアクセスできます。

• Windowsのスタートメニューから「Microsoft Access」を探す
• Googleなどの検索窓で「Access」探す

②新しいデータベースを作成

続いて、新しいデータベースを作成しましょう。

1. 起動画面で「空のデータベース」を選択
2. ファイル名を決める画面が表示
3. 任意のファイル名を入力
4. 「作成」ボタンをクリック
5. 何もデータが入っていないテーブルがデフォルトとして一つ表示

③テーブルの作成（デザインビュー）

次に、データを整理して格納するための「テーブル」を作成します。まず、作りたいデータと同じように見出しを作成しましょう。

1. 画面上の「フィールド」タブを開く
2. 左にある「表示」をクリックして展開
3. 「デザインビュー（D）」を選択
   （※デザインビューに切り替えることで、細かなデータ設定ができる）
4. テーブルの保存を促す画面が表示
5. 任意のテーブル名を入力
6. データ型を定義する画面が表示
7. 定義が終わったら再び「表示」をクリック
8. 「データシートビュー（H）」をクリックして元に戻る

これで、先ほど定義した設定がテーブルに反映されました。

なお、データ型を定義する画面では、フィールド名（見出し）、およびデータ型（データの入力内容）を定義します。データ型があることによってデータ入力時の間違いを未然に防止できます。

入力時は、以下の様に、1行目に自動で設定されている「ID」はそのままにして、2行目以降に各項目を入力しましょう。対応するデータ型は、ドロップダウンメニューから選択してください。

④データ管理を効率化する設定

Accessのテーブルの設定をさらに細かくすることで、データの入力ミスを防ぎ、管理もより効率化します。ここでは、いくつかの役立つ機能をお伝えします。

主キー

「主キー」は、「ID」フィールド内で同じ値が重複して入力されるのを防止する機能で、データ管理の効率と正確性を保つために非常に重要です。

例えば、「主キー」があることで、ある方の名前で登録済みの会員番号に、別の名前を入力しようとするとエラーが戻ってきます。つまり、一人ひとりのデータを確実に区別することで、データの正確性を担保する機能なのです。

1. ホーム画面上部の「表示」をクリック
2. デザインビュー画面を選択
3. 一番上の「ID」フィールドを確認
4. 左側に「主キー」の鍵マークが表示

通常「主キー」は自動で設定されていますが、上記の手順で確認しておきましょう。

リレーションシップ

リレーションシップは、複数のテーブルにある情報の中で、関連性のある情報を紐づける機能です。これにより、データの重複入力をなくしたり、入力ミスを防いだりします。例えば、ある顧客と担当者を紐づけて認識させることが可能です。

1. ホーム画面上部の「表示」から「デザインビュー」をクリック
2. 変化したいデータ型を選択
3. ドロップダウンリストから「ルックアップウィザードに変更」を開く
4. 「ルックアップ フィールドの値を別のテーブルまたはクエリから取得する(T)」を選択し「次へ」をクリック
5. 複数表示されたテーブルから、紐づけるテーブルを選択し「次へ」をクリック
6. 「選択可能なフィールド」から必要項目を選択し「次へ」をクリック
7. 並べ替えの順の指定、表示する列の幅の指定などを設定
8. 「データの整合性を有効にする（D）」にチェックを入れる
9. 「完了」をクリック

例えば、顧客の住所が変更された場合、リレーションシップがあれば「顧客テーブル」の住所を1か所変更するだけで、その顧客に関連するすべての注文データに反映されます。

セミナーに参加して実践レベルまでスキルアップしよう

ここでは、データの土台となる「テーブル」の作成方法をお伝えしましたが、データをより便利に扱うためには、フォームやクエリ、レポートといった、Accessで必須のオブジェクトを組み合わせる必要があります。

セミナーに参加すると、こういったAccessのオブジェクトを使いこなすことができます。製造業や建設業のように大量のデータを扱う業種の方は、Accessのを包括的に学べるセミナーでのスキルアップが有効です。

Accessで管理している大量のデータを、より見やすく分析したいなら、Microsoftの「Power BI」がおすすめです。Power BIはAccessと連携することで、複雑なデータも美しいグラフやレポートに変換できます。

基本的な操作は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

【2025】Power BIとは何ができるツールか？無料版Power BI Desktopの使い方や作成例とエクセルとの違いも解説

Accessを使う際の注意点・対策

Accessを使う際、いくつかの注意点があります、ここでは、基本的な注意点、初心者向けの注意点の2つから解説しましょう。

1. 基本的な注意点
2. 初心者向けの注意点

①基本的な注意点・対策

まずは、Accessを利用する際の基本的な注意点と対策から見てみます。

②初心者向けの注意点

続いて、初心者向けの注意点を3つお伝えします。

最初に保存を求められる

Accessは、作業を始める前に、まずファイルを保存するよう促されます。これは、すべての作業内容が1つのファイルとして管理されるためです。はじめて使う場合でも「練習用」などの名前を付けてファイルを保存しましょう。

空のテーブルに入力できない

Accessは、起動時に表示される空のテーブルに直接データを入力できません。データを入力する前に、「作成」タブから「テーブルデザイン」を選び、管理したい情報（名前、電話番号、住所など）を元に入力欄を作成しましょう。

機能が多すぎて迷う

Accessは、目的が明確でないと、機能が多すぎて何をすれば良いか分からなくなります。そのため、「顧客リスト」や「商品管理システム」など、具体的な目標を決めておき、同時に「顧客の名前」「連絡先」「購入履歴」など、管理したいデータの項目を書き出しておきましょう。

Accessについてまとめ

Microsoft Accessは資材や顧客情報、作業日報など膨大なデータを一元管理できるデータベースソフトです。しかし、バージョンごとにサポート期間が決まっている、Excelと比べると学習難易度が高いなど注意点もあります。

データベースを扱うという特性上比較的難易度が高いため、初心者の方の場合、基礎から段階的に学べるセミナー学習を取り入れるのもおすすめです。