昨今は業務効率を向上させてくれるさまざまなツールが登場しており、そのなかの1つとしてZapierの名前があげられます。しかし、Zapierの名前は知っているものの、具体的な使い方はよく知らないという人も少なくないでしょう。
この記事では、Zapierの基本的な使い方を中心に、導入するメリットやよくある質問などについて解説します。Zapierの導入を検討している人、そして興味や関心を持っている人は、ぜひ参考にしてください。
そもそもZapierとは
Zapierとは、異なるアプリを連携させて業務を自動化するために使用される、ノーコードのツールです。直感的なユーザーインターフェースを採用しているため、プログラミングの知識やスキルがない人、使い方を知らない人でもすぐに扱えるようになります。
なお、Zapierをはじめとする業務自動化ツールに関する情報は、使い方を含め以下の過去記事でも取り上げているため、併せてチェックしてください。
Zapierでできること
Zapierでできることとして、日常業務の効率化と情報共有の効率化があげられます。それぞれの詳細については、以下で解説します。
日常業務の効率化
Zapierの使い方を学ぶと、以下のような業務の自動化ができるようになります。
- コミュニケーション・情報共有
- データ入力
- ドキュメント作成
- マーケティング
近年はAIとの連携も標準化されており、単なるデータの転送だけでなく「内容を理解して判断する」ような高度な自動化も可能になっています。
情報共有の効率化
多くの組織では、必要な情報がメールやチャットアプリなど、複数のツールに散らばっている「情報のサイロ化」が問題となっています。Zapierの使い方を学べば、情報を一元化できるようになるほか、あるツールでタスクが完了したら、別のツールでも自動的にタスクを完了させるような仕組みの構築も可能です。
情報共有がスムーズに進められるようになれば、意思決定スピードが向上し、顧客対応の質も高まる効果が期待できるでしょう。
Zapierを導入するメリット
Zapierの使い方を勉強し、導入する主なメリットは、以下のとおりです。
- 工数削減
- 対応速度の向上
- ヒューマンエラーの防止
Zapierは、あらかじめ設定したルール（Zap）によって業務を自動で進めてくれます。そのため、業務スピードを向上させながら品質を保つことが可能です。
Zapierが連携できるサービスとできること
Zapierは、5,000種類以上のWebサービスと連携が可能で、Google系ツールからSNS、チャットまでかなり幅が広いです。以下は、主なZapierが連携できるサービスとできることの一覧になります。
| サービス名 | できること | 具体例 |
| Google スプレッドシート | データの自動記録、台帳の更新など | Googleフォームをはじめとするウェブフォームに届いた回答を、1行ずつ自動でスプレッドシートに書き込んでいく |
| Gmail | メールの受信をトリガーにした処理、自動送信など | 特定の件名のメールを受信した場合、その添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存する |
| Slack | 情報の集約、リマインド、通知など | 新しい問い合わせが届いたときや売上が発生したとき、特定のチャンネルへ自動で詳細情報を投稿する |
| Notion | データベースの同期、情報のストックなど | Googleカレンダーに予定を追加した場合、自動的にその予定に対応する「議事録用ページ」をNotion内に作成する |
| Salesforce | 顧客情報の自動更新、リード情報の取り込みなど | Facebookのリード獲得広告をクリックしたユーザー情報を、自動的にCRMの「見込み客リスト」に登録する |
| ChatGPT | 内容の要約、翻訳、下書き作成など | 届いた長いメールをAIがチェックし、その内容を3行で要約。そして要約した文章をSlackで担当者に通知する |
| LINE | ユーザーへの自動返信、通知など | Googleスプレッドシートに新しい顧客情報を追加した場合、その顧客のLINEに自動で「登録完了」のメッセージを送る |
| kintone | 業務データの管理、ワークフローの連動など | お問い合わせフォームの内容をkintoneの「案件管理アプリ」へ自動登録し、未対応フラグを立てる |
| Zoom | 会議設定の自動化、録画データの処理など | 会議の録画がクラウドに保存された場合、そのURLを会議の参加者たちにメールで自動送信する |
| X (Twitter) | 複数SNSへの同時投稿、エゴサーチの自動化など | X (Twitter)に新しい写真を投稿した場合、自動的に同じ内容をXにも投稿し、フォロワーに知らせる |
Zapierの基本的な使い方
以下では、Slackの自動化をするケースをもとに、Zapierの基本的な使い方について解説します。
1. アカウントを作成する
Zapierを使用するにあたって、まずはアカウントを作成する必要があります。アカウントの登録は、Zapierの公式サイトで可能です。
なお、ログインはGoogleアカウントやSNSアカウントでもできます。
2. Zapを作成する
アカウントの作成が完了したら、次はZapを作成します。Zapとは、各種アプリやサービスを連携させるワークフローのことです。
Zapierにログイン後に「+ Create Zap」というボタンを押下すると、Zapアプリの選択画面が表示されます。
3. トリガーを登録する
トリガーとは、自動化ワークフロー（Zap）を開始させる「きっかけ」となるイベントのことです。ここでは「Slack」を選択します。
なお、時刻をトリガーとして登録する場合、その基準となるタイムゾーンをアカウント内で設定してください。
4. アクションを登録する
トリガーの設定が終わったら、次はアクションを登録しましょう。アクションは、Zapに連携しているツールを「どのように動かすか」を指します。
たとえば、Slackで「自分宛ての重要なメールが届いた時だけ自分にDMで通知して見逃しを防ぐ」場合、以下のような流れで登録を行います。
- App Eventできっかけにしたいアプリ（ここではGmail）を設定
- App EventでSlackを選択し、実行したい動作を選ぶ（例：Send Channel Message – チャンネルにメッセージを送信）
- メッセージを送りたいチャンネルと、メッセージの内容を設定
5. 動作確認をする
各種設定が完了したら、最後にトリガーとアクションが正しく連携されているかテストを行います。動作に問題がなければ、実際に運用をスタートさせましょう。
Zapierの高度な使い方
外部サービスのとの連携以外にも、Zapierには次のような使い方も可能です。
- リマインダーの自動送信
- 独自アプリケーションとのカスタム連携
- マルチステップワークフローの活用
- 効率的なZap管理
以下では、それぞれの使い方について詳しく解説します。
リマインダーの自動送信
高度な使い方の一例として、条件付きの高度なリマインダーがあげられます。たとえば、GoogleスプレッドシートやNotionの期限が今日なのに、ステータスが「完了」でないものだけを抽出し、SlackやLINEで担当者に自動メンションを送るような仕組みの構築が可能です。
独自アプリケーションとのカスタム連携
Zapierに登録されていない自社システムや、マイナーなツールとの連携も、Zapierの高度な使い方の1つです。プログラミングの知識が必要ですが、自社システムからデータをZapierに飛ばしたり、逆にZapierから自社サーバーへ命令を送ったりできます。
マルチステップワークフローの活用
マルチステップワークフローとは、複数の連続したステップやタスクで構成される一連の作業プロセスのことです。具体的には、条件分岐を組み込む、データを変換するなどして、複数の業務フローを丸ごと自動化できます。
効率的なZap管理
Zapierのチーム共有機能を活用することで、効率的なZap管理を実現できます。この機能はZapの変更や修正が必要になった場合、リアルタイムで更新内容を共有できる点も優秀です。
Zapierを導入するにあたって押さえるべき注意点
業務の効率化のサポートをしてくれる便利なツールですが、押さえるべき注意点もいくつか存在します。具体的な注意すべきポイントは、以下のとおりです。
日本語対応は限定的
Zapierの管理画面は、基本的に英語表記です。そのため、英語に明るくない人は、設定や操作に迷ってしまう可能性があります。
ただし、UIそのものはシンプルなため、辞書やAI翻訳などを活用すれば、運用自体は十分可能です。どうしても日本語で運用したい場合は、別のツールの利用を検討しましょう。
無料プランの機能は制限あり
Zapierは無料で利用できるツールですが、無料プランは以下のようにさまざまな制限が設けられています。
- Zapの数は5つまで
- 月間タスク数は100件まで
- 実行感覚は15分
月間タスク数については、制限を超えてしまうと稼働していたすべてのZapが自動的に一時停止の状態になり、次の更新日まで再開されません。本格的に業務に利用する場合は、有料プランを選択するのをおすすめします。
複雑な自動化には知識とスキルが必要
Zapierはノーコードのツール、つまりプログラミングをせずに利用できるツールです。しかし、標準機能では対応できない複雑な処理、高度なデータ整形や外部APIとの直接連携などを実現するためには、Aプログラミングの基本知識が必要になります。Zapierの場合、公式にサポートされているスクリプト言語はJavaScriptとPythonの2つです。
Python基礎セミナー講習では、eラーニング形式でPythonの知識やスキルが学べます。実務に即した課題をもとにトレーニングを行うため、受講後すぐにPythonを業務で利用できるようになります。
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プログラミングに関する情報は過去記事でも取り上げているため、併せてチェックしてください。
Zapierの使い方に関するよくある質問
最後に、Zapierの使い方に関するよくある質問について解説します。質問に対する回答も一緒に取り上げているため、順番にチェックしていきましょう。
カスタマーサポートは受けられる？
Zapierの公式サイトでは、一般的な質問やトラブルシューティングに関する情報が公開されています。表記は英語ですが、ブラウザの翻訳機能を利用すれば日本語に変換可能です。
また、公式サイトでは解決できない問題については、ヘルプセンターやサポートチームに問い合わせることで解決できます。
安全性に問題はない？
Zapierは、外部機関の厳格な監査をクリアしているツールです。すべてのデータ通信の暗号化、アクセス制御なども行っているため、高い安全性を誇っています。
ただし、ユーザーの使い方が原因でセキュリティに問題が発生する可能性は否定できません。2段階認証を有効にする、不要な権限の付与をしないなど、安全な使い方を意識しましょう。
Zapierは幅広い使い方ができる便利なツール
以上、Zapierの使い方をはじめ、メリットやよくある質問などについて取り上げてきました。Zapierはシステムやアプリの自動化を進められる便利なツールであり、使い方をマスターすれば業務の効率化やヒューマンエラーの削減などが可能です。ノーコードのため使い方自体もそこまで難しくなく、初心者でもストレスなく使用できるでしょう。
ただし、Zapierに複雑な作業を任せる場合は、プログラミングの知識やスキルが必要になる点だけ注意してください。今回の記事を参考に、ぜひZapierの使い方を覚えましょう。
